Пропозиції, рахунки й квитанції виглядають схоже — ті самі сторони, ті самі позиції, ті самі підсумки — і їх регулярно плутають. Різниця в тому, що кожен стверджує. Пропозиція пропонує ціну. Рахунок вимагає оплату. Квитанція підтверджує, що оплата сталася. Надішліть не той — і клієнт може заплатити зарано, зовсім не заплатити або двічі.
Цей посібник визначає кожен документ, додає двох родичів, що найбільше плутають — проформа-рахунок і кредит-ноту — і показує, як зробити всі з однієї розкладки в Simple Invoice, змінивши заголовок і кілька полів.
Пропозиція (або кошторис)
Пропозиція — це оферта: що ви пропонуєте поставити, за якою ціною, чинна до зазначеної дати. Коли клієнт її приймає, умови пропозиції зазвичай стають договором, тому добра пропозиція включає обсяг, винятки, умови оплати й строк чинності. Кошторис — вільніша версія: орієнтир вартості, що може змінитися, і має це казати явно.
Пропозиція не є вимогою оплати й ніколи не має нести номер із послідовності рахунків. Дайте пропозиціям власний префікс, Q-0001, і посилайтеся на прийняту пропозицію в майбутньому рахунку.
Проформа-рахунок
Проформа-рахунок — попередній рахунок, надісланий до відвантаження товарів або старту роботи. Він виглядає точно як рахунок, каже, що буде нараховано, і часто потрібен, щоб клієнт виставив замовлення, організував оплату наперед або пройшов митницю. Це не податковий рахунок і його не вносять у книги як продаж; справжній рахунок іде після підтвердження операції. Оскільки він виглядає як справжній, заголовок має казати Проформа-рахунок і має бути зазначено, що це не вимога оплати, або, якщо очікується передоплата, сказати це прямо. Шаблон проформа-рахунку налаштований саме так.
Рахунок
Рахунок — формальна вимога оплати й документ, який записують обидві сторони. Він несе унікальний послідовний номер, дату виставлення, термін оплати, реквізити обох сторін, позиції, податки де застосовується й платіжні реквізити. Що має бути в рахунку перелічує кожен елемент. Після надсилання рахунок не редагують — виправлення йдуть через кредит-ноту або заміну рахунку.
Де застосовується податкова реєстрація, рахунок також є податковим документом: тим, що дає клієнту відшкодувати сплачений податок і який ви звітуєте. Тому податкові органи прискіпливі до того, що на ньому з’являється.
Квитанція
Квитанція підтверджує, що оплату отримано. Вона посилається на рахунок, зазначає суму, дату й метод і видається після надходження грошей. Для бізнес-клієнтів, що платять банківським переказом, рахунок із позначкою «сплачено» плюс їхня банківська виписка зазвичай достатні, і окрему квитанцію рідко просять. Споживачі, що платять готівкою чи карткою, очікують її.
Квитанція не є рахунком і не потребує власного номера рахунку; «Квитанція до рахунку INV-0042» — найясніший заголовок. Якщо видаєте квитанції регулярно, дайте їм власну послідовність.
Кредит-нота
Кредит-нота сторнує весь рахунок або його частину: повернений товар, помилка в нарахуванні, узгоджена знижка після факту. Вона посилається на оригінальний рахунок, показує суми, що кредитуються (як додатні числа на документі з чітким заголовком Кредит-нота або як від’ємні, залежно від місцевої конвенції), і або зменшує борг клієнта, або фіксує повернення. У багатьох юрисдикціях це обов’язковий спосіб виправити виданий рахунок, а не редагувати чи видаляти його.
Звична послідовність
Типовий проєкт народжує документи в такому порядку. Не кожному проєкту потрібен кожен.
- Пропозиція — пропонує роботу й ціну; клієнт приймає.
- Проформа-рахунок — якщо клієнту потрібен документ, щоб виставити замовлення або заплатити наперед.
- Рахунок на завдаток — справжній рахунок на аванс, пронумерований у послідовності.
- Рахунок — на залишок після завершення, із завдатком як сплаченою сумою.
- Квитанція — якщо клієнт просить підтвердження після оплати.
- Кредит-нота — лише якщо щось у рахунку треба сторнувати.
Один шаблон, п’ять документів
Оскільки документи ділять розкладку, п’ять шаблонів не потрібні. У Simple Invoice заголовок документа — поле блоку шапки, і кожен друкований підпис можна редагувати, тож пропозиція — це розкладка рахунку з заголовком Пропозиція, де блок реквізитів показує «Чинна до» замість «Термін оплати», а квитанція — та сама розкладка з заголовком Квитанція і приміткою з посиланням на сплачений рахунок. Збережіть кожен варіант як власний шаблон, щоб заголовок, підписи й видимі блоки були за один клік.
Дві звички тримають документи окремо в записах. По-перше, дайте не-рахункам інший префікс у полі номера, щоб вони ніколи не споживали номер рахунку — дивіться найкращі практики нумерації рахунків. По-друге, коли пропозицію чи проформу прийнято, дублюйте її, а не редагуйте: дублікат бере наступний номер рахунку й сьогоднішню дату, ви змінюєте заголовок на Рахунок, а оригінал лишається записом того, що пропонували.
Швидка довідка
Коли сумніваєтесь, запитайте, що стверджує документ.
- Пропозиція — «Ось скільки б це коштувало.» До угоди. Власна нумерація.
- Проформа-рахунок — «Ось що вам нарахують.» Після угоди, до постачання. Не податковий документ.
- Рахунок — «Будь ласка, сплатіть це.» Після постачання або на етапі. Послідовний номер; податковий документ.
- Квитанція — «Ви це сплатили.» Після оплати. Посилається на рахунок.
- Кредит-нота — «Ми вам це повертаємо.» Виправляє або сторнує рахунок. Посилається на рахунок.
Запитання
Чи пропозиція юридично зобов’язує?
Часто так, щойно клієнт приймає її в строк чинності — тому пропозиції мають зазначати обсяг, винятки й як довго вони чинні. Кошторис зазвичай не зобов’язує й має бути позначений як кошторис. Правила різняться за юрисдикцією.
Чи може клієнт платити за проформа-рахунком?
Може, і передоплата — одна з причин існування проформа-рахунків. Після отримання оплати виставте справжній рахунок із послідовним номером і позначте передоплату як сплачену суму, щоб книги й податкова звітність були правильними.
Чи мушу видавати квитанцію?
Для бізнес-клієнтів, що платять переказом, це рідко вимагається; сплачений рахунок є записом. Споживачі й правила деяких країн для готівки чи картки очікують її. Коли просять, короткого документа з посиланням на рахунок, сумою, датою й методом достатньо.