01
Явно не остаточний рахунок
Назву можна змінити в кожному документі, тож він прямо каже, чим є, а в умовах можна зазначити, що це не вимога оплати.
Рахунок-проформа: шаблон і зразок заповнення
Рахунок-проформа — попередній рахунок до відвантаження чи оплати. Шаблон із правильною назвою, строком дії та умовами поставки. PDF безкоштовно.
- Експортери та виробники товарів
- Агенції, що погоджують обсяг перед передоплатою
- Усі, чиєму клієнту потрібен документ, щоб оформити замовлення чи платіж
Рахунок-проформа (proforma invoice) — це попередній рахунок: зобов’язання щодо того, скільки буде нараховано, надіслане до відвантаження товару чи початку робіт. Його називають так, щоб не сплутати з остаточним рахунком, і зазвичай зазначають, скільки діє пропозиція. В Україні проформу найчастіше використовують у зовнішньоекономічних угодах — наприклад, для передоплати від іноземного покупця.
Цей шаблон бере макет Professional, змінює назву на «Рахунок-проформа» й використовує блок умов для строку дії та умов поставки. Коли угоду підтверджено, поверніть назву «Рахунок» чи «Інвойс», дайте документу наступний номер у вашій нумерації й виставте його як остаточний. Проформа-рахунок: що це пояснює, коли її надсилати.
Що є в цьому шаблоні
- Шапка з назвою «Рахунок-проформа», логотипом і номером-посиланням.
- Постачальник / Платник поруч, з ел. поштою, телефоном і податковим номером.
- Реквізити сіткою: номер, дата виставлення, термін оплати й підстава.
- Позиції сіткою з орієнтовними кількостями, цінами та колонкою податку.
- Підсумки з проміжною сумою, податками та сумою «Разом».
- Блок умов для строку дії й умов поставки та колонтитул із номерами сторінок.
Зразок заповнення: Рахунок-проформа
Вигадані дані, справжній макет — саме такий документ дає цей шаблон. Відкрийте зразок у редакторі, щоб змінити що завгодно, або надрукуйте, щоб побачити PDF.
| Опис | Кількість | Ціна | Сума |
|---|---|---|---|
| Туристичний рюкзак 30 л40 шт. × 48,00 € | 1 920,00 € | ||
| Утеплена куртка25 шт. × 72,00 € | 1 800,00 € | ||
| Пакування та доставка до Кракова1 × 380,00 € | 380,00 € | ||
| Разом | 4 100,00 € | ||
Як заповнити цей шаблон
- 1.
Відкрийте шаблон. Натисніть «Використати цей шаблон» — і редактор із цим макетом відкриється просто в браузері. Нічого не треба встановлювати, акаунт теж не потрібен.
- 2.
Додайте свої дані та дані клієнта. Ваше ПІБ або назва компанії, адреса й податковий номер (РНОКПП чи код ЄДРПОУ) ідуть у блок «Постачальник», дані клієнта — у блок «Платник».
- 3.
Перелічіть, за що виставляєте рахунок. Один рядок на послугу чи товар — із кількістю та ціною. Суми, податок і підсумок оновлюються просто під час введення.
- 4.
Перевірте номер, дати й реквізити. Кожен рахунок потребує унікального номера та дати виставлення; додайте термін оплати й банківські реквізити (IBAN), на які вам мають заплатити.
- 5.
Експортуйте PDF і надішліть. Оберіть «Експорт → Зберегти як PDF», збережіть файл у діалозі друку й додайте його до листа.
Чому він працює
02
Стає остаточним рахунком
Коли угоду підтверджено, змініть назву й номер і виставте ті самі рядки як остаточний рахунок.
03
Строк дії письмово
Блок умов вміщує, скільки діють ціни й що відбувається після підтвердження.
Запитання
Чим рахунок-проформа відрізняється від звичайного рахунку?
Проформа — це попередній розрахунок того, що буде нараховано; рахунок чи інвойс вимагає оплати за вже поставлені товари або надані послуги. Сама по собі проформа зазвичай не є первинним документом і не створює податкових наслідків — їх створюють оплата й відвантаження. Для митного оформлення, як правило, потрібен комерційний інвойс, а проформу подають, наприклад, для безоплатних поставок чи зразків — уточніть у бухгалтера чи митного брокера. Проформа-рахунок: що це пояснює докладніше.
Чи потрібен рахунку-проформі номер?
Дайте їй номер-посилання, щоб обидві сторони могли на неї посилатися, але не включайте її в нумерацію рахунків — остаточний рахунок отримає наступний номер у вашій послідовності, коли його виставлять.
Чи може покупець оплатити рахунок-проформу?
Часто так і буває — передоплата чи повна оплата до відвантаження є поширеною причиною надіслати проформу. Коли товар відвантажено чи роботу виконано, виставте остаточний рахунок і покажіть у ньому вже сплачену суму. Для валютних надходжень банк може запитати договір чи інвойс, тож пакет документів варто узгодити з бухгалтером.
Цей шаблон безкоштовний?
Так. Шаблон, редактор і експорт у PDF безкоштовні — без акаунта й без реєстрації. Рахунок зберігається у вашому браузері й нікуди не завантажується.
Чи можна завантажити його у форматі PDF, Word або Excel?
У форматі PDF: заповніть шаблон онлайн, оберіть «Експорт → Зберегти як PDF» і збережіть файл у діалозі друку. Це не файл Word чи Excel, тож тут немає формул, які можна зламати, — суми й податок рахуються автоматично. Також можна скопіювати посилання для поширення, яке знову відкриває рахунок, або зберегти копію в JSON.
Чи можна змінити макет?
Так. Вмикайте й вимикайте блоки, змінюйте їхній порядок, акцентний колір, підписи полів, розмір паперу, формати чисел і дат — або будь-коли перейдіть на інший шаблон, не передруковуючи вміст.
Читайте далі
Почати з шаблону «Рахунок-проформа»
Відкривається одразу в Generate — почніть із цього макета й надішліть сьогодні.