Як скласти рахунок, крок за кроком

Рахунок можна написати за кілька хвилин, якщо вхідні дані готові. Зберіть їх спочатку й тримайте там, де їх можна використати знову — добрий інструмент зберігає їх один раз і підставляє за вас.

Кожному рахунку потрібен той самий блок «Постачальник». У Simple Invoice введіть ім’я, адресу, ел. пошту та податковий номер просто в блок «Постачальник» на документі.

Логотип живе в шапці. Клацніть квадрат завантаження, оберіть PNG, JPEG, WebP або SVG — файл зберігається в цьому браузері для поточного документа. Як додати логотип до рахунку розповідає про розміри й формати.

Одночасно задайте типові значення: валюту, строк оплати, податки, які зазвичай нараховуєте, блок платіжних реквізитів і стандартні примітки чи умови. Нові рахунки починаються з цих значень, тож більшість введення з кроків 5 і 6 зникає.

Шаблон вирішує, які блоки з’являться і як вони виглядатимуть. Обирайте той, що пасує до роботи, яку виставляєте, а не найкрасивіший: погодинна робота хоче щільну таблицю з колонкою одиниці, консультаційний ретейнер — менше рядків і місце описати етап, рахунок підрядника — умови й рядок підпису. галерея шаблонів описує кожен пресет і кому він пасує.

У Simple Invoice є десять вбудованих пресетів. Перемикайте їх у розділі «Шаблон»; якщо документ уже відкритий, редактор запитає перед заміною. Коли налаштуєте кольори, шрифти чи блоки, результат можна зберегти як власний шаблон.

Виставляйте рахунок юридичній особі, яка підписала угоду, з написанням як у їхніх документах. Великим компаніям часто потрібен номер замовлення або центр витрат, перш ніж бухгалтерія обробить рахунок — запитайте до надсилання, а не після повернення.

Введіть реквізити клієнта в блок «Платник» на рахунку. Окремого списку клієнтів немає — кожен документ заповнюється вручну.

Кожна позиція відповідає на три питання: що зроблено, скільки цього і за якою ставкою. Пишіть описи так, щоб фінанси клієнта могли зіставити їх із пропозицією чи договором — «Редизайн сайту — етап 2, головна й навігація» краще за «Дизайн». Якщо рядку потрібен контекст, поставте його в додатковий рядок деталей, а не подовжуйте опис.

Кількості можуть бути дробовими (7,5 години) і мати одиницю — години, дні, шт., м². Сума рядка — кількість, помножена на ціну, округлена до десяткових знаків валюти, а проміжна сума — сума рядків. Simple Invoice рахує це наживо під час введення; натисніть Enter в останньому полі, щоб додати наступний рядок, і перетягніть маркер, щоб змінити порядок.

Чи мусите нараховувати податок, за якою ставкою і як його показувати, залежить від того, де ви й клієнт і від вашого статусу реєстрації. Це питання до бухгалтера чи податкового органу — наш базовий посібник про податки пояснює рухомі частини без порад.

Технічно інструменту для рахунків потрібно знати дві речі: які рядки оподатковуються і які податки застосовуються. У Simple Invoice можна додати будь-яку кількість податків із підписом і ставкою; кожен рахується з оподатковуваних рядків після знижок і показується окремо в блоці підсумків. Знижки можуть бути на рядок (відсоток або фіксована сума) або на весь рахунок до податку.

Якщо завдаток уже отримано, введіть його як Сплачено. Блок підсумків тоді покаже разом, сплачену суму й залишок до сплати — саме цю цифру клієнт має переказати.

Блок платіжних реквізитів — це те, куди насправді підуть гроші. Вкажіть кожен ідентифікатор, який запитає банк клієнта: ім’я власника рахунку, IBAN або номер рахунку, BIC/SWIFT для міжнародних переказів, назву банку і, якщо приймаєте, адресу платіжного сервісу. Перевірте символи двічі; переставлена цифра — найповільніша помилка для виправлення.

Умови кажуть, коли належить оплата і за яких умов. «До сплати протягом 14 днів від дати рахунку» зрозуміліше за «Net 14». Якщо нараховуєте пеню за прострочення або даєте знижку за ранню оплату — місце саме тут. Умови оплати рахунку пояснено розбирає поширені варіанти й формулювання.

У Simple Invoice і те, і те — блоки: платіжний блок малює список ключ/значення з ваших типових значень, а блок умов друкує текст умов рахунку. Вимкніть будь-який для клієнтів, які платять за посиланням на картку й не потребують банківських реквізитів на папері.

Кожному рахунку потрібен унікальний послідовний номер і дата виставлення. У багатьох юрисдикціях послідовність має бути без розривів, а система клієнта відхилить дублікат. Оберіть шаблон один раз — префікс, за бажанням рік і лічильник із провідними нулями на кшталт INV-2026-0042 — і нехай інструмент збільшує його. Найкращі практики нумерації рахунків йде глибше.

Термін оплати випливає з дати виставлення й ваших умов. Simple Invoice заповнює його з типового строку й дає скоригувати; також є поле місця виставлення, підстави й номера замовлення для клієнтів, яким це потрібно.

Прочитайте рахунок очима платника. Чи загальна сума очевидна? Чи повні банківські реквізити? Чи точно ім’я клієнта? Чи опис збігається з пропозицією? Перемкніться в режим перегляду, щоб бачити документ без елементів редагування, і перевірте розриви сторінок, якщо таблиця позицій довга.

Потім експортуйте. Simple Invoice робить PDF через діалог друку браузера: оберіть Експорт → PDF, як призначення вкажіть Зберегти як PDF і тримайте поля на Немає, а графіку тла увімкненою. Формат паперу — A4 або Letter — у більшості браузерів береться з шаблону автоматично. Результат — невеликий векторний PDF зі справжнім текстом, який фінансові системи можуть шукати й читати.

Також можна скопіювати посилання для спільного доступу. Весь рахунок стискається в частину URL після #, яку браузери ніколи не надсилають на сервер; одержувач відкриває лише для читання у своєму браузері й може зберегти копію, якщо теж користується застосунком.

Надішліть PDF як вкладення з короткою конкретною темою: «Рахунок INV-0042 — Редизайн сайту, етап 2 — до сплати 26 вер». У тісті листа вкажіть суму, термін і номер рахунку, щоб одержувач не мусив відкривати файл, щоб його зареєструвати.

Simple Invoice не відстежує статуси чернетки, надіслано, сплачено чи прострочено — записуйте термін і оплату у власній таблиці чи обліковій системі. Якщо оплата не надходить, ці шаблони нагадувань дають ввічливі, поступово жорсткіші формулювання.

Прострочення зазвичай зводяться до одного з цих пунктів. Перевірте їх, перш ніж натиснути «надіслати».

Коли склали один рахунок, збережіть його PDF або JSON, потім повторіть вибір бічної панелі редактора для наступного документа. Оновіть клієнта, номер, дати й позиції перед новим експортом. Як фрилансеру виставляти рахунки покриває рутину навколо рахунків: завдатки, етапи, ретейнери й облік.