Що має бути в рахунку

Документ має казати, чим він є. «Рахунок» угорі, найбільшим шрифтом на сторінці, каже фінансам спрямувати його в оплату, а не підшити як пропозицію чи виписку. Якщо документ інший — проформа-рахунок, кредит-нота, квитанція — заголовок має це сказати, бо такі документи обробляють інакше.

У Simple Invoice заголовок — це налаштування блоку шапки, тож та сама розкладка може дати рахунок, проформу чи пропозицію зміною одного поля. Рахунок, квитанція чи пропозиція пояснює, коли який документ правильний.

Кожен рахунок несе номер, якого немає в жодного іншого вашого рахунку. Податкові органи зазвичай очікують безперервну послідовність, клієнти посилаються на нього в платежі, а ви шукаєте документ пізніше. Префікс плюс лічильник із нулями — INV-0042 — достатньо; додавання року (INV-2026-0042) допомагає, коли архівуєте за роком. Найкращі практики нумерації рахунків розбирає компроміси.

Номер має бути в двох місцях: помітно біля заголовка й у списку реквізитів, щоб не було двозначності. Simple Invoice може показати його в блоці шапки й завжди перелічує в блоці реквізитів; лічильник збільшується щоразу, коли створюєте рахунок, і попереджає, якщо номер уже зайнятий.

Дата виставлення фіксує рахунок у часі — для ваших книг, для облікового періоду клієнта й для розрахунку, коли належить оплата. Термін оплати — дата, до якої має надійти платіж; записуйте її як календарну дату, а не лише як умову на кшталт «30 днів», щоб ніхто не рахував.

Деяким рахункам також потрібна дата постачання або податкова точка — дата доставки товарів чи завершення послуги — коли вона відрізняється від дати виставлення. Додайте її в поле підстави або текстовий блок, якщо цього вимагає ваша юрисдикція.

Пишіть дати у форматі, який клієнт не може зрозуміти неправильно. 12/09/2026 означає різне в різних країнах; 12 вересня 2026 або 2026-09-12 — ні. Simple Invoice форматує дати за шаблоном, який ви обираєте, у будь-якій із двадцяти п’яти локалей, тож французький клієнт може отримати 12 septembre 2026 без вашого введення.

Назва, адреса й спосіб зв’язку як мінімум. Якщо ви зареєстровані для ПДВ, GST чи подібного податку, реєстраційний номер зазвичай обов’язковий. Фізособам-підприємцям у деяких країнах треба показувати власне ім’я поряд із торговою назвою, а компаніям часто — реєстраційний номер і юридичну адресу.

Це блок «Постачальник». Заповніть його один раз у профілі бізнесу; Simple Invoice знімає знімок на кожен рахунок, тож старі рахунки зберігають реквізити, правильні на момент виставлення.

Блок «Платник» називає, хто винен гроші. Використовуйте юридичну особу, яка вас найняла, з адресою і — де цього вимагають податкові правила, наприклад у міжкордонних продажах між бізнесами — її податковий номер. Якщо клієнт дав контактне ім’я, відділ чи центр витрат для рахунку, додайте їх; команди оплати спрямовують документи за цими полями.

Введіть ці реквізити в блок «Платник» на рахунку. Додаткові поля (центр витрат, номер постачальника, який вони вам присвоїли) друкуються, коли в блоці ввімкнено додаткові поля.

Кожен рядок описує один результат достатньо конкретно, щоб людина, яка затверджує оплату, могла зіставити його із замовленням, пропозицією чи договором. Додайте період для роботи за часом («Консультації — серпень 2026»), результат для проєктної роботи («Система логотипа — фінальні файли») і назву товару та варіант для товарів.

Блок позицій несе один рядок на позицію. Додатковий рядок деталей під кожним описом — правильне місце для приміток про обсяг, відпрацьовані дати чи номер заявки, щоб основний опис лишався коротким для сканування.

Для кожного рядка: скільки, якої одиниці, за якою ціною і яка вийшла сума. Для фіксованої ціни кількість — один, а ціна — вартість. Показана арифметика дає клієнту перевірити підсумок без запитань, і саме це мають на увазі податкові органи, коли вимагають ціну за одиницю та кількість.

Simple Invoice показує колонки номера, одиниці, кількості, ціни, податку, знижки й суми; ховайте ті, яких конкретний рахунок не потребує. Суми рядків — кількість помножити на ціну, округлені до десяткових знаків валюти, зі знижкою на рядок, якщо вона є.

Блок підсумків іде від суми рядків до цифри, яку клієнт має заплатити: проміжна сума, будь-яка знижка на рахунок, кожен податок окремо з підписом і ставкою, разом, уже сплачена сума й залишок до сплати. Де нараховуєте податок, мають бути сума податку й застосована ставка; де рядок звільнений або з нульовою ставкою, рахунок має це сказати. Основи податків у рахунках пояснює словник.

Зробіть залишок до сплати найпомітнішою цифрою на сторінці. Simple Invoice підкреслює його за замовчуванням і показує сплачену суму й залишок, коли записано завдаток.

Зазначте валюту один раз, однозначно. Голий $ може бути американським, канадським, австралійським чи ще кількома; код ISO — USD, CAD, AUD — ніколи не двозначний, тож покажіть його хоча б раз, наприклад біля підсумку або в умовах оплати.

Simple Invoice форматує кожну суму з коду валюти ISO й дає показати символ, код або обидва, із роздільниками й десятковими знаками під локаль клієнта. Як виставляти рахунки іноземним клієнтам покриває вибір і подання валюти.

Платіжні реквізити — те, про що клієнти найчастіше мусять питати. Дайте кожен ідентифікатор, який запитає їхній банк, точно як у записі вашого банку.

Зазначте строк оплати простою мовою й наслідки пропуску, якщо їх застосовуєте. «Оплата протягом 14 днів від дати рахунку. За прострочення може нараховуватися відсоток, дозволений законом.» — повно; «Net 14» припускає, що читач знає скорочення. Якщо даєте знижку за ранню оплату або вимагаєте завдаток, ці умови теж тут. Умови оплати рахунку пояснено має формулювання, які можна адаптувати.

Блок умов друкує ваш типовий текст умов; редагуйте його на рахунок, коли клієнт узгодив щось інше.

Жодне з них не є універсально обов’язковим, і кожне прибирає привід клієнту писати замість платити.

Не включайте більше персональних даних, ніж потрібно клієнту — дата народження чи особистий ідентифікаційний номер рідко належать у рахунок, якщо цього не вимагає податковий орган. Не включайте повні номери карток, паролі до клієнтського порталу чи внутрішні розбивки витрат, які не хотіли б пересилати далі. Маркетинг — щонайбільше один рядок; робота рахунку — бути оплаченим, а не продати наступний проєкт.

Пройдіть цей список перед кожним надсиланням. Це займає менше часу, ніж один лист із уточненням.