Εργαλείο τιμολογίων vs πρότυπο Word

Τα δύο λάθη που πιάνουν συχνότερα τα λογιστήρια είναι οι διπλοί αριθμοί και τα λάθος σύνολα και τα δύο προέρχονται από το να κάνετε στο χέρι αυτό που πρέπει να κάνει το λογισμικό. Ένα εργαλείο κρατά μετρητή και κάνει την αριθμητική, οπότε αυτά τα λάθη σταματούν. Κρατά επίσης σταθερή τη διάταξη: σε επεξεργαστή κειμένου, μια μακρύτερη περιγραφή σπρώχνει σειρά πίνακα, ένας πλατύτερος αριθμός σπρώχνει στήλη και μετά από έναν χρόνο επεξεργασιών τα τιμολόγια δεν μοιάζουν μεταξύ τους. Οι βέλτιστες πρακτικές αρίθμησης τιμολογίων εξηγούν γιατί έχει τόση σημασία η ακολουθία.

Η καμπύλη προσπάθειας είναι η άλλη διαφορά. Το πρώτο τιμολόγιο παίρνει περίπου τον ίδιο χρόνο και με τους δύο τρόπους — ένα εργαλείο χρειάζεται το προφίλ και τις προεπιλογές σας. Από το δεύτερο τιμολόγιο και μετά, το εργαλείο χρειάζεται μόνο τις γραμμές που άλλαξαν, ενώ το πρότυπο χρειάζεται έλεγχο κάθε πεδίου.

Οι επεξεργαστές κειμένου είναι χωρίς περιορισμούς. Αν το τιμολόγιό σας χρειάζεται διάταξη που κανένα σύστημα μπλοκ δεν προσφέρει — εξατομικευμένη επιστολόχαρτη κεφαλίδα, δίστηλη περίληψη σύμβασης δίπλα στα είδη, ενσωματωμένη εικόνα πέρα από λογότυπο — ένα πρότυπο εγγράφου το κάνει χωρίς συζήτηση. Είναι επίσης οικείοι σε όλους και δεν χρειάζονται νέο εργαλείο.

Για επιχείρηση που εκδίδει μια χούφτα τιμολόγια τον χρόνο στον ίδιο πελάτη, το κόστος της χειροκίνητης επεξεργασίας είναι μικρό και η απλότητα του προτύπου κερδίζει.

Και τα δύο παράγουν PDF με πραγματικό κείμενο. Η διαφορά φαίνεται σε πολύσελιδα τιμολόγια: ένας επεξεργαστής κειμένου κόβει πίνακα όπου τελειώνει η σελίδα και σπάνια επαναλαμβάνει την κεφαλίδα, οπότε η δεύτερη σελίδα είναι στήλη αριθμών χωρίς ετικέτες. Το Simple Invoice σελιδοποιεί ρητά, κρατά τις σειρές ακέραιες, επαναλαμβάνει την κεφαλίδα πίνακα σε κάθε συνέχεια και τυπώνει το υποσέλιδο με αριθμούς σελίδων σε κάθε σελίδα.

Αναδημιουργήστε τη διάταξη μία φορά με μπλοκ — τα περισσότερα πρότυπα τιμολογίων αντιστοιχούν σε κεφαλίδα, στοιχεία, συμβαλλόμενους, είδη, σύνολα, στοιχεία πληρωμής και σημειώσεις — ορίστε τον μετρητή στον επόμενο αχρησιμοποίητο αριθμό, προσθέστε τους πελάτες σας και αποθηκεύστε τη σχεδίαση ως πρότυπο. Κρατήστε τα παλιά PDF εκεί που είναι· τίποτα δεν χρειάζεται εισαγωγή. Το πώς να κάνετε τιμολόγιο περνά τη ρύθμιση.