Βέλτιστες πρακτικές αρίθμησης τιμολογίων

Όλα τα υπόλοιπα σε αυτόν τον οδηγό είναι προτίμηση. Αυτοί οι τρεις είναι εκείνοι στους οποίους βασίζονται οι ελεγκτές, τα συστήματα των πελατών και ο μελλοντικός σας εαυτός.

Ένα μοτίβο είναι πρόθεμα, προαιρετικά μέρη ημερομηνίας και μετρητής. Το απλούστερο είναι καλύτερο· κάθε επιπλέον στοιχείο είναι κάτι που πρέπει να κρατήσετε συνεπές.

Συμπληρώστε τον μετρητή με μηδενικά μπροστά ώστε οι αριθμοί να ταξινομούνται σωστά ως κείμενο: το INV-0009 έρχεται πριν από το INV-0010 σε κάθε περιηγητή αρχείων και υπολογιστικό φύλλο, ενώ το INV-9 ταξινομείται μετά το INV-10. Τέσσερα ψηφία καλύπτουν δέκα χιλιάδες τιμολόγια, περισσότερα από όσα εκδίδουν οι περισσότεροι ελεύθεροι επαγγελματίες σε μια καριέρα. Η συμπλήρωση δεν πρέπει ποτέ να κόβει — όταν ο μετρητής περάσει το 9999 γίνεται απλώς 10000.

Τα κενά συμβαίνουν: δημιουργείτε τιμολόγιο και η συμφωνία ναυαγεί ή εντοπίζετε λάθος μετά την αποστολή. Η απάντηση δεν είναι ποτέ να επαναχρησιμοποιήσετε τον αριθμό. Κρατήστε το τιμολόγιο, ορίστε την κατάστασή του σε άκυρο και αφήστε το επόμενο τιμολόγιο να πάρει τον επόμενο αριθμό. Ένα άκυρο τιμολόγιο στην ακολουθία είναι εξήγηση· ένας αριθμός που λείπει είναι ερώτημα.

Αν ένα απεσταλμένο τιμολόγιο περιέχει λάθος, η καθαρή προσέγγιση είναι να το ακυρώσετε και να εκδώσετε διορθωμένο τιμολόγιο με νέο αριθμό που αναφέρει το αρχικό. Ορισμένες έννομες τάξεις περιμένουν πιστωτικό σημείωμα που ακυρώνει το πρώτο τιμολόγιο — ο λογιστής σας θα ξέρει ποιο ισχύει.

Τα πρόχειρα που δεν στάλθηκαν ποτέ είναι η μία περίπτωση όπου η διαγραφή είναι ακίνδυνη, εφόσον το εργαλείο σας δεν είχε ήδη αποδώσει τον αριθμό σε έγγραφο που είδε ο πελάτης.

Ξεκινήστε από το ένα. Κάποιοι ξεκινούν από υψηλότερο αριθμό ώστε το πρώτο τιμολόγιο να μην διαφημίζει νέα επιχείρηση· αν το κάνετε, διαλέξτε τον μία φορά και μην χαμηλώσετε ποτέ τον μετρητή μετά. Αν μετακινείστε από άλλο εργαλείο ή από υπολογιστικά φύλλα, συνεχίστε την υπάρχουσα ακολουθία αντί να ξεκινήσετε ξανά — ορίστε τον μετρητή στον επόμενο αχρησιμοποίητο αριθμό.

Η επαναφορά είναι προαιρετική και ασφαλής μόνο όταν το έτος είναι μέρος του μοτίβου, διαφορετικά το 0001 θα επαναλαμβανόταν. Αν συμπεριλαμβάνετε {YYYY}, η επαναφορά την 1η Ιανουαρίου σας δίνει ένα τακτοποιημένο INV-2027-0001. Αν όχι, συνεχίστε να μετράτε: ένας συνεχής μετρητής ανά τα έτη είναι εξίσου έγκυρος και απλούστερος.

Στο Simple Invoice, πληκτρολογήστε τον αριθμό στο ίδιο το τρέχον τιμολόγιο. Κρατήστε την ακολουθία στα δικά σας αρχεία· ο επεξεργαστής δεν διατηρεί μετρητή πολλών τιμολογίων.

Έγγραφα που δεν είναι τιμολόγια δεν πρέπει να καταναλώνουν αριθμούς τιμολογίων. Δώστε στις προσφορές δικό τους πρόθεμα και μετρητή (Q-0001) και στα πιστωτικά σημειώματα δικό τους (CN-0001) ή αναφορά που δείχνει στο τιμολόγιο που διορθώνουν. Ένα προτιμολόγιο είναι προσφορά με ρούχα τιμολογίου· αριθμήστε το ως προσφορά και εκδώστε το πραγματικό τιμολόγιο με τον επόμενο αριθμό τιμολογίου όταν επιβεβαιωθεί η συμφωνία. Το τιμολόγιο vs απόδειξη vs προσφορά εξηγεί τις διαφορές.

Πληκτρολογήστε τον αριθμό στο τιμολόγιο. Χρησιμοποιήστε σαφές πρόθεμα, έτος αν βοηθά και ακολουθία με μηδενικά όπως INV-0001· ελέγξτε το δικό σας μητρώο για την επόμενη αχρησιμοποίητη τιμή.

Ο επεξεργαστής κρατά ένα τιμολόγιο και δεν προχωρά μετρητή πολλών εγγράφων ούτε ελέγχει λίστα τιμολογίων για διπλότυπα. Καταγράψτε κάθε εκδοθέντα αριθμό εκτός της εφαρμογής πριν αντικαταστήσετε το τρέχον έγγραφο.

Κρατήστε τους ακυρωμένους αριθμούς τιμολογίων στο εξωτερικό μητρώο σας και σημειώστε τους εκεί ως άκυρους, ώστε η ακολουθία να μένει εξηγήσιμη. Το πώς να κάνετε τιμολόγιο δείχνει πού εντάσσεται η αρίθμηση στη ροή εργασίας.