Το προτιμολόγιο — γνωστό και ως *pro forma invoice* — είναι προκαταρκτικό τιμολόγιο που στέλνεται πριν ολοκληρωθεί μια πώληση. Μοιάζει με το πραγματικό και δηλώνει τι θα χρεωθεί ο αγοραστής, αλλά δεν είναι αίτημα πληρωμής, δεν είναι φορολογικό έγγραφο και δεν καταχωρίζεται στα βιβλία ως πώληση. Η δουλειά του είναι να επιτρέψει στον αγοραστή να δράσει: να εκδώσει εντολή αγοράς, να εξασφαλίσει κεφάλαια, να αποκτήσει άδεια εισαγωγής ή να περάσει τελωνείο.
Αυτός ο οδηγός καλύπτει σε τι χρησιμεύει ένα προτιμολόγιο, πότε να στείλετε ένα αντί για προσφορά ή τιμολόγιο, τι πρέπει να λέει για να μη συγχέεται με πραγματικό τιμολόγιο, και πώς να παράγετε ένα από το πρότυπο προτιμολογίου σε ένα λεπτό.
Τι είναι το προτιμολόγιο
Το *pro forma* είναι λατινικό και σημαίνει «για τους τύπους»: έγγραφο που παράγεται για να ικανοποιήσει μια διαδικασία και όχι για να καταγράψει ένα ολοκληρωμένο γεγονός. Το προτιμολόγιο λοιπόν περιγράφει μια συναλλαγή που έχει συμφωνηθεί αλλά δεν έχει ακόμη εκτελεστεί — αυτά τα αγαθά, αυτή η ποσότητα, αυτή η τιμή, αυτοί οι όροι — στη διάταξη που θα χρησιμοποιήσει το τελικό τιμολόγιο.
Επειδή δεν έχει παραδοθεί τίποτα, δεν οφείλεται τίποτα. Το προτιμολόγιο δεν δημιουργεί απαίτηση για τον πωλητή ούτε υποχρέωση για τον αγοραστή, δεν φέρει αριθμό τιμολογίου από την πραγματική ακολουθία και, όπου ισχύει ΦΠΑ ή φόρος πωλήσεων, δεν είναι έγκυρο φορολογικό τιμολόγιο. Ό,τι κι αν κάνει ο αγοραστής με αυτό — προπληρώσει, εκδώσει εντολή αγοράς, δηλώσει μια αποστολή — πρέπει να ακολουθήσει πραγματικό τιμολόγιο μόλις πραγματοποιηθεί η παροχή.
Πότε να το χρησιμοποιήσετε
Τα προτιμολόγια υπάρχουν για το κενό ανάμεσα στη συμφωνία και στην παράδοση. Οι συνήθεις περιπτώσεις:
- Προπληρωμή. Ο αγοραστής θέλει να πληρώσει πριν ξεκινήσετε ή αποστείλετε, και χρειάζεται έγγραφο που δηλώνει το ακριβές ποσό προς πληρωμή.
- Εντολές αγοράς. Τα λογιστήρια εταιρειών συχνά δεν μπορούν να εκδώσουν εντολή αγοράς χωρίς έγγραφο προμηθευτή που δείχνει την τιμή· το προτιμολόγιο είναι αυτό το έγγραφο.
- Διεθνείς αποστολές. Τελωνειακές αρχές, διαμεταφορείς και τράπεζες που εκδίδουν ενέγγυες πιστώσεις ζητούν προτιμολόγιο για να αποτιμήσουν τα αγαθά πριν υπάρξει το εμπορικό τιμολόγιο.
- Έγκριση κατ’ αρχήν. Ένας πελάτης θέλει να δει πώς θα μοιάζει το τελικό τιμολόγιο — κάθε γραμμή, κάθε φόρος — πριν δεσμευτεί.
- Επιχορηγήσεις και προϋπολογισμοί. Ένας οργανισμός χρειάζεται έγγραφο προμηθευτή για να δεσμεύσει κεφάλαια σε μια γραμμή του προϋπολογισμού.
Προτιμολόγιο vs προσφορά vs τιμολόγιο
Η προσφορά είναι πρόταση που ο αγοραστής δεν έχει ακόμη αποδεχτεί. Μπορεί να απαριθμεί επιλογές, να έχει περίοδο ισχύος και να αλλάξει πριν από τη συμφωνία. Το προτιμολόγιο έρχεται μετά την αποδοχή: η συμφωνία είναι κλειστή και το έγγραφο απλώς τη δηλώνει σε μορφή τιμολογίου ώστε ο αγοραστής να μπορεί να δράσει βάσει αυτής. Το τιμολόγιο έρχεται μετά την παράδοση και απαιτεί πληρωμή.
Τα τρία είναι η ίδια διάταξη σε διαφορετικές στιγμές. Στην πράξη, το προτιμολόγιο συχνά αντικαθιστά την επίσημη προσφορά για τακτικούς πελάτες, και η προσφορά συχνά πηγαίνει απευθείας σε τιμολόγιο για μικρές εργασίες — το βήμα του προτιμολογίου αξίζει να προστεθεί μόνο όταν το χρειάζεται ο αγοραστής. Ο οδηγός τιμολόγιο vs απόδειξη vs προσφορά παρουσιάζει ολόκληρη την οικογένεια εγγράφων και τη σειρά με την οποία εμφανίζονται.
Τι πρέπει να λέει
Το προτιμολόγιο φέρει όλα όσα θα έχει το τελικό τιμολόγιο — και τα δύο μέρη, γραμμές ειδών, ποσότητες, τιμές, φόρους και το σύνολο — και επιπλέον τρία πράγματα που το εμποδίζουν να συγχέεται με ένα:
- Τον τίτλο «Προτιμολόγιο», όχι «Τιμολόγιο», στην κεφαλίδα.
- Δική του αναφορά (για παράδειγμα
PF-0007), ποτέ αριθμό από την ακολουθία τιμολογίων σας. - Σαφή δήλωση κατάστασης: ότι δεν αποτελεί αίτημα πληρωμής ή, αν αναμένεται προπληρωμή, το ποσό, τον τρόπο πληρωμής και ότι θα ακολουθήσει φορολογικό τιμολόγιο.
- Ημερομηνία ισχύος — οι τιμές και οι συναλλαγματικές ισοτιμίες αλλάζουν, και το προτιμολόγιο πρέπει να λέει για πόσο ισχύει.
- Για αποστολές: χώρα προέλευσης, βάρη, κωδικούς HS ή δασμολογικούς κωδικούς και όρους παράδοσης, όπως απαιτεί η τελωνειακή αρχή.
Από το προτιμολόγιο στο τιμολόγιο
Όταν αποσταλούν τα αγαθά ή ολοκληρωθεί η εργασία, εκδώστε το πραγματικό τιμολόγιο. Παίρνει τον επόμενο αριθμό της ακολουθίας σας και τη σημερινή ημερομηνία, επαναλαμβάνει τις γραμμές και τα σύνολα του προτιμολογίου (προσαρμοσμένα αν άλλαξε η παροχή) και, αν ο αγοραστής προπλήρωσε βάσει του προτιμολογίου, δείχνει αυτή την πληρωμή ως πληρωθέν ποσό ώστε το οφειλόμενο υπόλοιπο να είναι σωστό. Αναφέρετε το προτιμολόγιο στο τιμολόγιο — «σύμφωνα με το προτιμολόγιο PF-0007» — ώστε το λογιστήριο του αγοραστή να μπορεί να αντιστοιχίσει τα δύο.
Μη μετατρέψετε το προτιμολόγιο σε τιμολόγιο με επεξεργασία. Αντιγράψτε το, ώστε το προτιμολόγιο να παραμείνει ως αρχείο του τι υποσχέθηκε. Οι βέλτιστες πρακτικές αρίθμησης τιμολογίων εξηγούν γιατί ένα χωριστό πρόθεμα για τα μη τιμολόγια κρατά την ακολουθία καθαρή.
Δημιουργία στο SimpleInvoice
Το πρότυπο προτιμολογίου είναι η διάταξη Classic με αλλαγμένο τίτλο, με το μπλοκ στοιχείων να δείχνει «Ισχύει έως» αντί «Ημερομηνία λήξης» και με μια γραμμή κατάστασης ήδη στις σημειώσεις. Ανοίξτε το, συμπληρώστε τα μέρη και τις γραμμές, ορίστε την αναφορά και εξαγάγετε PDF. Όταν ολοκληρωθεί η συμφωνία, αντιγράψτε το έγγραφο, αλλάξτε τον τίτλο πάλι σε Τιμολόγιο, αφήστε το να πάρει τον επόμενο αριθμό τιμολογίου και προσθέστε την προπληρωμή, αν υπάρχει, στο μπλοκ συνόλων. Ο οδηγός πώς να τιμολογείτε διεθνείς πελάτες καλύπτει το νόμισμα και τα τραπεζικά στοιχεία που χρειάζεται συνήθως ένα προτιμολόγιο εξαγωγής.
Ερωτήσεις
Είναι νομικά δεσμευτικό το προτιμολόγιο;
Όχι ως απαίτηση πληρωμής — δεν οφείλεται τίποτα μέχρι να εκδοθεί το πραγματικό τιμολόγιο. Μπορεί, ωστόσο, να αποτελεί απόδειξη της συμφωνημένης τιμής και των όρων, οπότε αντιμετωπίστε όσα δηλώνει ως δέσμευση που προτίθεστε να τηρήσετε εντός της περιόδου ισχύος του.
Μπορεί ένας πελάτης να πληρώσει προτιμολόγιο;
Ναι, και η προπληρωμή είναι συνήθης λόγος έκδοσης. Καταγράψτε τα χρήματα ως προπληρωμή και έπειτα εκδώστε το πραγματικό τιμολόγιο με την παράδοση, δείχνοντάς την ως πληρωθέν ποσό, ώστε τα βιβλία και η φορολογική δήλωση να συμφωνούν.
Περιλαμβάνει το προτιμολόγιο ΦΠΑ ή φόρο πωλήσεων;
Δείχνει τον φόρο που θα χρεώσει το τελικό τιμολόγιο, ώστε ο αγοραστής να γνωρίζει το πλήρες ποσό — αλλά δεν είναι το ίδιο φορολογικό τιμολόγιο και ο αγοραστής δεν μπορεί να ανακτήσει φόρο βάσει αυτού. Η ανάκτηση γίνεται με το πραγματικό τιμολόγιο.
Είναι «proforma» ή «pro forma»;
Χρησιμοποιούνται και τα δύο. Το «pro forma» είναι η αρχική λατινική φράση· το «proforma» ως μία λέξη είναι συνηθισμένο στο εμπόριο και στη ναυτιλία. Στα ελληνικά ο καθιερωμένος όρος είναι «προτιμολόγιο». Διαλέξτε έναν και χρησιμοποιήστε τον με συνέπεια στα έγγραφά σας.