Το τιμολόγιο είναι έγγραφο που στέλνει ο πωλητής στον αγοραστή για να ζητήσει πληρωμή για αγαθά που παραδόθηκαν ή εργασία που έγινε. Κατονομάζει και τα δύο μέρη, απαριθμεί τι παρασχέθηκε και σε ποια τιμή, δηλώνει το συνολικό οφειλόμενο ποσό και λέει πότε και πώς πρέπει να πληρωθεί. Μόλις σταλεί, είναι το αρχείο που κρατούν και οι δύο πλευρές: η απόδειξη του πωλητή ότι οφείλονται χρήματα, η απόδειξη του αγοραστή για το τι αγοράστηκε.
Αυτός ο οδηγός εξηγεί σε τι χρησιμεύει ένα τιμολόγιο, τι πρέπει να περιέχει, πώς διαφέρει από λογαριασμό, απόδειξη ή προσφορά και ποιες παραλλαγές θα συναντήσετε. Αν προτιμάτε να δείτε ένα αντί να διαβάσετε γι’ αυτό, ανοίξτε ένα δείγμα τιμολογίου στο SimpleInvoice — φορτώνει με κάθε μέρος ήδη στη θέση του.
Ο ορισμός
Αυστηρά, το τιμολόγιο είναι εμπορικό έγγραφο που αναλύει μια συναλλαγή και ζητά επισήμως πληρωμή. Σήμερα είναι συνήθως PDF, αλλά η δουλειά του παραμένει ίδια: να δηλώνει, σε μορφή που αποδέχονται και οι δύο πλευρές, τι ακριβώς οφείλεται και γιατί.
Τρία χαρακτηριστικά κάνουν ένα έγγραφο τιμολόγιο και όχι απλή σημείωση. Εκδίδεται από τον πωλητή, όχι από τον αγοραστή. Αναφέρεται σε συγκεκριμένη παροχή — αυτά τα είδη, αυτή την υπηρεσία, αυτή την περίοδο. Και δημιουργεί υποχρέωση: από την ημερομηνία έκδοσης το ποσό είναι οφειλή και οι όροι πληρωμής λένε πόσο χρόνο έχει ο αγοραστής για να την εξοφλήσει.
Τι κάνει ένα τιμολόγιο
Για τον πωλητή, το τιμολόγιο είναι το σημείο όπου μια πώληση γίνεται οφειλόμενο ποσό. Οι λογιστές το ονομάζουν απαίτηση: εμφανίζεται στα βιβλία την ημερομηνία του τιμολογίου, όχι όταν φτάσουν τα χρήματα.
Για τον αγοραστή, το τιμολόγιο είναι το έγγραφο που δικαιολογεί την πληρωμή — αυτό που το λογιστήριο αντιπαραβάλλει με μια εντολή αγοράς και μια παράδοση πριν αποδεσμεύσει τα χρήματα. Όπου ισχύει φόρος πωλήσεων ή ΦΠΑ, το τιμολόγιο είναι και το φορολογικό έγγραφο: ο αγοραστής το χρειάζεται για να ανακτήσει τον φόρο που κατέβαλε και ο πωλητής δηλώνει τον φόρο που αναγράφεται σε αυτό. Γι’ αυτό οι φορολογικές αρχές είναι συγκεκριμένες για το τι πρέπει να δείχνει ένα τιμολόγιο.
Τέλος, το τιμολόγιο είναι αποδεικτικό στοιχείο. Αν ένας πελάτης αμφισβητήσει μια χρέωση ή χαθεί μια πληρωμή, το τιμολόγιο, η παράδοση και η τραπεζική κίνηση είναι αυτά που λύνουν το ζήτημα.
Τι περιέχει ένα τιμολόγιο
Κάθε τιμολόγιο, σε κάθε χώρα, έχει τον ίδιο πυρήνα. Οι τοπικοί κανόνες προσθέτουν σε αυτόν — έναν αριθμό φορολογικής εγγραφής, έναν τόπο έκδοσης, μια συγκεκριμένη διατύπωση — αλλά ποτέ δεν αφαιρούν. Η πλήρης λίστα ελέγχου βρίσκεται στο τι να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο· τα βασικά είναι:
- Η λέξη «Τιμολόγιο» και ένας μοναδικός, διαδοχικός αριθμός τιμολογίου.
- Ημερομηνία έκδοσης και ημερομηνία λήξης, ή οι όροι πληρωμής που την υποδηλώνουν.
- Πωλητής και αγοραστής: επωνυμίες, διευθύνσεις και, όπου απαιτείται, ΑΦΜ.
- Γραμμές ειδών: τι παρασχέθηκε, ποσότητα, τιμή μονάδας και ποσό γραμμής.
- Σύνολα: μερικό σύνολο, τυχόν έκπτωση, φόρος ανά συντελεστή, το συνολικό οφειλόμενο — και τυχόν ποσό που έχει ήδη πληρωθεί.
- Πώς να πληρώσετε: τραπεζικά στοιχεία ή σύνδεσμος πληρωμής, μαζί με τυχόν σημειώσεις ή όρους.
Τύποι τιμολογίου που θα συναντήσετε
Το τυπικό τιμολόγιο καλύπτει τις περισσότερες εργασίες. Υπάρχουν λίγες παραλλαγές για συγκεκριμένες στιγμές ενός έργου ή μιας πώλησης, και όλες είναι η ίδια διάταξη με διαφορετικό τίτλο και μία-δύο γραμμές επιπλέον πληροφορίας.
- Προτιμολόγιο — στέλνεται πριν από την παράδοση ώστε ο αγοραστής να κανονίσει την πληρωμή ή να εκδώσει εντολή αγοράς· δεν είναι φορολογικό έγγραφο. Δείτε τον οδηγό για το προτιμολόγιο.
- Τιμολόγιο προκαταβολής ή ενδιάμεσο τιμολόγιο — πραγματικό τιμολόγιο για μέρος της τιμής, που εκδίδεται εκ των προτέρων ή σε ορόσημο.
- Τελικό τιμολόγιο — για το υπόλοιπο με την ολοκλήρωση, δείχνοντας τις προηγούμενες πληρωμές ως πληρωθέν ποσό.
- Επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο — το ίδιο τιμολόγιο που εκδίδεται κάθε περίοδο για πάγια αμοιβή ή συνδρομή.
- Πιστωτικό σημείωμα — το αντίστροφο ενός τιμολογίου, που εκδίδεται για να διορθώσει ή να ακυρώσει ένα. Δείτε τον οδηγό για τα πιστωτικά σημειώματα.
- Εμπορικό τιμολόγιο — η τελωνειακή εκδοχή που συνοδεύει τις διεθνείς αποστολές, προσθέτοντας προέλευση, βάρη και δασμολογικούς κωδικούς.
Τιμολόγιο vs λογαριασμός vs απόδειξη vs προσφορά
Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν τις λέξεις *τιμολόγιο* και *λογαριασμός* εναλλάξ, και στην καθημερινή ομιλία είναι το ίδιο έγγραφο ιδωμένο από δύο πλευρές: ο πωλητής στέλνει τιμολόγιο, ο αγοραστής λαμβάνει λογαριασμό. Στη λογιστική η διάκριση είναι πιο αυστηρή — τα τιμολόγιά σας είναι όσα σας οφείλουν, οι λογαριασμοί σας είναι όσα οφείλετε.
Η απόδειξη έρχεται μετά την πληρωμή και την επιβεβαιώνει· το τιμολόγιο έρχεται πριν και τη ζητά. Η προσφορά έρχεται πριν από την εργασία και προτείνει τιμή· γίνεται τιμολόγιο μόνο όταν η εργασία ολοκληρωθεί. Οι διαφορές, και η ακολουθία που ακολουθεί ένα συνηθισμένο έργο, παρουσιάζονται στο τιμολόγιο vs απόδειξη vs προσφορά.
Πότε να στείλετε τιμολόγιο
Στείλτε το μόλις αποκτήσετε το δικαίωμα να πληρωθείτε: με την παράδοση για αγαθά, με την ολοκλήρωση ή σε συμφωνημένο ορόσημο για υπηρεσίες, στην αρχή κάθε περιόδου για πάγιες αμοιβές. Όσο μεγαλύτερο το κενό ανάμεσα στην εργασία και στο τιμολόγιο, τόσο μεγαλύτερο το κενό μέχρι τα χρήματα — και τόσο πιθανότερο ο κύκλος έγκρισης του πελάτη να το μεταθέσει στον επόμενο μήνα. Ο οδηγός όροι πληρωμής τιμολογίου καλύπτει ημερομηνίες λήξης, προκαταβολές και τι σημαίνει πραγματικά το «net 30».
Πολλοί ελεύθεροι επαγγελματίες συγκεντρώνουν την τιμολόγηση σε μία ημέρα την εβδομάδα ή τον μήνα. Αυτό είναι εντάξει, αρκεί η ημερομηνία τιμολογίου να είναι η ημερομηνία που το εκδίδετε, όχι η ημερομηνία που έγινε η εργασία, και οι όροι πληρωμής να μετρούν από την ημερομηνία έκδοσης. Η σελίδα τιμολόγηση ως ελεύθερος επαγγελματίας έχει μια ρουτίνα που δουλεύει.
Ένα σύντομο παράδειγμα
Μια σχεδιάστρια ολοκληρώνει έναν ιστότοπο για πελάτη και εκδίδει το τιμολόγιο INV-0042 στις 2 Μαρτίου, με λήξη στις 16 Μαρτίου βάσει όρων 14 ημερών. Απαριθμεί τρεις γραμμές — σχεδίαση εταιρικής ταυτότητας, σχεδίαση ιστότοπου και τέσσερις ώρες συμβουλευτικής — με ποσότητες, τιμές και ποσά, δείχνει το μερικό σύνολο, προσθέτει φόρο με τον ισχύοντα συντελεστή και δηλώνει το συνολικό οφειλόμενο. Κάτω από το σύνολο βρίσκονται τα τραπεζικά στοιχεία της σχεδιάστριας και ένα ευχαριστώ σε μία γραμμή. Στις 12 Μαρτίου ο πελάτης πληρώνει· η σχεδιάστρια σημειώνει το τιμολόγιο ως πληρωμένο και αρχειοθετεί το PDF μαζί με την τραπεζική κίνηση.
Αυτή είναι όλη η ζωή ενός συνηθισμένου τιμολογίου. Ο οδηγός με το παράδειγμα τιμολογίου περνά το ίδιο έγγραφο πεδίο προς πεδίο.
Η δημιουργία παίρνει λίγα λεπτά
Δεν χρειάζεστε λογιστικό λογισμικό ή τύπους υπολογιστικού φύλλου για να παράγετε σωστό τιμολόγιο. Το SimpleInvoice ανοίγει σε ένα πλήρες τιμολόγιο με κάθε απαιτούμενο στοιχείο στη θέση του· αντικαθιστάτε τα ενδεικτικά στοιχεία με τα δικά σας, ρυθμίζετε τα μπλοκ φόρου και πληρωμής και εξάγετε PDF. Ο οδηγός πώς να κάνετε τιμολόγιο, βήμα προς βήμα σάς οδηγεί σε αυτό, και η συλλογή προτύπων έχει διάταξη για τα περισσότερα είδη εργασίας.
Ερωτήσεις
Είναι νομικά υποχρεωτικό το τιμολόγιο;
Για πωλήσεις μεταξύ επιχειρήσεων στις περισσότερες χώρες, ναι — και όπου ισχύει ΦΠΑ ή φόρος πωλήσεων, οι φορολογικοί κανόνες ορίζουν τι πρέπει να δείχνει. Για πωλήσεις σε καταναλωτές συχνά αρκεί μια απόδειξη. Ελέγξτε τους κανόνες στον τόπο όπου εδρεύετε εσείς και ο πελάτης σας.
Είναι το τιμολόγιο το ίδιο με τον λογαριασμό;
Στην καθημερινή χρήση, ναι: ο πωλητής το λέει τιμολόγιο, ο αγοραστής το λέει λογαριασμό. Στη λογιστική, τα τιμολόγια είναι όσα σας οφείλουν και οι λογαριασμοί όσα οφείλετε.
Ποιος εκδίδει το τιμολόγιο, ο αγοραστής ή ο πωλητής;
Ο πωλητής — το μέρος που παρέχει τα αγαθά ή την υπηρεσία και ζητά να πληρωθεί. Ένα έγγραφο που ετοιμάζει ο αγοραστής για τον πωλητή είναι εντολή αγοράς ή τιμολόγιο αυτοτιμολόγησης, το οποίο απαιτεί προηγούμενη συμφωνία.
Μπορώ να αλλάξω ένα τιμολόγιο αφού το στείλω;
Όχι σιωπηλά. Ένα απεσταλμένο τιμολόγιο είναι αρχείο και για τις δύο πλευρές. Διορθώστε το με πιστωτικό σημείωμα και, αν χρειάζεται, με νέο τιμολόγιο με τον επόμενο αριθμό, ώστε η ακολουθία και τα βιβλία να παραμείνουν συνεπή.