Πώς να κάνετε τιμολόγιο, βήμα προς βήμα

Μπορείτε να γράψετε τιμολόγιο σε λίγα λεπτά αν τα δεδομένα είναι έτοιμα. Συγκεντρώστε τα πρώτα και κρατήστε τα κάπου για επαναχρησιμοποίηση — ένα καλό εργαλείο τιμολόγησης τα αποθηκεύει μία φορά και τα συμπληρώνει για εσάς.

Κάθε τιμολόγιο χρειάζεται το ίδιο μπλοκ Από. Στο Simple Invoice, πληκτρολογήστε όνομα, διεύθυνση, email και ΑΦΜ απευθείας στο μπλοκ Από του εγγράφου.

Το λογότυπο βρίσκεται στην κεφαλίδα. Κάντε κλικ στο τετράγωνο μεταφόρτωσης, επιλέξτε PNG, JPEG, WebP ή SVG και αποθηκεύεται σε αυτό το πρόγραμμα περιήγησης για το τρέχον έγγραφο. Ο οδηγός προσθήκης λογοτύπου σε τιμολόγιο καλύπτει μεγέθη και μορφές.

Ορίστε ταυτόχρονα τις προεπιλογές σας: νόμισμα, προθεσμία πληρωμής, τους φόρους που χρεώνετε συνήθως, το μπλοκ στοιχείων πληρωμής και τυχόν σταθερές σημειώσεις ή όρους. Τα νέα τιμολόγια ξεκινούν από αυτές τις τιμές, οπότε στα βήματα 5 και 6 μένει λίγη πληκτρολόγηση.

Το πρότυπο αποφασίζει ποια μπλοκ εμφανίζονται και πώς φαίνονται. Διαλέξτε αυτό που ταιριάζει στο είδος εργασίας που τιμολογείτε, όχι το πιο όμορφο: η ωριαία εργασία θέλει πυκνό πίνακα με στήλη μονάδας, μια πάγια αμοιβή συμβούλου θέλει λιγότερες γραμμές με χώρο για ορόσημο, ένα τιμολόγιο εργολάβου θέλει όρους και γραμμή υπογραφής. Η συλλογή προτύπων περιγράφει κάθε προεπιλογή και σε ποιον ταιριάζει.

Το Simple Invoice περιλαμβάνει δέκα ενσωματωμένες προεπιλογές. Αλλάξτε τις στην ενότητα Πρότυπο· αν υπάρχει ήδη ανοιχτό έγγραφο, ο επεξεργαστής ρωτά πριν το αντικαταστήσει. Όταν προσαρμόσετε χρώματα, γραμματοσειρές ή μπλοκ, μπορείτε να αποθηκεύσετε το αποτέλεσμα ως δικό σας πρότυπο.

Τιμολογήστε τη νομική οντότητα που υπέγραψε τη συμφωνία, γραμμένη όπως εμφανίζεται στα έγγραφά της. Οι μεγάλες εταιρείες συχνά χρειάζονται αριθμό εντολής αγοράς ή κέντρο κόστους στο τιμολόγιο πριν το λογιστήριο το επεξεργαστεί — ρωτήστε πριν το στείλετε, όχι αφού επιστραφεί.

Πληκτρολογήστε τα στοιχεία του πελάτη στο μπλοκ Προς του τιμολογίου. Δεν υπάρχει χωριστή λίστα πελατών — κάθε έγγραφο συμπληρώνεται χειροκίνητα.

Κάθε γραμμή απαντά σε τρία ερωτήματα: τι έγινε, πόσο από αυτό και με ποια τιμή. Γράψτε περιγραφές που η οικονομική ομάδα του πελάτη μπορεί να αντιστοιχίσει στην προσφορά ή τη σύμβαση — «Ανασχεδιασμός ιστοτόπου — φάση 2, αρχική και πλοήγηση» είναι καλύτερο από «Σχεδιαστική εργασία». Αν μια γραμμή χρειάζεται πλαίσιο, βάλτε το σε δευτερεύουσα γραμμή λεπτομερειών αντί να μακρύνετε την περιγραφή.

Οι ποσότητες μπορούν να είναι κλασματικές (7,5 ώρες) και να έχουν μονάδα — ώρες, ημέρες, τεμάχια, m². Το ποσό ανά γραμμή είναι ποσότητα επί τιμή, στρογγυλεμένο στα δεκαδικά του νομίσματος, και το μερικό σύνολο είναι το άθροισμα των γραμμών. Το Simple Invoice τα υπολογίζει ζωντανά καθώς πληκτρολογείτε· πατήστε Enter στο τελευταίο πεδίο για την επόμενη σειρά και σύρετε τη λαβή για αναδιάταξη.

Αν πρέπει να χρεώσετε φόρο, με ποιον συντελεστή και πώς πρέπει να εμφανίζεται, εξαρτάται από το πού βρίσκεστε εσείς και ο πελάτης και από την κατάσταση εγγραφής σας. Αυτό είναι ερώτημα για τον λογιστή ή την εφορία σας — ο οδηγός βασικών φόρων εξηγεί τα μέρη χωρίς να δίνει συμβουλές.

Μηχανικά, ένα εργαλείο τιμολόγησης πρέπει να γνωρίζει δύο πράγματα: ποιες γραμμές είναι φορολογητέες και ποιοι φόροι ισχύουν. Στο Simple Invoice μπορείτε να προσθέσετε όσους φόρους θέλετε, με ετικέτα και συντελεστή· καθένας υπολογίζεται στις φορολογητέες γραμμές μετά τις εκπτώσεις και εμφανίζεται χωριστά στο μπλοκ συνόλων. Οι εκπτώσεις μπορούν να είναι ανά γραμμή (ποσοστό ή σταθερό ποσό) ή στο σύνολο του τιμολογίου πριν από τον φόρο.

Αν έχετε ήδη λάβει προκαταβολή, εισαγάγετέ την ως Πληρωθέν ποσό. Το μπλοκ συνόλων δείχνει τότε το σύνολο, το πληρωθέν ποσό και το οφειλόμενο υπόλοιπο — αυτό είναι το ποσό που πρέπει να μεταφέρει ο πελάτης.

Το μπλοκ στοιχείων πληρωμής είναι εκεί όπου κατευθύνεται πραγματικά το χρήμα. Συμπεριλάβετε κάθε αναγνωριστικό που θα ζητήσει η τράπεζα του πελάτη: όνομα δικαιούχου, IBAN ή αριθμό λογαριασμού, BIC/SWIFT για διεθνείς μεταφορές, όνομα τράπεζας και, αν το δέχεστε, διεύθυνση υπηρεσίας πληρωμών. Ελέγξτε δύο φορές τους χαρακτήρες· ένα αντεστραμμένο ψηφίο είναι το πιο αργό λάθος να διορθωθεί.

Οι όροι δηλώνουν πότε οφείλεται η πληρωμή και υπό ποιες προϋποθέσεις. Το «Οφείλεται εντός 14 ημερών από την ημερομηνία τιμολογίου» είναι σαφέστερο από το «Net 14». Αν χρεώνετε τόκους υπερημερίας ή προσφέρετε έκπτωση πρόωρης πληρωμής, εδώ μπαίνει. Ο οδηγός όρων πληρωμής τιμολογίου καλύπτει τις συνηθισμένες επιλογές και πώς να τις διατυπώσετε.

Στο Simple Invoice και τα δύο είναι μπλοκ: το μπλοκ πληρωμής εμφανίζει λίστα κλειδιού/τιμής από τις προεπιλογές σας και το μπλοκ όρων τυπώνει το κείμενο όρων του τιμολογίου. Απενεργοποιήστε όποιο δεν χρειάζεται για πελάτες που πληρώνουν με σύνδεσμο κάρτας και δεν θέλουν τραπεζικά στοιχεία στο χαρτί.

Κάθε τιμολόγιο χρειάζεται μοναδικό, διαδοχικό αριθμό και ημερομηνία έκδοσης. Πολλές έννομες τάξεις απαιτούν αδιάσπαστη ακολουθία και το σύστημα του πελάτη απορρίπτει τα διπλότυπα. Αποφασίστε ένα μοτίβο μία φορά — πρόθεμα, προαιρετικό έτος και μετρητή με μηδενικά, όπως INV-2026-0042 — και αφήστε το εργαλείο να το αυξάνει. Οι βέλτιστες πρακτικές αρίθμησης τιμολογίων το αναλύουν περισσότερο.

Η ημερομηνία λήξης προκύπτει από την ημερομηνία έκδοσης και τους όρους σας. Το Simple Invoice τη συμπληρώνει από την προεπιλεγμένη προθεσμία και σας αφήνει να την προσαρμόσετε· κρατά επίσης πεδίο τόπου έκδοσης, αναφοράς και αριθμού εντολής αγοράς για πελάτες που τα χρειάζονται.

Διαβάστε το τιμολόγιο όπως θα το δει ο πληρωτής. Είναι το σύνολο ξεκάθαρο; Είναι πλήρη τα τραπεζικά στοιχεία; Είναι ακριβές το όνομα του πελάτη; Ταιριάζει η περιγραφή με την προσφορά; Μεταβείτε σε προεπισκόπηση για να δείτε το έγγραφο χωρίς τα στοιχεία επεξεργασίας και ελέγξτε τις αλλαγές σελίδας αν ο πίνακας ειδών είναι μακρύς.

Έπειτα εξαγάγετε. Το Simple Invoice παράγει το PDF μέσω του παραθύρου εκτύπωσης του προγράμματος περιήγησης: επιλέξτε Εξαγωγή → PDF, διαλέξτε Αποθήκευση ως PDF ως προορισμό και κρατήστε τα περιθώρια σε Κανένα με τα γραφικά φόντου ενεργά. Το μέγεθος χαρτιού — A4 ή Letter — ορίζεται αυτόματα από το πρότυπο στα περισσότερα προγράμματα περιήγησης. Το αποτέλεσμα είναι ένα μικρό, διανυσματικό PDF με πραγματικό κείμενο που τα λογιστικά συστήματα μπορούν να αναζητήσουν και να διαβάσουν.

Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε σύνδεσμο κοινοποίησης. Ολόκληρο το τιμολόγιο συμπιέζεται στο μέρος της διεύθυνσης URL μετά το #, το οποίο τα προγράμματα περιήγησης δεν στέλνουν ποτέ σε διακομιστή· ο παραλήπτης ανοίγει προβολή μόνο για ανάγνωση στο πρόγραμμα περιήγησής του και μπορεί να αποθηκεύσει αντίγραφο αν χρησιμοποιεί κι εκείνος την εφαρμογή.

Στείλτε το PDF ως συνημμένο με σύντομο, συγκεκριμένο θέμα: «Τιμολόγιο INV-0042 — Ανασχεδιασμός ιστοτόπου φάση 2 — λήξη 26 Σεπ». Βάλτε το ποσό, την ημερομηνία λήξης και τον αριθμό τιμολογίου στο σώμα, ώστε ο παραλήπτης να μην χρειάζεται να ανοίξει το αρχείο για να το αρχειοθετήσει.

Το Simple Invoice δεν παρακολουθεί καταστάσεις πρόχειρου, απεσταλμένου, πληρωμένου ή εκπρόθεσμου, οπότε καταγράψτε την ημερομηνία λήξης και την πληρωμή στο δικό σας υπολογιστικό φύλλο ή λογιστικό εργαλείο. Αν η πληρωμή δεν έρθει, αυτά τα πρότυπα υπενθύμισης δίνουν ευγενική, κλιμακούμενη διατύπωση.

Οι καθυστερημένες πληρωμές συνήθως ανάγονται σε ένα από αυτά. Ελέγξτε τα πριν πατήσετε αποστολή.

Όταν έχετε κάνει ένα τιμολόγιο, κρατήστε το PDF ή το αρχείο JSON και επαναχρησιμοποιήστε τις επιλογές της πλαϊνής γραμμής για το επόμενο έγγραφο. Ενημερώστε πελάτη, αριθμό, ημερομηνίες και είδη πριν εξαγάγετε ξανά. Ο οδηγός τιμολόγησης ως ελεύθερος επαγγελματίας καλύπτει τη ρουτίνα γύρω από την τιμολόγηση: προκαταβολές, ορόσημα, πάγιες αμοιβές και τήρηση αρχείων.