見積書、請求書、領収書は見た目が似ています。同じ当事者、同じ明細行、同じ合計。そのため日常的に混同されます。違いは、それぞれが何を主張しているかです。見積書は価格を提案します。請求書は支払いを求めます。領収書は支払いがあったことを確認します。間違ったものを送れば、取引先は早すぎる時期に支払うか、まったく支払わないか、二重に支払うことになります。
このガイドでは、それぞれの書類を定義し、最も混乱を招く 2 つの親戚 — 見積送り状とクレジットノート — を加え、Simple Invoice でタイトルといくつかの項目を変えるだけで、1 つのレイアウトからすべてを作る方法を示します。
見積書 (概算見積)
見積書は申し出です。何を、いくらで納品するつもりか、そしていつまで有効か。取引先がそれを承諾すると、通常は見積書の条件が契約になります。だからこそ良い見積書には、作業範囲、除外事項、支払条件、有効期間が含まれます。概算見積はもっと緩やかなもので、変わりうる費用の目安です。その旨を明示すべきです。
見積書は支払いの請求ではなく、請求書の番号列から番号を取ってはいけません。見積書には独自の接頭辞 Q-0001 を与え、後で発行する請求書で、承諾された見積書を参照してください。
見積送り状
見積送り状は、商品の出荷前や作業の開始前に送る暫定的な請求書です。見た目は請求書そのもので、これから請求する内容を示し、取引先が発注書を起こしたり、前払いを手配したり、通関を済ませたりするためによく使われます。これはタックスインボイスではなく、売上として帳簿に記帳されるものでもありません。本物の請求書は、取引が確定してから続きます。本物と見分けがつかないため、タイトルには必ず見積送り状と書き、支払いの請求ではない旨を、あるいは前払いを想定するならその旨をはっきり記すべきです。見積送り状テンプレートは、そのように設定されています。
請求書
請求書は正式な支払いの請求であり、双方が記録する書類です。一意で連番の番号、発行日、支払期限、双方の情報、項目ごとの明細行、該当する場合の税、そしてお支払い情報を備えます。請求書に記載する項目で、すべての要素を挙げています。一度送った請求書は編集しません。訂正はクレジットノートか、差し替えの請求書で行います。
税務上の登録がある場合、請求書は税務書類でもあります。取引先が支払った税の控除を受けるための書類であり、あなたが申告に用いる書類です。税務当局が、そこに何が記載されるかにこだわるのはこのためです。
領収書
領収書は、支払いを受け取ったことを確認する書類です。請求書を参照し、金額、日付、支払方法を示し、入金後に発行されます。銀行振込で支払う法人の取引先なら、入金済みにした請求書と先方の取引明細で通常は用が足り、別途の領収書はめったに求められません。現金やカードで支払う個人のお客さまは、領収書を期待します。
領収書は請求書ではなく、独自の請求書番号を必要としません。「請求書 INV-0042 の領収書」が、いちばん分かりやすい見出しです。領収書を日常的に発行するなら、独自の番号列を与えてください。
クレジットノート (赤伝)
クレジットノートは、請求書の全部または一部を打ち消します。返品、請求の誤り、事後に合意した値引きなど。元の請求書を参照し、控除する金額を示し (地域の慣習により、クレジットノートとはっきり題した書類に正の数として、あるいは負の数として)、取引先の支払うべき額を減らすか、返金を記録します。多くの法域では、発行済みの請求書を編集したり削除したりするのではなく、これが訂正の正式な方法とされています。
通常の流れ
典型的な案件では、書類はこの順に生まれます。すべての案件にすべてが必要なわけではありません。
- 見積書 — 作業と価格を提案し、取引先が承諾します。
- 見積送り状 — 取引先が発注書を起こすため、または前払いのために書類を必要とする場合。
- 手付金の請求書 — 前受分に対する本物の請求書で、番号列の中で採番します。
- 請求書 — 完了時の残額に対して発行し、手付金を入金済みとして表示します。
- 領収書 — 支払い後に取引先が確認を求めた場合。
- クレジットノート — 請求書の何かを取り消す必要がある場合にのみ。
1 つのテンプレート、5 つの書類
これらの書類はレイアウトを共有できます。Simple Invoice ではタイトルはヘッダーブロックの項目で、印字ラベルも編集できます。組み込みプリセットを選び、現在の書類のタイトル、ラベル、表示ブロックを用途に合わせて変更します。
書類を分けるには、請求書以外に別の接頭辞を使い、請求書番号を消費させないようにします。請求書番号のベストプラクティスをご覧ください。見積書が承諾されたら PDF または JSON を記録として残し、現在の書類のタイトル、番号、日付を請求書用に更新します。
早見表
迷ったら、その書類が何を主張しているかを考えてください。
- 見積書 — 「これだけの費用がかかります」。合意の前。独自の番号付け。
- 見積送り状 — 「これだけご請求します」。合意の後、納品の前。税務書類ではありません。
- 請求書 — 「これをお支払いください」。納品後、またはマイルストーン時。連番の番号を持つ、税務書類です。
- 領収書 — 「これをお支払いいただきました」。支払い後。請求書を参照します。
- クレジットノート — 「この分をお返しします」。請求書を訂正または取り消します。請求書を参照します。
質問
見積書に法的拘束力はありますか？
有効期間内に取引先が承諾すれば、拘束力を持つことが多いものです。だからこそ見積書には、作業範囲、除外事項、有効期間を書くべきなのです。概算見積は通常は拘束力を持たず、概算であると明示すべきです。ルールは法域によって異なります。
取引先は見積送り状に対して支払えますか？
支払えます。前払いは、見積送り状が存在する理由の 1 つです。入金を受けたら、連番の番号を持つ本物の請求書を発行し、前払い分を入金済みとして表示してください。そうすれば帳簿も税務申告も正しくなります。
領収書を必ず発行しなければなりませんか？
振込で支払う法人の取引先には、求められることはほとんどありません。入金済みの請求書が記録になります。個人のお客さまや、現金・カード決済に関する一部の国のルールでは、領収書が期待されます。求められたときは、請求書、金額、日付、支払方法を参照する短い書類で十分です。