請求書作成ツール vs Word テンプレート

経理が最もよく見つける 2 つの誤りは、番号の重複と合計の間違いです。どちらも、ソフトがやるべきことを手でやった結果です。請求書作成ツールはカウンターを保ち、計算も行うので、その誤りは止まります。レイアウトも安定します。ワープロでは、長い説明が表の行を押し、幅の広い数字が列をずらし、1 年編集を重ねると請求書同士が似て見えなくなります。請求書番号のベストプラクティスでは、連番がなぜそれほど重要かを説明しています。

もう一つの違いは手間の曲線です。最初の請求書はどちらも同程度の時間がかかります。作成ツールにはプロフィールと既定値の入力が必要だからです。2 枚目以降は、作成ツールは変わった明細だけ、テンプレートはすべての欄の確認が必要です。

ワープロには制約がありません。ブロックでは出せないレイアウト — 特注のレターヘッド、品目の横に置く 2 カラムの契約概要、ロゴ以外の埋め込み画像 — が必要なら、文書テンプレートは文句なしにできます。誰にとっても馴染みがあり、新しいツールも要りません。

同じ取引先へ年に数枚しか出さない事業なら、手編集の負担は小さく、テンプレートの簡潔さが勝ちます。

どちらも本物のテキストを含む PDF を作ります。差が出るのは複数ページの請求書です。ワープロはページの終わりで表を切り、ヘッダーを繰り返さないことが多く、2 ページ目はラベルのない数字の列になります。Simple Invoice は明示的にページを分け、行は分割せず、続きの各ページで表ヘッダーを繰り返し、ページ番号付きのフッターを全ページに印字します。

「テンプレート」セクションで組み込みプリセットを選び、ブロックで現在のレイアウトを整え、次の未使用番号を入力します。古い PDF は記録として残してください。請求書の作り方が設定を案内します。