請求書番号は小さなものですが、担う役割は大きいものです。取引先は支払いのときにそれを書き、経理担当者はそれで整理し、税務当局は連番が途切れないことを期待し、あなたは 1 年後に問い合わせが来たときにそれで検索します。3 枚目の請求書でうまくいく方式は、3000 枚目でもうまくいくべきです。
このガイドでは、長く持ちこたえる慣習、好みで決めてよい選択、そして本当に困ったことになるミスを整理します。最後に Simple Invoice での番号付けの仕組みを説明します。一度設定すれば、あとは考えずに済みます。
譲れない 3 つのルール
このガイドの他の部分は好みの問題です。この 3 つは、監査人も、取引先のシステムも、未来の自分も頼りにしているものです。
- 一意であること。 あなたの請求書のうち、2 枚が同じ番号を持つことは決してありません。取引先のシステムは重複を拒否し、帳簿上の重複は隠れた請求書のように見えます。
- 連番であること。 番号は発行した順に増えていきます。多くの税務当局は途切れのない連番を求め、どの当局も番号が飛び回ることを嫌います。
- 変えないこと。 一度送った請求書の番号は変わりません。請求書が誤っていたら、古いものを編集するのではなく、無効にして次の番号で新しく発行します。
パターンを決める
パターンは、接頭辞と、任意の日付要素と、カウンターで構成されます。単純なほど良いものです。要素が 1 つ増えるたびに、一貫性を保つべきものが 1 つ増えます。
INV-0001— 接頭辞とゼロ埋めのカウンター。ほとんどのフリーランスにはこれで十分で、判断が要る場面もありません。INV-2026-0001— 年を加えたもの。税務年度ごとに整理するときに便利で、年ごとのリセットも曖昧さなく行えます。INV-2026-09-0001— 月を加えたもの。月に多くの請求書を発行し、期間ごとに並べたい場合にだけ意味があります。2026-0001— 接頭辞なし。請求書しか発行しないなら問題ありません。見積書やクレジットノートが並ぶようになると、接頭辞が役に立ちます。
ゼロ埋めと、それが大切な理由
カウンターの先頭をゼロで埋めて、文字列として正しく並ぶようにします。INV-0009 は、どのファイルブラウザーでもスプレッドシートでも INV-0010 より前に来ますが、INV-9 は INV-10 の後ろに来てしまいます。4 桁あれば 1 万枚をまかなえます。これは、たいていの個人事業主が生涯に発行する枚数を超えています。ゼロ埋めで切り捨てが起きることはありません。カウンターが 9999 を超えれば、そのまま 10000 になります。
欠番、無効、そして誤り
欠番は起こります。請求書を作ったのに取引が流れた、送った後で誤りに気づいた。その答えは、決して番号を再利用しないことです。請求書は残したままステータスを無効にし、次の請求書に次の番号を取らせます。番号列の中の無効な請求書は説明になりますが、抜けた番号は疑問になります。
送付済みの請求書に誤りがあるときは、それを無効にし、元の請求書を参照する新しい番号の訂正請求書を発行するのがきれいな方法です。法域によっては代わりに、最初の請求書を打ち消すクレジットノートを求めます。どちらが当てはまるかは税理士が知っています。
一度も送っていない下書きは、削除しても害がない唯一のケースです。ただし、その番号がすでに取引先の見た書類に割り当てられていないことが前提です。
何番から始めるか
1 から始めましょう。最初の請求書が新しい事業だと宣伝しないよう、大きめの番号から始める人もいます。そうするなら一度だけ決めて、その後カウンターを下げないでください。別のツールやスプレッドシートから移行する場合は、やり直さずに既存の番号列を引き継ぎます。カウンターを、まだ使っていない次の番号に設定してください。
毎年カウンターをリセットする
リセットは任意で、年がパターンに含まれているときだけ安全です。そうでなければ 0001 が再び現れてしまいます。{YYYY} を含めているなら、1 月 1 日にリセットすればきれいに INV-2027-0001 から始まります。含めていないなら、そのまま数え続けましょう。年をまたいで連続するカウンターも同じく正当で、そのほうが単純です。
Simple Invoice では、サイドバーの番号付けで現在の書類に適切な番号を入力します。複数書類のカウンターはないため、連番は自分の記録で管理してください。
見積書、見積送り状、クレジットノート
請求書ではない書類に、請求書番号を消費させてはいけません。見積書には独自の接頭辞とカウンター (Q-0001) を、クレジットノートにも独自のもの (CN-0001) を与えるか、訂正対象の請求書を指す参照番号を付けます。見積送り状は請求書の姿をした見積書です。見積書として番号を付け、取引が確定したら次の請求書番号で本物の請求書を発行してください。請求書・領収書・見積書の違いで、それぞれの違いを説明しています。
Simple Invoice での番号付けの仕組み
番号付けの操作はサイドバーの番号付けにあります。明確な接頭辞、必要なら年、そして INV-0001 のようなゼロ埋め連番を使い、自分の台帳で次の未使用番号を確認します。
エディターが保持する請求書は 1 枚だけで、複数書類のカウンターを進めたり、一覧から重複番号を調べたりはしません。現在の書類を置き換える前に、発行した番号をアプリ外へ記録してください。
取り消した請求書は無効として一覧に残り、番号列を説明可能な状態に保ちます。請求書の作り方では、番号付けが作業の流れのどこに位置するかを示しています。
質問
請求書番号に文字を含めてもいいですか？
はい。INV- のような接頭辞は文字であり、一般的に使われています。求められているのは番号列が一意であること、そして多くの地域では連続していることであって、数字だけで構成されていることではありません。
取引先ごとに番号を分けるべきですか？
通常は分けません。すべての取引先に対する 1 本の連続した番号列が、税務ルールの期待するところであり、維持も簡単です。取引先が一目で分かるようにしたいなら、代わりに参照番号の欄に名前やコードを入れてください。
請求書を削除したら欠番ができました。どうすればいいですか？
一度も送っていないなら、欠番を記録に書き留めて先に進んでください。送っていたなら、同じ番号の無効な請求書として作り直し、番号列に説明を残します。今後は削除ではなく無効にしてください。