請求書の作り方をステップごとに

入力するものが揃っていれば、請求書は数分で書けます。まず以下を集め、再利用できる場所に保管しておきましょう。良い請求ツールなら一度保存すれば自動で埋めてくれます。

請求書には「請求元」ブロックが必要です。Simple Invoice では、エディターのサイドバーで事業者を開き、現在の書類の横で名前、住所、メール、登録番号を入力します。

ロゴもここに置きます。PNG、JPEG、WebP、SVG をアップロードすると一度だけ保存され、作成するすべての請求書から参照されます。サイズと形式については請求書にロゴを追加する方法で説明しています。

同時に既定値も設定しましょう。通貨、支払期間、普段課す税、お支払い情報ブロック、標準的な備考や取引条件。新しい請求書はこれらの値から始まるため、ステップ 5 と 6 の入力の大半が不要になります。

テンプレートは、どのブロックが表示され、どう見えるかを決めます。いちばん見栄えの良いものではなく、請求する仕事の種類に合ったものを選びましょう。時間単位の仕事なら単位列のある密な表、コンサルティングの顧問契約なら行数を減らしてマイルストーンを説明できる余白、施工業者の請求書なら取引条件と署名欄が必要です。テンプレートギャラリーでは、各プリセットとそれが向いている相手を説明しています。

Simple Invoice には組み込みプリセットがあります。サイドバーの「テンプレート」からいつでも切り替え、現在の書類の色、フォント、ブロックを調整できます。

契約書に署名した法人格に対して、その書類に記載されている通りの表記で請求します。大企業では、経理部門が処理する前に請求書上に発注番号やコストセンターが必要なことが多いです。差し戻された後ではなく、送る前に確認しましょう。

サイドバーの「取引先」セクションで、現在の請求書に載せる取引先情報を入力します。名前、住所、連絡先、税番号を確認してください。

各明細行は 3 つの問いに答えます。何をしたのか、どれだけなのか、いくらの単価なのか。取引先の経理担当者が見積書や契約書と照合できる説明を書きましょう。「ウェブサイトリデザイン — フェーズ 2、トップページとナビゲーション」は「デザイン作業」より優れています。補足が必要な行は、説明を長くするのではなく補足説明の行に書きます。

数量は小数 (7.5 時間) でもよく、単位 (時間、日、個、m²) を付けられます。行ごとの金額は数量 × 単価を通貨の小数点以下桁数に丸めたもので、小計はその合計です。Simple Invoice は入力と同時にこれらを計算します。最後の欄で Enter を押すと次の行が追加され、ハンドルをドラッグして並べ替えられます。

税を課すべきか、どの税率で、どう表示すべきかは、あなたと取引先の所在地と登録状況によって異なります。それは税理士や税務当局に確認すべき事項です。税の基礎ガイドでは、助言はせずに関係する要素を説明しています。

仕組みとしては、請求ツールが知る必要があるのは 2 つです。どの行が課税対象か、どの税が適用されるか。Simple Invoice では、ラベルと税率を持つ税をいくつでも追加でき、それぞれが割引後の課税対象行に対して計算され、合計ブロックに個別に表示されます。割引は行ごと (パーセントまたは定額) にも、税引前の請求書全体にも適用できます。

すでに手付金を受け取っている場合は、入金済みとして入力します。合計ブロックには合計、入金済み額、請求残高が表示され、請求残高が取引先の振り込むべき金額になります。

お支払い情報ブロックは、実際にお金が届く経路を示す場所です。取引先の銀行が求めるすべての識別子を記載します。口座名義、IBAN または口座番号、国際送金用の BIC/SWIFT、銀行名、そして受け付けるなら決済サービスのアドレス。これらの文字は二度確認してください。数字の入れ違いは、回復に最も時間のかかるミスです。

取引条件には、支払期限と条件を記します。「請求日から 14 日以内にお支払いください」は「Net 14」より明確です。遅延損害金を課す、または早期支払割引を提供する場合もここに書きます。請求書の支払条件の解説では、一般的な選択肢と文言を説明しています。

Simple Invoice では両方がブロックです。お支払い情報ブロックは既定値からキーと値のリストを表示し、取引条件ブロックは請求書の取引条件テキストを印字します。カードリンクで支払い、紙に銀行情報が不要な取引先には、どちらもオフにできます。

すべての請求書には、一意で連番の番号と発行日が必要です。多くの法域で連番が途切れないことが求められ、取引先のシステムは重複を拒否します。パターンを一度決めましょう。接頭辞、任意の年、そして INV-2026-0042 のようなゼロ埋めのカウンター。あとはツールに番号を進めさせます。請求書番号のベストプラクティスでさらに詳しく説明しています。

支払期限は発行日と取引条件から導かれます。Simple Invoice は既定の支払期間から自動で埋め、調整もできます。必要とする取引先のために、発行地、参照番号、発注番号の欄も用意されています。

支払う側の目で請求書を読みましょう。合計は一目で分かりますか？ 銀行情報は完全ですか？ 取引先名は正確ですか？ 説明は見積書と一致していますか？ プレビューモードに切り替えて編集用 UI なしで書類を確認し、品目の表が長い場合はページ区切りもチェックします。

そして書き出します。Simple Invoice はブラウザーの印刷ダイアログを通じて PDF を生成します。書き出す → PDF を選び、送信先に PDF に保存を選び、余白はなし、背景のグラフィックはオンのままにします。用紙サイズ (A4 または Letter) は、ほとんどのブラウザーでテンプレートから自動設定されます。結果は、経理システムが検索して読み取れる本物のテキストを含む、小さなベクター PDF です。

共有リンクをコピーすることもできます。請求書全体が圧縮されて URL の # の後ろに入ります。ブラウザーはこの部分をサーバーに送らないため、受け取った人は自分のブラウザーで読み取り専用ビューを開き、アプリを使っていればコピーを保存できます。

PDF を添付し、短く具体的な件名で送ります。「請求書 INV-0042 — ウェブサイトリデザイン フェーズ 2 — 支払期限 9 月 26 日」。受け取った人がファイルを開かずに整理できるよう、本文にも金額、支払期限、請求書番号を入れます。

Simple Invoice は下書き、送付済み、入金済み、期限超過といったステータスを追跡しません。支払期限と入金は自分のスプレッドシートや会計ツールに記録してください。入金がなければ、督促メールのテンプレートが丁寧な文言を提供します。

支払遅延の原因は、たいてい次のいずれかに行き着きます。送信前に確認してください。

1 枚作ったら、その PDF または JSON を残し、次の書類ではサイドバーの選択を使いながら、取引先、番号、日付、明細を更新します。フリーランスの請求書発行の方法では、手付金、マイルストーン、顧問契約、記録の保管を扱っています。