Orçamentos, faturas e recibos parecem-se — as mesmas partes, as mesmas linhas, os mesmos totais — e são confundidos rotineiramente. A diferença está naquilo que cada um afirma. Um orçamento propõe um preço. Uma fatura exige o pagamento. Um recibo confirma que o pagamento aconteceu. Envie o documento errado e o cliente pode pagar cedo demais, não pagar de todo ou pagar duas vezes.
Este guia define cada documento, acrescenta os dois parentes que mais confusão causam — a fatura pró-forma e a nota de crédito — e mostra como produzir todos eles a partir de um único layout no Simple Invoice, alterando o título e alguns campos.
Orçamento (ou estimativa)
Um orçamento é uma proposta: o que se propõe entregar, a que preço, válido até uma data indicada. Assim que o cliente o aceita, as condições do orçamento tornam-se normalmente o contrato, e é por isso que um bom orçamento inclui âmbito, exclusões, condições de pagamento e um período de validade. Uma estimativa é uma versão mais solta — uma indicação de custo que pode mudar — e deve dizê-lo explicitamente.
Um orçamento não é um pedido de pagamento e nunca deve levar um número da sua sequência de faturas. Dê aos orçamentos um prefixo próprio, Q-0001, e refira o orçamento aceite na fatura que vier depois.
Fatura pró-forma
Uma fatura pró-forma é uma fatura preliminar enviada antes de os bens serem expedidos ou de o trabalho começar. Parece exatamente uma fatura, indica o que vai ser cobrado e é muitas vezes usada para que o cliente possa emitir uma nota de encomenda, organizar o pagamento antecipado ou desalfandegar mercadoria. Não é uma fatura fiscal nem entra na contabilidade como venda; a fatura verdadeira vem depois, quando a transação estiver confirmada. Como parece a coisa real, o título tem de dizer Fatura pró-forma, e deve indicar que não é um pedido de pagamento ou, se se espera um pagamento antecipado, dizê-lo com clareza. O modelo de fatura pró-forma está configurado desta forma.
Fatura
A fatura é o pedido formal de pagamento e o documento que ambas as partes registam. Leva um número único e sequencial, uma data de emissão, uma data de vencimento, os dados de ambas as partes, linhas discriminadas, impostos quando aplicáveis e os dados de pagamento. O guia O que incluir numa fatura enumera todos os elementos. Depois de enviada, uma fatura não se edita — as correções passam por uma nota de crédito ou por uma fatura de substituição.
Onde há registo fiscal, a fatura é também o documento fiscal: aquele que permite ao cliente recuperar o imposto pago e que você declara. É por isso que as autoridades tributárias são exigentes quanto ao que nela aparece.
Recibo
Um recibo confirma que o pagamento foi recebido. Referencia a fatura, indica o valor, a data e o método, e é emitido depois de o dinheiro chegar. Para clientes empresariais que pagam por transferência bancária, a fatura marcada como paga mais o extrato bancário deles costumam servir o propósito e raramente é pedido um recibo à parte. Os consumidores que pagam em dinheiro ou com cartão esperam um.
Um recibo não é uma fatura e não precisa de um número de fatura próprio; "Recibo da fatura INV-0042" é o cabeçalho mais claro. Se emitir recibos com regularidade, dê-lhes uma sequência própria.
Nota de crédito
Uma nota de crédito reverte toda ou parte de uma fatura: um artigo devolvido, um erro de faturação, um desconto acordado a posteriori. Referencia a fatura original, mostra os valores a creditar (como números positivos num documento claramente intitulado Nota de crédito, ou como negativos, consoante a convenção local) e reduz o que o cliente deve ou regista um reembolso. Em muitas jurisdições, é esta a forma exigida de corrigir uma fatura emitida, em vez de a editar ou apagar.
A sequência habitual
Um projeto típico produz documentos por esta ordem. Nem todos os projetos precisam de todos.
- Orçamento — propõe o trabalho e o preço; o cliente aceita.
- Fatura pró-forma — se o cliente precisar de um documento para emitir uma nota de encomenda ou pagar antecipadamente.
- Fatura de sinal — uma fatura verdadeira do adiantamento, numerada na sequência.
- Fatura — do valor restante na conclusão, mostrando o sinal como valor pago.
- Recibo — se o cliente pedir confirmação depois de pagar.
- Nota de crédito — apenas se algo numa fatura tiver de ser revertido.
Um modelo, cinco documentos
Como os documentos partilham o layout, não precisa de cinco modelos. No Simple Invoice o título do documento é um campo do bloco de cabeçalho e todas as etiquetas impressas são editáveis, por isso um orçamento é o layout de fatura intitulado Orçamento com o bloco de detalhes a mostrar "Válido até" em vez de "Data de vencimento", e um recibo é o mesmo layout intitulado Recibo com uma nota a referenciar a fatura paga. Guarde cada variante como modelo próprio para que o título, as etiquetas e os blocos visíveis fiquem a um clique.
Dois hábitos mantêm os documentos separados nos seus registos. Primeiro, dê aos não-faturas um prefixo diferente no campo do número para que nunca consumam um número de fatura — veja as boas práticas de numeração de faturas. Segundo, quando um orçamento ou uma pró-forma é aceite, duplique-o em vez de o editar: o duplicado fica com o número de fatura seguinte e a data de hoje, você muda o título para Fatura e o original permanece como registo do que foi proposto.
Referência rápida
Na dúvida, pergunte o que é que o documento afirma.
- Orçamento — "É isto que custaria." Antes do acordo. Numeração própria.
- Fatura pró-forma — "É isto que lhe vai ser cobrado." Depois do acordo, antes da entrega. Não é documento fiscal.
- Fatura — "Por favor, pague isto." Depois da entrega ou numa etapa. Número sequencial; é o documento fiscal.
- Recibo — "Pagou isto." Depois do pagamento. Referencia a fatura.
- Nota de crédito — "Devemos-lhe isto de volta." Corrige ou reverte uma fatura. Referencia a fatura.
Perguntas
Um orçamento é juridicamente vinculativo?
Muitas vezes é, assim que o cliente o aceita dentro do período de validade — e é por isso que os orçamentos devem indicar âmbito, exclusões e durante quanto tempo são válidos. Uma estimativa normalmente não vincula e deve ser identificada como estimativa. As regras variam consoante a jurisdição.
Um cliente pode pagar contra uma fatura pró-forma?
Pode, e o pagamento antecipado é uma das razões pelas quais as faturas pró-forma existem. Assim que o pagamento for recebido, emita uma fatura verdadeira com número sequencial e marque o pagamento antecipado como valor pago, para que a contabilidade e a declaração fiscal fiquem corretas.
Sou obrigado a passar recibo?
Para clientes empresariais que pagam por transferência, raramente é exigido; a fatura paga é o registo. Os consumidores, e as regras de alguns países para pagamentos em dinheiro ou com cartão, esperam um. Quando pedido, um documento curto que referencie a fatura, o valor, a data e o método chega.