Uma nota de crédito (ou aviso de crédito) é um documento que anula toda ou parte de uma fatura que já emitiu. Diz, no fundo, "deve-nos menos do que a fatura indicava" — porque a mercadoria foi devolvida, um preço estava errado, um desconto foi acordado a posteriori ou o trabalho não foi entregue na totalidade. O valor creditado ou reduz o que o cliente ainda tem de pagar ou, se já pagou, é reembolsado ou fica em conta para a próxima fatura.
As notas de crédito existem porque uma fatura enviada nunca deve ser editada nem apagada discretamente: é um registo de ambos os lados e, onde se aplica imposto, um documento fiscal. Este guia explica quando emitir uma, o que tem de conter, como a numerar para que a sua sequência se mantenha limpa, e como produzir uma a partir do mesmo layout das suas faturas no SimpleInvoice.
O que é uma nota de crédito
Pense numa nota de crédito como uma fatura com o sinal invertido. Tem as mesmas partes, refere-se a uma fatura original concreta e lista os artigos ou valores a creditar, com o imposto que se lhes aplicava. Onde a fatura criou uma conta a receber, a nota de crédito reduz-a. Onde a fatura cobrou imposto, a nota de crédito reverte esse imposto, para que a declaração fiscal de ambos os lados se mantenha correta.
A equipa financeira do cliente arquiva-a junto à fatura original. Se ainda não pagou, paga a fatura menos o crédito. Se já pagou, o crédito fica na conta do cliente até você o reembolsar ou o aplicar a uma fatura posterior — e a nota de crédito é o documento que mostra porquê.
Quando emitir uma
Sempre que uma fatura emitida se revele demasiado alta, ou não devesse ter sido emitida de todo:
- Mercadoria devolvida ou rejeitada — o cliente devolve artigos ou recusa parte de uma entrega.
- Um erro de preço ou de quantidade — o preço errado, uma linha duplicada, horas faturadas duas vezes.
- Um desconto acordado depois de faturar — uma redução de cortesia, um rappel por volume, um crédito de serviço por um prazo falhado.
- Trabalho não entregue — um marco cancelado que já tinha sido faturado.
- Uma fatura duplicada — o mesmo trabalho faturado duas vezes; credite uma na totalidade.
- Um destinatário ou dados errados — credite a original na totalidade e emita uma fatura correta.
O que tem de conter
Uma nota de crédito precisa de quase tudo o que uma fatura precisa — veja o que incluir numa fatura — mais a ligação ao que corrige:
- O título "Nota de crédito" (ou "Aviso de crédito"), nunca "Fatura".
- Um número único próprio, de uma sequência separada como
CN-0001. - A data de emissão e o número e a data da fatura original.
- Os dados de ambas as partes tal como constavam da fatura original, incluindo NIF quando exigido.
- Os artigos ou valores creditados, com quantidades e preços unitários, e o motivo numa linha ou numa nota.
- O imposto revertido, à taxa que a fatura original cobrou, e o total creditado.
- O que acontece a seguir: reembolsado para o método de pagamento original, aplicado a uma fatura identificada ou mantido em conta.
Números positivos ou negativos?
As convenções variam. Em muitos países, uma nota de crédito mostra os valores creditados como números positivos normais sob um título que torna a direção clara — o título faz o trabalho. Noutros, e na maioria do software de contabilidade, é apresentada como uma fatura negativa. Ambas as formas são compreendidas; o que importa é que o documento esteja intitulado como nota de crédito e que se refira à fatura original. Se a equipa financeira do seu cliente tiver uma preferência, siga-a.
Numeração e registos
Dê às notas de crédito um prefixo próprio e uma sequência própria. Se partilharem números com as faturas, aparece uma falha na sequência de faturas de cada vez que emite uma, e as falhas são exatamente aquilo sobre que os auditores perguntam. Boas práticas de numeração de faturas cobre prefixos e reinícios anuais.
Mantenha a fatura original como estava, guarde a nota de crédito ao lado dela e, se for necessária uma fatura corrigida, emita-a com o número de fatura seguinte e uma nota a referir ambas. Nunca apague a original: os três documentos em conjunto contam a história completa. Onde há IVA ou imposto sobre vendas, a nota de crédito é também o que lhe permite reduzir o imposto que declarou — IVA e imposto sobre vendas nas faturas explica as noções básicas e onde verificar as regras locais.
Nota de crédito vs reembolso vs anular a fatura
Um reembolso é dinheiro a voltar para o cliente; a nota de crédito é o documento que o justifica. Pode emitir uma nota de crédito sem reembolsar (o crédito é aplicado à fatura seguinte) e não deve reembolsar sem uma. Anular uma fatura — riscá-la dos seus registos como se nunca tivesse existido — só é aceitável se nunca tiver sido enviada. Depois de sair da sua caixa de saída, anule-a com uma nota de crédito pelo valor total.
A mesma distinção separa uma nota de crédito dos outros documentos à volta de uma fatura: um orçamento propõe, uma fatura exige, um recibo confirma, uma nota de crédito reverte. Fatura vs recibo vs orçamento coloca-os lado a lado.
Emitir uma no SimpleInvoice
Abra a fatura original, duplique-a e mude o título no bloco de cabeçalho para Nota de crédito. Defina o campo do número para a sua sequência de notas de crédito, mantenha apenas as linhas a creditar (ou acrescente uma única linha a descrever o crédito), deixe o imposto tal como estava na original e use o bloco de notas para "Crédito relativo à fatura INV-0042 de 2 de março — artigos devolvidos" e para o que acontece ao dinheiro. Exporte o PDF e envie-o com o mesmo padrão de assunto que usa para as faturas. Guarde o resultado como modelo para que a próxima fique a um clique — a galeria de modelos mostra como as predefinições e os modelos guardados se articulam.
Perguntas
Posso simplesmente editar a fatura em vez de emitir uma nota de crédito?
Só se ainda não tiver sido enviada. Assim que o cliente a tem, a fatura é um registo também do lado dele e, em muitas jurisdições, um documento fiscal; corrija-a com uma nota de crédito e, se necessário, uma nova fatura.
Uma nota de crédito pode ser por parte de uma fatura?
Sim. As notas de crédito parciais são o caso comum — um artigo devolvido, uma linha faturada a mais. Liste apenas o que está a ser creditado e referencie a fatura original para que fique claro que o restante continua em dívida.
O cliente pode emitir-me uma nota de crédito?
Um comprador pode enviar uma nota de débito a pedir um crédito, mas a nota de crédito em si vem do vendedor — a parte que emitiu a fatura a corrigir.