Προσφορές, τιμολόγια και αποδείξεις μοιάζουν — τα ίδια μέρη, τα ίδια είδη, τα ίδια σύνολα — και συγχέονται συχνά. Η διαφορά είναι τι ισχυρίζεται το καθένα. Μια προσφορά προτείνει τιμή. Ένα τιμολόγιο απαιτεί πληρωμή. Μια απόδειξη επιβεβαιώνει ότι έγινε πληρωμή. Στείλτε το λάθος και ένας πελάτης μπορεί να πληρώσει πολύ νωρίς, καθόλου ή δύο φορές.
Αυτός ο οδηγός ορίζει κάθε έγγραφο, προσθέτει τους δύο συγγενείς που προκαλούν τη μεγαλύτερη σύγχυση — το προτιμολόγιο και το πιστωτικό σημείωμα — και δείχνει πώς να τα παράγετε όλα από μία διάταξη στο Simple Invoice αλλάζοντας τον τίτλο και λίγα πεδία.
Προσφορά (ή εκτίμηση)
Η προσφορά είναι πρόταση: τι προτείνετε να παραδώσετε, σε ποια τιμή, έγκυρη έως δηλωμένη ημερομηνία. Μόλις την αποδεχτεί ο πελάτης, οι όροι της προσφοράς γίνονται συνήθως η σύμβαση, γι’ αυτό μια καλή προσφορά περιλαμβάνει εύρος, εξαιρέσεις, όρους πληρωμής και περίοδο ισχύος. Μια εκτίμηση είναι πιο χαλαρή εκδοχή — ένδειξη κόστους που μπορεί να αλλάξει — και πρέπει να το λέει ρητά.
Η προσφορά δεν είναι αίτημα πληρωμής και δεν πρέπει ποτέ να φέρει αριθμό τιμολογίου από την ακολουθία τιμολογίων σας. Δώστε στις προσφορές δικό τους πρόθεμα, Q-0001, και αναφέρετε την αποδεκτή προσφορά στο τελικό τιμολόγιο.
Προτιμολόγιο
Το προτιμολόγιο είναι προκαταρκτικό τιμολόγιο που στέλνεται πριν αποσταλούν αγαθά ή ξεκινήσει εργασία. Μοιάζει ακριβώς με τιμολόγιο, δηλώνει τι θα χρεωθεί και χρησιμοποιείται συχνά ώστε ο πελάτης να εκδώσει εντολή αγοράς, να κανονίσει προπληρωμή ή να περάσει τελωνείο. Δεν είναι φορολογικό τιμολόγιο και δεν καταχωρίζεται στα βιβλία ως πώληση· το πραγματικό τιμολόγιο ακολουθεί όταν επιβεβαιωθεί η συναλλαγή. Επειδή μοιάζει με το πραγματικό, ο τίτλος πρέπει να λέει Προτιμολόγιο και πρέπει να δηλώνει ότι δεν είναι αίτημα πληρωμής ή, αν αναμένεται προπληρωμή, να το λέει καθαρά. Το πρότυπο προτιμολογίου είναι ρυθμισμένο έτσι.
Τιμολόγιο
Το τιμολόγιο είναι το επίσημο αίτημα πληρωμής και το έγγραφο που καταγράφουν και οι δύο πλευρές. Φέρει μοναδικό διαδοχικό αριθμό, ημερομηνία έκδοσης, ημερομηνία λήξης, στοιχεία και των δύο μερών, αναλυτικές γραμμές, φόρους όπου ισχύουν και στοιχεία πληρωμής. Το τι να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο απαριθμεί κάθε στοιχείο. Μόλις σταλεί, ένα τιμολόγιο δεν επεξεργάζεται — οι διορθώσεις περνούν από πιστωτικό σημείωμα ή αντικαταστατικό τιμολόγιο.
Όπου ισχύει φορολογική εγγραφή, το τιμολόγιο είναι και το φορολογικό έγγραφο: εκείνο που επιτρέπει στον πελάτη να ανακτήσει τον καταβληθέντα φόρο και που δηλώνετε εσείς. Γι’ αυτό οι εφορίες είναι ιδιαιτέρως προσεκτικές για το τι εμφανίζεται σε αυτό.
Απόδειξη
Η απόδειξη επιβεβαιώνει ότι έχει ληφθεί πληρωμή. Αναφέρει το τιμολόγιο, δηλώνει το ποσό, την ημερομηνία και τη μέθοδο και εκδίδεται αφού φτάσουν τα χρήματα. Για επιχειρηματικούς πελάτες που πληρώνουν με τραπεζική μεταφορά, το τιμολόγιο σημειωμένο ως πληρωμένο μαζί με την τραπεζική τους κίνηση συνήθως αρκεί και χωριστή απόδειξη σπάνια ζητείται. Οι καταναλωτές που πληρώνουν μετρητά ή κάρτα περιμένουν μία.
Η απόδειξη δεν είναι τιμολόγιο και δεν χρειάζεται δικό της αριθμό τιμολογίου· το «Απόδειξη για τιμολόγιο INV-0042» είναι ο σαφέστερος τίτλος. Αν εκδίδετε αποδείξεις τακτικά, δώστε τους δική τους ακολουθία.
Πιστωτικό σημείωμα
Το πιστωτικό σημείωμα αντιστρέφει όλο ή μέρος ενός τιμολογίου: επιστραφέν είδος, σφάλμα χρέωσης, συμφωνημένη έκπτωση εκ των υστέρων. Αναφέρει το αρχικό τιμολόγιο, δείχνει τα ποσά που πιστώνονται (ως θετικοί αριθμοί σε έγγραφο με σαφή τίτλο Πιστωτικό σημείωμα ή ως αρνητικοί, ανάλογα με την τοπική σύμβαση) και είτε μειώνει ό,τι οφείλει ο πελάτης είτε καταγράφει επιστροφή. Σε πολλές έννομες τάξεις αυτός είναι ο απαιτούμενος τρόπος διόρθωσης εκδοθέντος τιμολογίου, αντί επεξεργασίας ή διαγραφής.
Η συνήθης ακολουθία
Ένα τυπικό έργο παράγει έγγραφα με αυτή τη σειρά. Δεν χρειάζεται κάθε έργο καθένα από αυτά.
- Προσφορά — προτείνει την εργασία και την τιμή· ο πελάτης αποδέχεται.
- Προτιμολόγιο — αν ο πελάτης χρειάζεται έγγραφο για να εκδώσει εντολή αγοράς ή να προπληρώσει.
- Τιμολόγιο προκαταβολής — πραγματικό τιμολόγιο για την προκαταβολή, αριθμημένο στην ακολουθία.
- Τιμολόγιο — για το υπόλοιπο με την ολοκλήρωση, δείχνοντας την προκαταβολή ως πληρωθέν ποσό.
- Απόδειξη — αν ο πελάτης ζητήσει επιβεβαίωση μετά την πληρωμή.
- Πιστωτικό σημείωμα — μόνο αν κάτι σε τιμολόγιο πρέπει να αντιστραφεί.
Ένα πρότυπο, πέντε έγγραφα
Επειδή τα έγγραφα μοιράζονται διάταξη, δεν χρειάζεστε πέντε πρότυπα. Στο Simple Invoice ο τίτλος εγγράφου είναι πεδίο στο μπλοκ κεφαλίδας και κάθε εκτυπωμένη ετικέτα είναι επεξεργάσιμη, οπότε μια προσφορά είναι η διάταξη τιμολογίου με τίτλο Προσφορά και το μπλοκ στοιχείων να δείχνει «Ισχύει έως» αντί «Ημερομηνία λήξης» και μια απόδειξη είναι η ίδια διάταξη με τίτλο Απόδειξη και σημείωση που αναφέρει το πληρωμένο τιμολόγιο. Αποθηκεύστε κάθε παραλλαγή ως δικό της πρότυπο ώστε τίτλος, ετικέτες και ορατά μπλοκ να είναι ένα κλικ μακριά.
Δύο συνήθειες κρατούν τα έγγραφα χωριστά στα αρχεία σας. Πρώτον, δώστε στα μη τιμολόγια διαφορετικό πρόθεμα στο πεδίο αριθμού ώστε να μην καταναλώνουν ποτέ αριθμό τιμολογίου — δείτε τις βέλτιστες πρακτικές αρίθμησης τιμολογίων. Δεύτερον, όταν γίνει αποδεκτή προσφορά ή προτιμολόγιο, αντιγράψτε το αντί να το επεξεργαστείτε: το αντίγραφο παίρνει τον επόμενο αριθμό τιμολογίου και τη σημερινή ημερομηνία, αλλάζετε τον τίτλο σε Τιμολόγιο και το πρωτότυπο μένει ως αρχείο του τι προσφέρθηκε.
Γρήγορη αναφορά
Όταν αμφιβάλλετε, ρωτήστε τι ισχυρίζεται το έγγραφο.
- Προσφορά — «Αυτό θα κόστιζε.» Πριν από τη συμφωνία. Δική της αρίθμηση.
- Προτιμολόγιο — «Αυτό θα σας χρεωθεί.» Μετά τη συμφωνία, πριν την παράδοση. Όχι φορολογικό έγγραφο.
- Τιμολόγιο — «Παρακαλούμε πληρώστε αυτό.» Μετά την παράδοση ή σε ορόσημο. Διαδοχικός αριθμός· το φορολογικό έγγραφο.
- Απόδειξη — «Πληρώσατε αυτό.» Μετά την πληρωμή. Αναφέρει το τιμολόγιο.
- Πιστωτικό σημείωμα — «Σας οφείλουμε αυτό πίσω.» Διορθώνει ή αντιστρέφει τιμολόγιο. Αναφέρει το τιμολόγιο.
Ερωτήσεις
Είναι νομικά δεσμευτική μια προσφορά;
Συχνά, μόλις την αποδεχτεί ο πελάτης εντός της περιόδου ισχύος — γι’ αυτό οι προσφορές πρέπει να δηλώνουν εύρος, εξαιρέσεις και πόσο καιρό ισχύουν. Μια εκτίμηση συνήθως δεν είναι δεσμευτική και πρέπει να επισημαίνεται ως εκτίμηση. Οι κανόνες διαφέρουν ανά έννομη τάξη.
Μπορεί ένας πελάτης να πληρώσει βάσει προτιμολογίου;
Μπορεί και η προπληρωμή είναι ένας από τους λόγους που υπάρχουν τα προτιμολόγια. Μόλις ληφθεί η πληρωμή, εκδώστε πραγματικό τιμολόγιο με διαδοχικό αριθμό και σημειώστε την προπληρωμή ως πληρωθέν ποσό ώστε τα βιβλία και η φορολογική δήλωση να είναι σωστά.
Πρέπει να δίνω απόδειξη;
Για επιχειρηματικούς πελάτες που πληρώνουν με μεταφορά σπάνια απαιτείται· το πληρωμένο τιμολόγιο είναι το αρχείο. Οι καταναλωτές και ορισμένοι κανόνες χωρών για πληρωμές μετρητών ή κάρτας περιμένουν μία. Όταν ζητηθεί, ένα σύντομο έγγραφο που αναφέρει τιμολόγιο, ποσό, ημερομηνία και μέθοδο αρκεί.