Το πιστωτικό τιμολόγιο (ή πιστωτικό σημείωμα) είναι ένα παραστατικό που ακυρώνει ολόκληρο ή μέρος ενός τιμολογίου που έχετε ήδη εκδώσει. Λέει, ουσιαστικά, «μας οφείλετε λιγότερα από όσα ζητούσε το τιμολόγιο» — επειδή επιστράφηκαν εμπορεύματα, μια τιμή ήταν λάθος, συμφωνήθηκε έκπτωση εκ των υστέρων ή η εργασία δεν παραδόθηκε πλήρως. Το πιστούμενο ποσό είτε μειώνει αυτό που οφείλει ακόμη ο πελάτης είτε, αν έχει ήδη πληρώσει, επιστρέφεται ή κρατείται έναντι του επόμενου τιμολογίου.
Τα πιστωτικά τιμολόγια υπάρχουν επειδή ένα απεσταλμένο τιμολόγιο δεν πρέπει ποτέ να τροποποιείται ούτε να διαγράφεται στα κρυφά: είναι παραστατικό και για τις δύο πλευρές και, όπου υπάρχει φόρος, φορολογικό έγγραφο. Αυτός ο οδηγός εξηγεί πότε να εκδώσετε ένα, τι πρέπει να περιέχει, πώς να το αριθμήσετε ώστε να μείνει καθαρή η σειρά σας και πώς να το φτιάξετε με την ίδια διάταξη που έχουν τα τιμολόγιά σας στο SimpleInvoice.
Τι είναι το πιστωτικό τιμολόγιο
Σκεφτείτε το ως τιμολόγιο με αντίστροφο πρόσημο. Φέρει τα ίδια μέρη, παραπέμπει σε ένα συγκεκριμένο αρχικό τιμολόγιο και απαριθμεί τα είδη ή τα ποσά που πιστώνονται, μαζί με τον φόρο που τους αναλογούσε. Εκεί που το τιμολόγιο δημιούργησε απαίτηση, το πιστωτικό τη μειώνει. Εκεί που το τιμολόγιο χρέωσε φόρο, το πιστωτικό τον αντιλογίζει, ώστε η φορολογική δήλωση και των δύο πλευρών να παραμείνει σωστή.
Το λογιστήριο του πελάτη το αρχειοθετεί μαζί με το αρχικό τιμολόγιο. Αν δεν έχει πληρώσει ακόμη, πληρώνει το τιμολόγιο μείον την πίστωση. Αν έχει πληρώσει, η πίστωση μένει στον λογαριασμό του μέχρι να την επιστρέψετε ή να τη συμψηφίσετε με μεταγενέστερο τιμολόγιο — και το πιστωτικό τιμολόγιο είναι το έγγραφο που δείχνει γιατί.
Πότε το εκδίδετε
Κάθε φορά που ένα εκδοθέν τιμολόγιο αποδεικνύεται υπερβολικά υψηλό ή δεν θα έπρεπε να είχε εκδοθεί καθόλου:
- Επιστροφή ή απόρριψη εμπορευμάτων — ο πελάτης στέλνει πίσω είδη ή αρνείται μέρος μιας παράδοσης.
- Λάθος στην τιμή ή στην ποσότητα — λανθασμένη χρέωση, διπλή γραμμή, ώρες χρεωμένες δύο φορές.
- Έκπτωση που συμφωνήθηκε μετά την τιμολόγηση — μείωση καλής θέλησης, έκπτωση όγκου, αποζημίωση για προθεσμία που δεν τηρήθηκε.
- Εργασία που δεν παραδόθηκε — ένα ακυρωμένο ορόσημο που είχε ήδη τιμολογηθεί.
- Διπλό τιμολόγιο — η ίδια εργασία τιμολογήθηκε δύο φορές· πιστώστε το ένα εξ ολοκλήρου.
- Λάθος παραλήπτης ή λάθος στοιχεία — πιστώστε το αρχικό πλήρως και εκδώστε σωστό τιμολόγιο.
Τι πρέπει να περιέχει
Το πιστωτικό τιμολόγιο χρειάζεται σχεδόν ό,τι και ένα τιμολόγιο — δείτε τι να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο — συν τη σύνδεση με αυτό που διορθώνει:
- Τον τίτλο «Πιστωτικό τιμολόγιο» (ή «Πιστωτικό σημείωμα»), ποτέ «Τιμολόγιο».
- Δικό του μοναδικό αριθμό, από ξεχωριστή σειρά όπως
ΠΤ-0001. - Την ημερομηνία έκδοσης και τον αριθμό και την ημερομηνία του αρχικού τιμολογίου.
- Τα στοιχεία και των δύο μερών όπως εμφανίζονταν στο αρχικό τιμολόγιο, με ΑΦΜ όπου απαιτείται.
- Τα είδη ή τα ποσά που πιστώνονται, με ποσότητες και τιμές μονάδας, και την αιτία σε μια γραμμή ή σημείωση.
- Τον φόρο που αντιλογίζεται, με τον συντελεστή που χρέωσε το αρχικό τιμολόγιο, και το συνολικό πιστούμενο ποσό.
- Τι ακολουθεί: επιστροφή με τον αρχικό τρόπο πληρωμής, συμψηφισμός με συγκεκριμένο τιμολόγιο ή παραμονή ως υπόλοιπο στον λογαριασμό.
Θετικοί ή αρνητικοί αριθμοί;
Οι συμβάσεις διαφέρουν. Σε πολλές χώρες το πιστωτικό τιμολόγιο εμφανίζει τα πιστούμενα ποσά ως συνηθισμένους θετικούς αριθμούς κάτω από έναν τίτλο που κάνει σαφή την κατεύθυνση — τη δουλειά την κάνει ο τίτλος. Σε άλλες, και στα περισσότερα λογιστικά προγράμματα, εμφανίζεται ως τιμολόγιο με αρνητικά ποσά. Και οι δύο μορφές γίνονται κατανοητές· σημασία έχει το έγγραφο να τιτλοφορείται ως πιστωτικό τιμολόγιο και να παραπέμπει στο αρχικό. Αν το λογιστήριο του πελάτη σας έχει προτίμηση, ακολουθήστε την.
Αρίθμηση και αρχείο
Δώστε στα πιστωτικά τιμολόγια δικό τους πρόθεμα και δική τους σειρά. Αν μοιράζονται αρίθμηση με τα τιμολόγια, κάθε φορά που εκδίδετε ένα εμφανίζεται κενό στη σειρά των τιμολογίων — και τα κενά είναι ακριβώς αυτό για το οποίο ρωτούν οι ελεγκτές. Βέλτιστες πρακτικές αρίθμησης τιμολογίων καλύπτει τα προθέματα και τις ετήσιες επανεκκινήσεις.
Κρατήστε το αρχικό τιμολόγιο όπως ήταν, φυλάξτε το πιστωτικό δίπλα του και, αν χρειάζεται διορθωμένο τιμολόγιο, εκδώστε το με τον επόμενο αριθμό και μια σημείωση που παραπέμπει και στα δύο. Ποτέ μη διαγράψετε το αρχικό: τα τρία έγγραφα μαζί λένε ολόκληρη την ιστορία. Όπου εμπλέκεται ΦΠΑ ή φόρος πωλήσεων, το πιστωτικό τιμολόγιο είναι επίσης αυτό που σας επιτρέπει να μειώσετε τον φόρο που έχετε δηλώσει — ΦΠΑ και φόρος πωλήσεων στα τιμολόγια εξηγεί τα βασικά και πού να ελέγξετε τους τοπικούς κανόνες.
Πιστωτικό, επιστροφή χρημάτων ή ακύρωση τιμολογίου
Η επιστροφή χρημάτων είναι χρήματα που γυρίζουν στον πελάτη· το πιστωτικό τιμολόγιο είναι το έγγραφο που τη δικαιολογεί. Μπορείτε να εκδώσετε πιστωτικό χωρίς επιστροφή χρημάτων (η πίστωση συμψηφίζεται με το επόμενο τιμολόγιο) και δεν πρέπει να επιστρέφετε χρήματα χωρίς αυτό. Η ακύρωση ενός τιμολογίου — η διαγραφή του από τα αρχεία σας σαν να μην υπήρξε ποτέ — είναι αποδεκτή μόνο αν δεν στάλθηκε ποτέ. Μόλις φύγει από τα εξερχόμενά σας, ακυρώστε το με πιστωτικό τιμολόγιο για ολόκληρο το ποσό.
Η ίδια διάκριση ξεχωρίζει το πιστωτικό από τα υπόλοιπα έγγραφα γύρω από ένα τιμολόγιο: η προσφορά προτείνει, το τιμολόγιο απαιτεί, η απόδειξη επιβεβαιώνει, το πιστωτικό αντιστρέφει. Τιμολόγιο, απόδειξη ή προσφορά τα βάζει δίπλα δίπλα.
Πώς το εκδίδετε στο SimpleInvoice
Ανοίξτε το αρχικό τιμολόγιο, αντιγράψτε το και αλλάξτε τον τίτλο στο μπλοκ της κεφαλίδας σε Πιστωτικό τιμολόγιο. Ορίστε στο πεδίο αριθμού τη δική σας σειρά πιστωτικών, κρατήστε μόνο τις γραμμές που πιστώνονται (ή προσθέστε μία γραμμή που περιγράφει την πίστωση), αφήστε τον φόρο όπως ήταν στο αρχικό και χρησιμοποιήστε το μπλοκ σημειώσεων για «Πίστωση έναντι του τιμολογίου INV-0042 της 2ας Μαρτίου — επιστροφή ειδών» και για το τι γίνεται με τα χρήματα. Εξαγάγετε το PDF και στείλτε το με το ίδιο μοτίβο θέματος που χρησιμοποιείτε για τα τιμολόγια. Αποθηκεύστε το αποτέλεσμα ως πρότυπο, ώστε το επόμενο να απέχει ένα κλικ — η συλλογή προτύπων δείχνει πώς συνδυάζονται τα έτοιμα στιλ και τα αποθηκευμένα πρότυπα.
Ερωτήσεις
Μπορώ απλώς να διορθώσω το τιμολόγιο αντί να εκδώσω πιστωτικό;
Μόνο αν δεν έχει σταλεί. Από τη στιγμή που το έχει ο πελάτης, το τιμολόγιο είναι παραστατικό και από τη δική του πλευρά, και σε πολλές χώρες φορολογικό έγγραφο· διορθώστε το με πιστωτικό τιμολόγιο και, αν χρειάζεται, με νέο τιμολόγιο.
Μπορεί ένα πιστωτικό τιμολόγιο να αφορά μέρος μόνο ενός τιμολογίου;
Ναι. Τα μερικά πιστωτικά είναι η συνηθισμένη περίπτωση — ένα επιστρεφόμενο είδος, μία υπερχρεωμένη γραμμή. Απαριθμήστε μόνο ό,τι πιστώνεται και παραπέμψτε στο αρχικό τιμολόγιο, ώστε να είναι σαφές ότι το υπόλοιπο οφείλεται ακόμη.
Μπορεί ο πελάτης να μου εκδώσει πιστωτικό τιμολόγιο;
Ο αγοραστής μπορεί να στείλει χρεωστικό σημείωμα ζητώντας πίστωση, αλλά το ίδιο το πιστωτικό τιμολόγιο προέρχεται από τον πωλητή — από το μέρος που εξέδωσε το τιμολόγιο που διορθώνεται.