Το να κυνηγάτε χρήματα είναι το μέρος του ελεύθερου επαγγέλματος που κανείς δεν απολαμβάνει και η ενόχληση κάνει τους ανθρώπους να περιμένουν πολύ και μετά να γράφουν πολύ απότομα. Μια ακολουθία υπενθυμίσεων διορθώνει και τα δύο προβλήματα: στέλνετε το επόμενο μήνυμα με πρόγραμμα αντί όταν κορυφώνεται η απογοήτευση και κάθε μήνυμα είναι ήδη γραμμένο.
Τα πρότυπα παρακάτω κλιμακώνονται σε τέσσερα βήματα. Καθένα δηλώνει τα γεγονότα — αριθμός τιμολογίου, ποσό, ημερομηνία λήξης — επισυνάπτει ξανά το τιμολόγιο και ζητά ένα συγκεκριμένο πράγμα. Αντικαταστήστε τα μέρη σε αγκύλες και κρατήστε τον τόνο· οι καθυστερημένες πληρωμές είναι συνήθως διοικητικές και όχι σκόπιμες και μια υπενθύμιση που υποθέτει καλή πίστη πληρώνεται γρηγορότερα από μία που δεν το κάνει. Το Simple Invoice δημιουργεί το έγγραφο αλλά δεν παρακολουθεί την κατάστασή του, οπότε κρατήστε τις ημερομηνίες λήξης στα δικά σας αρχεία.
Βήμα 0 — Ευγενική σημείωση πριν από την ημερομηνία λήξης
Για μεγαλύτερα τιμολόγια ή νέους πελάτες, μια σύντομη σημείωση λίγες ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης πιάνει προβλήματα όσο υπάρχει ακόμα χρόνος να διορθωθούν: το τιμολόγιο πήγε σε λάθος γραμματοκιβώτιο, ο αριθμός εντολής αγοράς δεν ταίριαξε, ο εγκρίνων λείπει. Δεν είναι καταδίωξη, οπότε κρατήστε το ελαφρύ.
- Θέμα: Τιμολόγιο [INV-0042] — λήξη [ημερομηνία]
- «Γεια σας [όνομα], μια σύντομη σημείωση ότι το τιμολόγιο [INV-0042] για [ποσό] λήγει στις [ημερομηνία]. Το επισυνάπτω ξανά για ευκολία. Αν χρειάζεται κάτι από την πλευρά μου για να το επεξεργαστείτε, ενημερώστε με. Ευχαριστώ, [εσείς]»
Βήμα 1 — Πρώτη υπενθύμιση, μία έως τρεις ημέρες μετά τη λήξη
Υποθέστε ότι ξέφυγε. Δώστε τα γεγονότα, επισυνάψτε το τιμολόγιο, ρωτήστε πότε μπορείτε να περιμένετε πληρωμή. Στείλτε το στη διεύθυνση λογιστηρίου και κοινοποιήστε την επαφή σας.
- Θέμα: Εκπρόθεσμο: τιμολόγιο [INV-0042] — [ποσό] λήξη [ημερομηνία]
- «Γεια σας [όνομα], το τιμολόγιο [INV-0042] για [ποσό] έληξε στις [ημερομηνία] και δεν έχω λάβει ακόμη πληρωμή. Το επισυνάπτω ξανά. Θα μπορούσατε να με ενημερώσετε πότε έχει προγραμματιστεί ή αν κάτι το καθυστερεί; Τα στοιχεία πληρωμής είναι στο τιμολόγιο· η αναφορά είναι [INV-0042]. Ευχαριστώ, [εσείς]»
Βήμα 2 — Δεύτερη υπενθύμιση, περίπου μία εβδομάδα αργότερα
Ακόμα ευγενική, τώρα συγκεκριμένη. Ονομάστε τον αριθμό ημερών καθυστέρησης, ζητήστε ημερομηνία πληρωμής και αναφέρετε τους όρους σας αν περιλαμβάνουν τόκους υπερημερίας — ως γεγονός, όχι ως απειλή.
- Θέμα: Δεύτερη υπενθύμιση: τιμολόγιο [INV-0042] πλέον [n] ημέρες εκπρόθεσμο
- «Γεια σας [όνομα], το τιμολόγιο [INV-0042] για [ποσό] είναι πλέον [n] ημέρες μετά την ημερομηνία λήξης [ημερομηνία]. Θα εκτιμούσα επιβεβαιωμένη ημερομηνία πληρωμής έως [ημερομηνία λίγων ημερών]. Όπως ορίζεται στους όρους του τιμολογίου, τα εκπρόθεσμα ποσά μπορεί να υπόκεινται σε τόκους όπως επιτρέπει ο νόμος, τους οποίους θα προτιμούσα να μην εφαρμόσω. Αν το τιμολόγιο έχει αμφισβητηθεί ή χρειάζεται διόρθωση, πείτε μου ώστε να το λύσω. Το τιμολόγιο επισυνάπτεται. Ευχαριστώ, [εσείς]»
Βήμα 3 — Τελική ειδοποίηση, δύο έως τρεις εβδομάδες εκπρόθεσμο
Σύντομη, επίσημη, με προθεσμία και δηλωμένο επόμενο βήμα. Απευθύνετέ την στο λογιστήριο και στην ανώτερη επαφή που έχετε. Παύστε κάθε συνεχιζόμενη εργασία για εκείνον τον πελάτη μέχρι να λυθεί και πείτε το.
- Θέμα: Τελική ειδοποίηση: τιμολόγιο [INV-0042] — [ποσό] εκπρόθεσμο από [ημερομηνία]
- «Αγαπητέ/ή [όνομα], παρά τις προηγούμενες υπενθυμίσεις στις [ημερομηνίες], το τιμολόγιο [INV-0042] για [ποσό], με λήξη [ημερομηνία], παραμένει απλήρωτο. Παρακαλούμε κανονίστε πληρωμή έως [προθεσμία, περίπου επτά ημέρες]. Αν δεν ληφθεί πληρωμή έως τότε, θα [εφαρμόσω τους τόκους υπερημερίας των όρων μας / αναστείλω περαιτέρω εργασία / παραπέμψω το θέμα για επίσημη ανάκτηση]. Αν θεωρείτε ότι αυτό το τιμολόγιο είναι λάθος, επικοινωνήστε μαζί μου πριν από εκείνη την ημερομηνία. Αντίγραφο επισυνάπτεται. Με εκτίμηση, [εσείς]»
Το τηλεφώνημα στη μέση
Ανάμεσα στα βήματα 2 και 3, ένα δίλεπτο τηλεφώνημα στο λογιστήριο κάνει συχνά ό,τι δεν έκαναν τρία email. Ρωτήστε αν το τιμολόγιο έχει ληφθεί και εγκριθεί, αν λείπει εντολή αγοράς ή αρχείο προμηθευτή και πότε είναι ο επόμενος κύκλος πληρωμών. Σημειώστε το όνομα του ατόμου και τι είπε και μετά επιβεβαιώστε το με email. Τα περισσότερα κολλημένα τιμολόγια είναι κολλημένα σε βήμα που κανείς δεν σας είπε.
Μετά την τελική ειδοποίηση
Αν περάσει η προθεσμία, κάντε ό,τι είπατε ότι θα κάνετε. Επιλογές, περίπου με σειρά κλιμάκωσης: εφαρμόστε τους τόκους και την αποζημίωση που επιτρέπουν οι όροι σας και ο τοπικός νόμος και εκδώστε ενημερωμένη κατάσταση· σταματήστε την εργασία και κρατήστε παραδοτέα που δεν έχετε ακόμη παραδώσει· στείλτε επίσημη επιστολή πριν από ενέργεια· χρησιμοποιήστε διαδικασία μικροδιαφορών ή ισοδύναμο δικαστήριο, που σε πολλές χώρες είναι σχεδιασμένο ακριβώς γι’ αυτό και δεν χρειάζεται δικηγόρο· ή παραδώστε την οφειλή σε εισπρακτική εταιρεία. Ποια από αυτά είναι διαθέσιμα και λογικά εξαρτάται από το πού βρίσκεστε εσείς και ο πελάτης και από το ποσό.
Όποια κι αν είναι η έκβαση, καταγράψτε την στο δικό σας μητρώο. Σημειώστε το τιμολόγιο ως πληρωμένο όταν εξοφληθεί ή ως άκυρο αν το διαγράψετε, ώστε η ακολουθία σας να μένει πλήρης και τα αρχεία σας να εξηγούν τον εαυτό τους.
Όταν είναι εκπρόθεσμα πολλά τιμολόγια
Κυνηγήστε πελάτη με περισσότερα από ένα εκπρόθεσμα τιμολόγια με μία κατάσταση αντί μήνυμα ανά τιμολόγιο: σύντομος πίνακας αριθμών τιμολογίων, ημερομηνιών, ποσών και ημερών καθυστέρησης, με το σύνολο στο κάτω μέρος. Φτιάξτε τον από τα αρχεία πληρωμών που κρατάτε εκτός του Simple Invoice ή δημιουργήστε έγγραφο μόνο με μπλοκ κειμένου από το πρότυπο Minimal που παραθέτει τα εκκρεμή είδη.
Αποφεύγοντας το επόμενο
Η καλύτερη υπενθύμιση είναι εκείνη που δεν στέλνετε. Ο οδηγός τιμολόγησης ως ελεύθερος επαγγελματίας καλύπτει τις συνήθειες που μειώνουν τις καθυστερημένες πληρωμές: όροι συμφωνημένοι εκ των προτέρων, εντολή αγοράς στα χέρια πριν ξεκινήσετε, προκαταβολές και ορόσημα για μεγαλύτερα έργα, τιμολόγιο που έχει ό,τι χρειάζεται ο εγκρίνων και εβδομαδιαία ματιά στη λίστα εκπρόθεσμων ώστε κανένα τιμολόγιο να μην γεράσει απαρατήρητο.
Ερωτήσεις
Πόσο σύντομα μετά τη λήξη να στείλω την πρώτη υπενθύμιση;
Μία έως τρεις εργάσιμες ημέρες. Η μεγαλύτερη αναμονή σηματοδοτεί ότι η ημερομηνία λήξης ήταν ευέλικτη· η αποστολή την ίδια την ημερομηνία λήξης μπορεί να φανεί πρόωρη για πελάτη του οποίου η μεταφορά είναι ήδη σε εξέλιξη.
Να είμαι αυστηρότερος αν ο πελάτης είναι μεγάλη εταιρεία;
Όχι αυστηρότερος — πιο διαδικαστικός. Οι μεγάλες εταιρείες πληρώνουν μέσω διαδικασιών· η ταχύτερη διαδρομή είναι να βρείτε σε ποιο βήμα έχει κολλήσει το τιμολόγιο (λήφθηκε, αντιστοιχίστηκε σε εντολή αγοράς, εγκρίθηκε, προγραμματίστηκε) και να ζητήσετε εκείνο το βήμα. Κρατήστε τον αυστηρό τόνο για πελάτη που έχει επιβεβαιώσει την οφειλή και εξακολουθεί να μην πληρώνει.
Να χρεώσω πραγματικά το τέλος υπερημερίας;
Η αναφορά του προχωρά τα τιμολόγια· η χρέωσή του είναι κρίση για τη σχέση με τον πελάτη. Πολλοί ελεύθεροι επαγγελματίες το εφαρμόζουν σε τελική ειδοποίηση και το παραιτούνται μόλις πληρωθούν. Αν πείτε ότι θα το χρεώσετε, κάντε το — διαφορετικά η επόμενη υπενθύμιση δεν έχει βάρος.