Τα περισσότερα τιμολόγια ταξιδεύουν με email, και το email καθορίζει πόσο γρήγορα θα πληρωθούν. Ένα σαφές θέμα κάνει το μήνυμα να ανοιχτεί· ένα σύντομο σώμα λέει στον αναγνώστη τι να κάνει· το συνημμένο PDF δίνει στο λογιστήριό του ό,τι χρειάζεται για να το καταχωρίσει. Αστοχήστε σε οποιοδήποτε από τα τρία και το τιμολόγιο θα περιμένει σε ένα γραμματοκιβώτιο μέχρι να το ζητήσει κάποιος.
Αυτός ο οδηγός σας δίνει τη δομή ενός καλού email τιμολογίου, τις λεπτομέρειες που πρέπει να ελέγξετε πριν πατήσετε αποστολή και πέντε πρότυπα που μπορείτε να επικολλήσετε και να προσαρμόσετε — για πρώτο τιμολόγιο, για συνηθισμένο, για προκαταβολή, για επιβεβαίωση πληρωμής και για ευγενική υπενθύμιση. Το ίδιο το τιμολόγιο θέλει ένα λεπτό στο SimpleInvoice: εξαγάγετε το PDF και επισυνάψτε το.
Το θέμα του μηνύματος
Τα γραμματοκιβώτια των λογιστηρίων δεν διαβάζονται, αναζητούνται. Βάλτε τα στοιχεία στο θέμα ώστε το μήνυμα να βρίσκεται αργότερα: τη λέξη *Τιμολόγιο*, τον αριθμό, την επωνυμία σας και, προαιρετικά, το ποσό ή την ημερομηνία λήξης. Το Τιμολόγιο INV-0042 από Northwind Studio — λήξη 16 Μαρτίου λέει στον αναγνώστη τα πάντα πριν καν το ανοίξει. Αποφύγετε αόριστα θέματα («Πληρωμή», «Κάτι γρήγορο») και διαφημιστική γλώσσα που τα φίλτρα μπορεί να θεωρήσουν ανεπιθύμητη.
Κρατήστε το ίδιο μοτίβο σε κάθε τιμολόγιο που στέλνετε. Ένα συνεπές θέμα είναι ο τρόπος με τον οποίο ο πελάτης βρίσκει όλα τα δικά σας με μία αναζήτηση.
Το σώμα: τέσσερις γραμμές
Το σώμα δεν είναι το τιμολόγιο — το τιμολόγιο είναι το PDF. Το email χρειάζεται μόνο να το συστήσει. Τέσσερα σύντομα μέρη αρκούν:
- Χαιρετισμός και μία γραμμή πλαισίου: για τι είναι το τιμολόγιο, με τα λόγια του πελάτη (το όνομα του έργου, ο μήνας, το ορόσημο).
- Τα στοιχεία: αριθμός τιμολογίου, ποσό, ημερομηνία λήξης. Επαναλάβετέ τα παρότι υπάρχουν στο PDF· ο αναγνώστης μπορεί να ενεργήσει μόνο από το email.
- Πώς να πληρώσει: ο τρόπος που προτιμάτε και πού βρίσκονται τα στοιχεία («τα τραπεζικά στοιχεία είναι στο τιμολόγιο» ή ο σύνδεσμος πληρωμής).
- Κλείσιμο: διάθεση να απαντήσετε σε ερωτήσεις, ένα ευχαριστώ, το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Η επισύναψη του PDF
Επισυνάψτε το τιμολόγιο ως PDF, όχι ως σύνδεσμο προς έγγραφο που μπορεί να αλλάξει ούτε ως εικόνα. Ονομάστε το αρχείο ώστε να ταξινομείται και να αναζητείται καλά: το INV-0042-Northwind-Studio.pdf υπερτερεί του timologio.pdf. Το SimpleInvoice εξάγει πραγματικό PDF από τον διάλογο εκτύπωσης με διανυσματικό κείμενο, ώστε ο αριθμός, τα ποσά και τα τραπεζικά στοιχεία να επιλέγονται και να αναζητούνται στο σύστημα του πελάτη.
Πριν το επισυνάψετε, ελέγξτε τρία πράγματα που προκαλούν τις περισσότερες επιστροφές: η επωνυμία και η διεύθυνση του πελάτη είναι όπως τις έδωσε, ο αριθμός τιμολογίου είναι καινούριος και το σύνολο συμφωνεί με ό,τι συμφωνήθηκε. Τι να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο είναι η πλήρης λίστα ελέγχου.
Πρότυπο 1: πρώτο τιμολόγιο σε νέο πελάτη
Θέμα: Τιμολόγιο INV-0042 από Northwind Studio — σχεδιασμός ιστοσελίδας
Καλημέρα Dana, ευχαριστούμε ξανά που μας εμπιστευτήκατε τον ανασχεδιασμό της ιστοσελίδας. Επισυνάπτεται το τιμολόγιό μας INV-0042 ύψους 7.296,00 $, που καλύπτει την εταιρική ταυτότητα, τον σχεδιασμό του ιστότοπου και τις δύο συναντήσεις αξιολόγησης που συμφωνήσαμε τον Ιανουάριο. Η πληρωμή λήγει στις 16 Μαρτίου· τα τραπεζικά μας στοιχεία είναι στο τιμολόγιο και το έμβασμα είναι ο πιο βολικός τρόπος για εμάς. Αν το λογιστήριό σας χρειάζεται έντυπο προμηθευτή ή διαφορετική διεύθυνση τιμολόγησης, πείτε μου. Με εκτίμηση, Sam · Northwind Studio · hello@northwind.example
Πρότυπο 2: τακτικό ή μηνιαίο τιμολόγιο
Θέμα: Τιμολόγιο INV-0057 — Northwind Studio, πάγια Μαρτίου
Καλημέρα Dana, επισυνάπτεται το τιμολόγιο INV-0057 για την πάγια συνεργασία Μαρτίου, 2.400,00 $, με λήξη στις 31 Μαρτίου. Ίδια τραπεζικά στοιχεία όπως πάντα. Ευχαριστώ, όπως πάντα — Sam
Στα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια, όσο πιο σύντομα τόσο καλύτερα: ο πελάτης ξέρει τι είναι. Κρατήστε τα στοιχεία, αφαιρέστε την εξήγηση.
Πρότυπα 3 και 4: τιμολόγιο προκαταβολής και επιβεβαίωση πληρωμής
Θέμα: Τιμολόγιο προκαταβολής INV-0061 — Northwind Studio, ανοιξιάτικη καμπάνια
Καλημέρα Dana, επισυνάπτεται το τιμολόγιο προκαταβολής INV-0061 ύψους 3.000,00 $, το συμφωνημένο πενήντα τοις εκατό για να ξεκινήσει η ανοιξιάτικη καμπάνια. Μόλις εκκαθαριστεί, ξεκινάμε στις ημερομηνίες της πρότασης· το υπόλοιπο θα τιμολογηθεί με την παράδοση, εμφανίζοντας αυτή την προκαταβολή ως εξοφλημένη. Λήξη 10 Απριλίου. Ευχαριστώ — Sam
Θέμα: Τιμολόγιο INV-0042 — εξοφλήθηκε, ευχαριστούμε
Καλημέρα Dana, επιβεβαιώνω ότι η πληρωμή των 7.296,00 $ για το τιμολόγιο INV-0042 έφτασε σήμερα. Επισυνάπτεται το τιμολόγιο με σήμανση εξόφλησης για το αρχείο σας. Ήταν χαρά μας η συνεργασία — Sam
Η επιβεβαίωση πληρωμής είναι προαιρετική αλλά εκτιμάται· κάποιοι πελάτες τη χρειάζονται αντί για απόδειξη. Τιμολόγιο, απόδειξη ή προσφορά εξηγεί πότε αναμένεται ξεχωριστή απόδειξη.
Πρότυπο 5: η πρώτη υπενθύμιση
Θέμα: Υπενθύμιση: το τιμολόγιο INV-0042 έληξε στις 16 Μαρτίου
Καλημέρα Dana, μια σύντομη υπενθύμιση ότι το τιμολόγιο INV-0042 ύψους 7.296,00 $ έληγε στις 16 Μαρτίου και δεν έχουμε λάβει ακόμη την πληρωμή. Το επισυνάπτω ξανά σε περίπτωση που χάθηκε. Αν είναι ήδη καθ' οδόν, αγνοήστε το μήνυμα· διαφορετικά, μπορείτε να μου πείτε πότε να την περιμένουμε; Ευχαριστώ, Sam
Στείλτε το λίγες ημέρες μετά τη λήξη, με την καλή πρόθεση δεδομένη, και επισυνάψτε ξανά το PDF. Για τη δεύτερη και την τρίτη υπενθύμιση, και για το τι κάνετε όταν αγνοούνται, δείτε τα πρότυπα υπενθύμισης εκπρόθεσμου τιμολογίου.
Μικρές συνήθειες που επιταχύνουν την πληρωμή
Στείλτε το τιμολόγιο την ημέρα που παραδίδετε την εργασία, όσο είναι φρέσκια. Ρωτήστε τους νέους πελάτες εξαρχής ποιος παραλαμβάνει τα τιμολόγια και αν χρειάζονται αριθμό παραγγελίας πάνω τους — και βάλτε τον. Χρησιμοποιήστε μία διεύθυνση αποστολέα και ένα μοτίβο θέματος, ώστε τα τιμολόγιά σας να βρίσκονται εύκολα. Και ορίστε συνειδητά την ημερομηνία λήξης: οι όροι πληρωμής τιμολογίου δείχνουν πώς οι προθεσμίες, οι προκαταβολές και μια μικρή έκπτωση για πρόωρη εξόφληση αλλάζουν την ταχύτητα με την οποία φτάνουν τα χρήματα.
Ερωτήσεις
Το τιμολόγιο πάει στο σώμα του email ή ως συνημμένο;
Ως συνημμένο, σε PDF, με τα βασικά στοιχεία — αριθμό, ποσό, ημερομηνία λήξης — επαναλαμβανόμενα στο σώμα. Το PDF είναι το παραστατικό που κρατά το σύστημα του πελάτη· το σώμα είναι αυτό που κινητοποιεί.
Σε ποιον πρέπει να στείλω το τιμολόγιο;
Στο πρόσωπο ή στο γραμματοκιβώτιο που διεκπεραιώνει τις πληρωμές, με κοινοποίηση σε αυτόν που ανέθεσε την εργασία. Ρωτήστε το από την πρώτη μέρα· το «στείλ' το στο accounts@…» είναι φυσιολογική απάντηση και εκεί το τιμολόγιο φτάνει γρηγορότερα απ' ό,τι στο προσωπικό γραμματοκιβώτιο της επαφής σας.
Πόσο σύντομα να υπενθυμίσω για ανεξόφλητο τιμολόγιο;
Μια φιλική υπενθύμιση δύο ή τρεις εργάσιμες μετά τη λήξη είναι φυσιολογική και αναμενόμενη. Ανεβάστε τον τόνο, όχι τη συχνότητα: ένα μήνυμα την εβδομάδα είναι υπεραρκετό.