Faturaların çoğu e-postayla yolculuk eder ve ne kadar hızlı ödeneceklerine e-posta karar verir. Net bir konu satırı mesajın açılmasını sağlar; kısa bir gövde okuyucuya ne yapacağını söyler; ekteki PDF finans ekibine işlemi yapmak için gerekeni verir. Üçünden birinde hata yapın, fatura biri sorana kadar bir gelen kutusunda bekler.
Bu rehber size iyi bir fatura e-postasının yapısını, göndermeden önce kontrol edilecek ayrıntıları ve yapıştırıp uyarlayabileceğiniz beş şablon veriyor — ilk fatura, rutin fatura, avans, ödeme teyidi ve nazik bir hatırlatma için. Faturanın kendisi SimpleInvoice içinde bir dakika sürüyor: PDF'i dışa aktarın ve ekleyin.
Konu satırı
Finans gelen kutuları okunmaz, aranır. Mesajın sonradan bulunabilmesi için bilgileri konuya koyun: *Fatura* kelimesi, numara, işletmenizin adı ve isteğe bağlı olarak tutar veya vade tarihi. Northwind Studio'dan INV-0042 faturası — vade 16 Mart okuyucuya açmadan önce her şeyi söyler. Belirsiz konulardan («Ödeme», «Kısa bir şey») ve filtrelerin spam sayabileceği pazarlama dilinden kaçının.
Gönderdiğiniz her faturada aynı kalıbı koruyun. Tutarlı bir konu satırı, müşterinin tüm faturalarınızı tek aramayla bulma yoludur.
Gövde: dört satır
Gövde fatura değildir — fatura PDF'tir. E-postanın tek işi onu takdim etmektir. Dört kısa bölüm bu işi görür:
- Selamlama ve bir satır bağlam: faturanın ne için olduğu, müşterinin diliyle (proje adı, ay, aşama).
- Bilgiler: fatura numarası, tutar, vade tarihi. PDF'te olsalar da tekrarlayın; okuyucu yalnızca e-postaya bakarak işlem yapabilir.
- Nasıl ödeneceği: tercih ettiğiniz yöntem ve bilgilerin nerede olduğu («banka bilgileri faturada» ya da ödeme bağlantısı).
- Kapanış: soruları yanıtlama teklifi, bir teşekkür, adınız ve iletişim bilgileriniz.
PDF'i eklemek
Faturayı PDF olarak ekleyin; değişebilecek bir belgeye bağlantı olarak değil, görsel olarak da değil. Dosyayı iyi sıralanacak ve aranacak şekilde adlandırın: INV-0042-Northwind-Studio.pdf, fatura.pdf dosyasından iyidir. SimpleInvoice yazdırma penceresinden vektörel metinli gerçek bir PDF dışa aktarır; böylece numara, tutarlar ve banka bilgileri müşterinin sisteminde seçilebilir ve aranabilir olur.
Eklemeden önce, geri dönüşlerin çoğuna yol açan üç şeyi kontrol edin: müşterinin ticaret unvanı ve adresi verdikleri gibi mi, fatura numarası yeni mi ve toplam kararlaştırılanla uyuşuyor mu. Faturada neler olmalı tam kontrol listesidir.
Şablon 1: yeni müşteriye ilk fatura
Konu: Northwind Studio'dan INV-0042 faturası — web sitesi tasarımı
Merhaba Dana, web sitesi yenilemesi için bizi tercih ettiğiniz için tekrar teşekkürler. Ekte INV-0042 numaralı, 7.296,00 $ tutarındaki faturamız yer alıyor; marka kimliğini, site tasarımını ve ocak ayında kararlaştırdığımız iki değerlendirme oturumunu kapsıyor. Son ödeme tarihi 16 Mart; banka bilgilerimiz faturada ve bizim için en kolayı havale. Finans ekibinizin tedarikçi formuna veya farklı bir fatura adresine ihtiyacı olursa bana bildirmeniz yeterli. Saygılarımla, Sam · Northwind Studio · hello@northwind.example
Şablon 2: rutin veya aylık fatura
Konu: INV-0057 faturası — Northwind Studio, mart ayı hizmet bedeli
Merhaba Dana, ekte mart ayı hizmet bedeli için INV-0057 numaralı, 2.400,00 $ tutarındaki fatura var; son ödeme 31 Mart. Banka bilgileri her zamanki gibi. Her zamanki gibi teşekkürler — Sam
Yinelenen faturalarda kısa olan daha iyidir: müşteri neyin ne olduğunu biliyor. Bilgileri bırakın, açıklamayı çıkarın.
Şablon 3 ve 4: avans faturası ve ödeme teyidi
Konu: Avans faturası INV-0061 — Northwind Studio, bahar kampanyası
Merhaba Dana, ekte bahar kampanyasına başlamak için kararlaştırdığımız yüzde ellilik tutar olan 3.000,00 $ için INV-0061 numaralı avans faturası var. Ödeme hesabımıza geçtiğinde teklifteki tarihlerde başlayacağız; kalan tutar teslimatta, bu avans ödenmiş olarak gösterilerek faturalanacak. Son ödeme 10 Nisan. Teşekkürler — Sam
Konu: INV-0042 faturası — ödendi, teşekkürler
Merhaba Dana, INV-0042 numaralı fatura için 7.296,00 $ tutarındaki ödemenin bugün ulaştığını teyit ederim. Kayıtlarınız için ödendi olarak işaretlenmiş faturayı ekliyorum. Sizinle çalışmak keyifliydi — Sam
Ödeme teyidi isteğe bağlıdır ama takdir edilir; bazı müşteriler makbuz yerine buna ihtiyaç duyar. Fatura, makbuz ve teklif ayrı bir makbuzun ne zaman beklendiğini açıklıyor.
Şablon 5: ilk hatırlatma
Konu: Hatırlatma: INV-0042 faturasının vadesi 16 Mart'tı
Merhaba Dana, kısa bir not: INV-0042 numaralı, 7.296,00 $ tutarındaki faturanın vadesi 16 Mart'tı ve ödemeyi henüz almadık. Kaybolmuş olma ihtimaline karşı yeniden ekliyorum. Ödeme zaten yoldaysa bu mesajı dikkate almayın; değilse ne zaman bekleyebileceğimizi bildirebilir misiniz? Teşekkürler, Sam
Bunu vadeden birkaç gün sonra gönderin, iyi niyet varsayın ve PDF'i tekrar ekleyin. İkinci ve üçüncü hatırlatmalar ve yok sayıldıklarında ne yapılacağı için geciken fatura hatırlatma şablonlarına bakın.
Ödemeyi hızlandıran küçük alışkanlıklar
Faturayı işi teslim ettiğiniz gün, konu tazeyken gönderin. Yeni müşterilere en baştan faturaları kimin aldığını ve üzerinde bir sipariş numarası isteyip istemediklerini sorun — sonra da onu koyun. Tek bir gönderen adresi ve tek bir konu kalıbı kullanın ki faturalarınız kolay bulunsun. Ve vade tarihini bilinçli belirleyin: fatura ödeme koşulları, vadelerin, avansların ve küçük bir erken ödeme indiriminin paranın geliş hızını nasıl değiştirdiğini gösteriyor.
Sorular
Fatura e-postanın gövdesinde mi olmalı, ekte mi?
Ekte, PDF olarak; temel bilgiler — numara, tutar, vade — gövdede de tekrarlanmalı. PDF, müşterinin finans sisteminin sakladığı kayıttır; gövde ise harekete geçiren şeydir.
Faturayı kime göndermeliyim?
Ödemeleri işleyen kişiye veya posta kutusuna, işi talep eden kişiyi bilgi olarak ekleyerek. Bunu ilk gün sorun; «accounts@… adresine gönderin» normal bir yanıttır ve fatura oraya, kişisel gelen kutusuna gittiğinden daha hızlı ulaşır.
Ödenmemiş bir faturayı ne kadar sonra hatırlatmalıyım?
Vadeden iki üç iş günü sonra dostane bir hatırlatma normaldir ve beklenir. Sıklığı değil, tonu yükseltin: haftada bir mesaj fazlasıyla yeterlidir.