お金を催促することは、フリーランスの仕事の中で誰も楽しめない部分です。その気まずさのせいで、人は待ちすぎたあげく、きつく書きすぎてしまいます。督促の段取りを決めておけば、この 2 つが同時に解決します。次のメッセージは苛立ちが頂点に達したときではなく決めた予定どおりに送られ、そしてその文面はすでに書かれているからです。
以下のテンプレートは 4 段階で強まります。それぞれが請求書番号、金額、支払期限を述べ、請求書を再添付し、1 つの具体的なことを求めます。Simple Invoice は書類を作りますがステータスは追跡しないため、支払期限は自分の記録で管理してください。
ステップ 0 — 支払期限前のご案内
金額の大きい請求書や新しい取引先には、支払期限の数日前に短く連絡すると、まだ直せるうちに問題を拾えます。請求書が違うメールボックスに届いていた、発注番号が一致しなかった、承認者が不在だった。催促ではないので、軽い調子で。
- 件名: 請求書 [INV-0042] — 支払期限 [日付]
- 「[名前] 様 お世話になっております。[金額] の請求書 [INV-0042] の支払期限が [日付] となっておりますので、念のためご連絡いたします。ご確認しやすいよう、改めて添付いたしました。処理にあたり当方で必要なことがございましたら、お知らせください。よろしくお願いいたします。[自分の名前]」
ステップ 1 — 1 回目の督促、支払期限から 1 〜 3 日後
見落とされたものと考えましょう。事実を伝え、請求書を添付し、いつ入金を見込めるか尋ねます。経理のアドレス宛に送り、担当者を CC に入れます。
- 件名: 【期限超過】請求書 [INV-0042] — [金額]、支払期限 [日付]
- 「[名前] 様 お世話になっております。[金額] の請求書 [INV-0042] の支払期限が [日付] でしたが、まだご入金を確認できておりません。改めて添付いたします。お支払いの予定が組まれているか、あるいは何か滞っている点がございましたら、お知らせいただけますでしょうか。お支払い情報は請求書に記載しております。振込の参照は [INV-0042] です。よろしくお願いいたします。[自分の名前]」
ステップ 2 — 2 回目の督促、およそ 1 週間後
丁寧さは保ちつつ、ここからは具体的に。超過日数を示し、支払予定日を求め、取引条件に遅延利息が含まれているなら、脅しとしてではなく事実として言及します。
- 件名: 【再度のご連絡】請求書 [INV-0042]、支払期限を [n] 日超過
- 「[名前] 様 お世話になっております。[金額] の請求書 [INV-0042] は、支払期限 [日付] から [n] 日が経過しております。[数日後の日付] までに、確定したお支払い予定日をお知らせいただけますと幸いです。請求書に記載の取引条件のとおり、支払期限を過ぎた金額には法令で認められる範囲で利息が発生する場合がございますが、適用は避けたいと考えております。本請求書に相違やご不明な点がございましたら、解決いたしますのでお知らせください。請求書を添付いたします。よろしくお願いいたします。[自分の名前]」
ステップ 3 — 最終通告、期限超過から 2 〜 3 週間
短く、形式を整えて、期限と次に取る措置を明記します。宛先は経理部門と、把握している中で最も上位の担当者です。その取引先の進行中の作業は解決まで止め、その旨も伝えます。
- 件名: 【最終通告】請求書 [INV-0042] — [金額]、[日付] より未払い
- 「[名前] 様 [日付] に督促を差し上げましたが、支払期限 [日付] の [金額] の請求書 [INV-0042] は、依然として未払いのままです。[期限、およそ 7 日後] までにお支払いの手配をお願いいたします。同日までにご入金が確認できない場合、[取引条件に定めた遅延利息を適用いたします／以降の作業を停止いたします／正式な債権回収の手続きに移行いたします]。本請求書に誤りがあるとお考えの場合は、その日までにご連絡ください。写しを添付いたします。[自分の名前]」
その間に挟む電話
ステップ 2 と 3 の間に経理部門へ 2 分電話をかけると、3 通のメールでできなかったことが片付くことがよくあります。請求書は受領され承認されているか、発注書や取引先登録が欠けていないか、次の支払処理はいつか、を尋ねます。応対した人の名前と話した内容を記録し、メールで確認を残しましょう。止まっている請求書のほとんどは、誰も教えてくれなかった段階で引っかかっています。
最終通告の後
期限が過ぎたら、言ったとおりに実行します。選択肢は、おおむね段階の順に次のとおりです。取引条件と現地法が認める利息と補償金を適用し、更新した明細書を発行する。作業を止め、まだ引き渡していない成果物を保留する。提訴前の正式な通知書を送る。少額裁判やそれに相当する裁判手続を使う。多くの国ではまさにこのために設計されており、弁護士も不要です。あるいは債権回収会社に委託する。このうちどれが利用でき、どれが妥当かは、あなたと取引先の所在地、そして金額によって変わります。
結果がどうであれ、自分の台帳に記録してください。解決したら入金済み、貸倒れなら無効と記して、番号列を説明できる状態に保ちます。
複数の請求書が期限超過のとき
期限超過の請求書が複数ある取引先には、請求書ごとではなく 1 通の明細書で催促します。Simple Invoice 外で管理している支払記録から表を作るか、ミニマルプリセットで未払い項目を並べた書類を作ります。
次を起こさないために
いちばん良い督促は、送らずに済む督促です。フリーランスの請求書発行の方法では、支払遅延を減らす習慣を扱っています。条件を前もって合意すること、始める前に発注番号を手に入れること、大きな案件では手付金とマイルストーンを使うこと、承認者が必要とするものがすべて載った請求書を作ること、そして気づかぬうちに古びる請求書が出ないよう、週に一度は期限超過の一覧を見ること。
質問
支払期限の後、どれくらいで 1 回目の督促を送るべきですか？
1 〜 3 営業日です。それより長く待つと、支払期限は融通が利くという合図になってしまいます。かといって支払期限の当日に送ると、すでに送金手続き中の取引先には気が早い印象を与えかねません。
相手が大企業なら、もっと厳しくすべきですか？
厳しくではなく、手続き寄りに。大企業はプロセスを通じて支払います。いちばん早い道は、請求書がどの段階で止まっているか (受領、発注書との照合、承認、支払予定への組み込み) を突き止め、その段階を進めてもらうよう頼むことです。厳しいトーンは、債務を認めながらそれでも支払わない相手のために取っておきましょう。
遅延損害金は実際に請求すべきですか？
言及するだけでも請求書は前に進みます。実際に請求するかどうかは、取引先との関係についての判断です。多くのフリーランスは最終通告で適用し、支払われた時点で免除しています。請求すると言ったなら、実行してください。そうでなければ、次の督促には重みがなくなります。