Nota korygująca (nota kredytowa, faktura korygująca in minus) to dokument, który anuluje całość lub część faktury już przez Ciebie wystawionej. Mówi w istocie: „jesteście nam winni mniej, niż wynikało z faktury” — bo towar wrócił, cena była błędna, rabat uzgodniono później albo pracy nie dostarczono w całości. Skorygowana kwota albo zmniejsza to, co klient ma jeszcze zapłacić, albo — jeśli już zapłacił — zostaje mu zwrócona lub zaliczona na poczet kolejnej faktury.
Noty korygujące istnieją dlatego, że wysłanej faktury nigdy nie należy edytować ani po cichu usuwać: jest zapisem po obu stronach, a tam, gdzie obowiązuje podatek, także dokumentem podatkowym. Ten poradnik wyjaśnia, kiedy ją wystawić, co musi zawierać, jak ją numerować, by seria faktur została nietknięta, i jak przygotować ją w tym samym układzie co Twoje faktury w SimpleInvoice.
Czym jest nota korygująca
Potraktuj ją jak fakturę z odwróconym znakiem. Zawiera te same strony, odwołuje się do konkretnej faktury pierwotnej i wymienia pozycje lub kwoty, które są korygowane, wraz z podatkiem, który ich dotyczył. Tam, gdzie faktura utworzyła należność, nota korygująca ją zmniejsza. Tam, gdzie faktura naliczyła podatek, nota go odwraca, dzięki czemu rozliczenie podatkowe obu stron pozostaje poprawne.
Dział finansowy klienta podpina ją pod pierwotną fakturę. Jeśli jeszcze nie zapłacił, płaci kwotę faktury pomniejszoną o korektę. Jeśli już zapłacił, korekta zostaje na jego koncie, dopóki jej nie zwrócisz albo nie zaliczysz na poczet późniejszej faktury — a nota korygująca jest dokumentem, który pokazuje dlaczego.
Kiedy ją wystawić
Za każdym razem, gdy wystawiona faktura okaże się zawyżona albo w ogóle nie powinna była powstać:
- Zwrócony lub odrzucony towar — klient odsyła pozycje albo odmawia przyjęcia części dostawy.
- Błąd w cenie lub ilości — zła stawka, zduplikowana pozycja, godziny policzone dwa razy.
- Rabat uzgodniony po wystawieniu faktury — upust dobrej woli, rabat za wolumen, rekompensata za niedotrzymany termin.
- Niewykonana praca — anulowany etap, który już trafił na fakturę.
- Zduplikowana faktura — ta sama praca zafakturowana dwa razy; jedną skoryguj w całości.
- Zły odbiorca lub złe dane — skoryguj pierwotną w całości i wystaw poprawną fakturę.
Co musi zawierać
Nota korygująca potrzebuje niemal wszystkiego tego, co faktura — zobacz co musi być na fakturze — plus powiązania z dokumentem, który poprawia:
- Tytuł „Nota korygująca” (lub „Faktura korygująca”), nigdy „Faktura”.
- Własny unikalny numer z osobnej serii, na przykład
KOR-0001. - Datę wystawienia oraz numer i datę faktury pierwotnej.
- Dane obu stron w brzmieniu z faktury pierwotnej, razem z numerami NIP tam, gdzie są wymagane.
- Korygowane pozycje lub kwoty, z ilościami i cenami jednostkowymi, oraz przyczynę w osobnym wierszu lub w notatce.
- Odwrócony podatek według stawki z faktury pierwotnej i łączną kwotę korekty.
- Co dalej: zwrot tą samą metodą płatności, zaliczenie na wskazaną fakturę albo pozostawienie na koncie klienta.
Kwoty dodatnie czy ujemne?
Praktyka bywa różna. W wielu krajach nota korygująca pokazuje korygowane kwoty jako zwykłe liczby dodatnie pod nagłówkiem, który jasno określa kierunek — całą pracę wykonuje tytuł dokumentu. W innych, a także w większości programów księgowych, przedstawia się ją jako fakturę z kwotami ujemnymi. Obie formy są zrozumiałe; liczy się to, żeby dokument nosił tytuł noty korygującej i odwoływał się do faktury pierwotnej. Jeśli dział finansowy klienta ma swoje preferencje, dostosuj się.
Numeracja i dokumentacja
Nadaj notom korygującym własny prefiks i własną serię. Jeśli dzielą numerację z fakturami, przy każdej korekcie w serii faktur powstaje luka — a o luki pytają audytorzy w pierwszej kolejności. Numerowanie faktur omawia prefiksy i coroczne resetowanie numeracji.
Zachowaj pierwotną fakturę w niezmienionej postaci, trzymaj notę korygującą obok niej, a jeśli potrzebna jest poprawiona faktura — wystaw ją z kolejnym numerem i notatką odsyłającą do obu dokumentów. Nigdy nie usuwaj oryginału: dopiero te trzy dokumenty razem opowiadają całą historię. Tam, gdzie w grę wchodzi VAT lub podatek od sprzedaży, nota korygująca jest też tym, co pozwala obniżyć zadeklarowany podatek — VAT i podatek od sprzedaży na fakturach wyjaśnia podstawy i podpowiada, gdzie sprawdzić lokalne przepisy.
Nota korygująca, zwrot pieniędzy i anulowanie faktury
Zwrot to pieniądze wracające do klienta; nota korygująca to dokument, który go uzasadnia. Możesz wystawić notę bez zwrotu pieniędzy (korekta zostaje zaliczona na kolejną fakturę), ale nie powinieneś zwracać pieniędzy bez noty. Anulowanie faktury — wykreślenie jej z dokumentacji, jakby nigdy nie istniała — jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy nigdy jej nie wysłano. Gdy raz opuściła Twoją skrzynkę, anuluj ją notą korygującą na pełną kwotę.
To samo rozróżnienie oddziela notę korygującą od pozostałych dokumentów wokół faktury: oferta proponuje, faktura żąda, paragon potwierdza, nota korygująca cofa. Faktura, paragon czy oferta zestawia je obok siebie.
Jak wystawić ją w SimpleInvoice
Otwórz pierwotną fakturę, zduplikuj ją i zmień tytuł w bloku nagłówka na Nota korygująca. Ustaw pole numeru na swoją serię not korygujących, zostaw tylko korygowane pozycje (albo dodaj jeden wiersz opisujący korektę), pozostaw podatek taki, jaki był na oryginale, a w bloku notatek wpisz „Korekta do faktury INV-0042 z 2 marca — zwrot towaru” oraz to, co dzieje się z pieniędzmi. Wyeksportuj PDF i wyślij go z tym samym wzorcem tematu, którego używasz przy fakturach. Zapisz efekt jako szablon, żeby kolejna nota była o jedno kliknięcie — galeria szablonów pokazuje, jak współgrają gotowe układy i zapisane szablony.
Pytania
Czy zamiast noty korygującej mogę po prostu poprawić fakturę?
Tylko jeśli nie została wysłana. Gdy klient już ją ma, faktura jest zapisem także po jego stronie, a w wielu jurysdykcjach również dokumentem podatkowym; popraw ją notą korygującą i — w razie potrzeby — nową fakturą.
Czy nota korygująca może dotyczyć tylko części faktury?
Tak. Korekty częściowe to najczęstszy przypadek — jedna zwrócona pozycja, jeden zawyżony wiersz. Wymień wyłącznie to, co korygujesz, i powołaj się na fakturę pierwotną, żeby było jasne, że reszta nadal jest do zapłaty.
Czy klient może wystawić notę korygującą mnie?
Kupujący może przysłać notę obciążeniową z prośbą o korektę, ale sama nota korygująca pochodzi od sprzedawcy — od strony, która wystawiła poprawianą fakturę.