Terminou um trabalho para um cliente e ele pediu-lhe uma fatura — mas você não tem uma empresa. Pode faturar mesmo assim. Uma fatura é um pedido de pagamento de quem forneceu o trabalho e, na maioria dos países, um particular, freelancer ou empresário em nome individual pode emitir uma em nome próprio. O que muda é um punhado de detalhes no documento e, dependendo de onde vive, um registo ou uma declaração que pode ter de fazer.
Este guia cobre como é a fatura de um particular, o que confirmar com a sua autoridade fiscal antes de contar com ela, como numerar e guardar as suas faturas, e como produzir uma fatura limpa no SimpleInvoice sem qualquer configuração de empresa.
Pode faturar sem ter uma empresa?
Em geral, sim. Uma empresa é uma forma de exercer atividade; uma pessoa é outra. A maioria dos sistemas fiscais permite que os particulares obtenham rendimentos de serviços e os declarem na sua declaração pessoal, e muitos têm um estatuto simplificado para isso — empresário em nome individual, trabalhador independente, freelancer, *auto-entrepreneur*, *Kleinunternehmer*, empresa unipessoal. Alguns exigem que se registe antes de faturar, outros só quando o rendimento ultrapassa um limiar, e alguns tratam trabalhos pontuais de forma diferente de uma atividade regular.
A única coisa quase universal: o rendimento é tributável e o cliente pode ter de declarar que lhe pagou. Por isso fature abertamente, com o seu nome verdadeiro, e guarde cópias.
O que muda na fatura
Quase nada. A fatura de um particular tem as mesmas partes que a de uma empresa — veja o que incluir numa fatura — com estas diferenças no bloco De e nos totais:
- O seu nome legal completo onde iria o nome da empresa. Um nome comercial serve, desde que o seu próprio nome também apareça.
- A sua morada de residência ou de trabalho — a que a sua autoridade fiscal conhece.
- O seu identificador fiscal pessoal onde as regras locais o exigem (um número de contribuinte, um documento de identificação nacional ou um número de registo de atividade independente), e nenhum número de registo comercial, porque não existe.
- Nenhuma linha de IVA ou imposto sobre vendas a menos que esteja registado para isso. Muitos particulares ficam abaixo do limiar de registo e faturam sem imposto; alguns países querem uma frase a dizê-lo.
- A sua própria conta bancária nos dados de pagamento — uma conta pessoal é aceitável a menos que o seu banco ou a sua autoridade fiscal digam o contrário; uma conta separada para o trabalho facilita a contabilidade.
Numeração e conservação de registos
Numere as suas faturas numa única sequência ininterrupta desde a primeira, mesmo que envie três por ano. Um simples INV-0001, INV-0002 chega; boas práticas de numeração de faturas mostra opções se quiser o ano no número. Guarde um PDF de cada fatura que envia e anote quando foi paga — uma pasta por ano é um sistema perfeitamente bom, e é a partir dela que a sua declaração de rendimentos vai ser feita.
Se usar o SimpleInvoice, a fatura atual vive no seu navegador e cada exportação é um PDF que arquiva onde quiser. Exporte também uma cópia JSON se quiser uma cópia de segurança que possa voltar a abrir e editar.
Ser pago
Os clientes pagam aos particulares da mesma forma que pagam às empresas — por transferência bancária, sobretudo — mas a equipa financeira deles pode pedir primeiro um formulário ou uma declaração, especialmente em organizações grandes. Pergunte o que precisam quando acordar o trabalho, não quando enviar a fatura. Indique condições de pagamento claras e uma data de vencimento; condições de pagamento explicadas sugere valores por defeito sensatos para quem não tem um departamento de contratos por trás. Para clientes no estrangeiro, como faturar clientes internacionais cobre moeda e dados bancários.
Quando ponderar uma empresa
Faturar como particular é o certo para trabalho ocasional e em fase inicial. Três sinais de que está na hora de olhar para uma empresa ou para um registo formal de trabalhador independente: o seu rendimento aproxima-se de um limiar a partir do qual o registo ou o IVA se tornam obrigatórios; as regras de compras de um cliente só permitem fornecedores registados; ou quer separar a responsabilidade do negócio do seu património pessoal. Nenhum destes muda o funcionamento da fatura em si — o layout, a numeração e os registos transitam diretamente.
Um modelo que se ajusta
O modelo de fatura simples é o ponto de partida natural: um cabeçalho simples com o seu nome, datas, os dois blocos de morada, uma tabela curta de artigos e um total, com a linha de imposto desligada até precisar dela. O modelo de fatura de freelancer acrescenta uma referência de projeto e dados de pagamento mais completos. Abra qualquer um deles, substitua o exemplo pelos seus dados, e todas as etiquetas impressas — incluindo "NIF", que pode renomear para o que quer que o seu identificador se chame — são editáveis no próprio documento. Faturar como freelancer tem a rotina do dia a dia depois de a primeira fatura sair.
Erros comuns
Os que causam pagamentos atrasados ou uma carta incómoda da autoridade fiscal:
- Cobrar imposto para o qual não está registado. Se não está registado, não acrescente uma linha de IVA ou imposto sobre vendas.
- Uma alcunha em vez do nome legal. A equipa financeira do cliente tem de conseguir associar a fatura à pessoa a quem paga.
- Recomeçar a numeração. Nem todos os trabalhos novos recebem a fatura n.º 1; a sequência continua enquanto trabalhar.
- Sem data de vencimento. Sem ela, aplica-se o ciclo por defeito do cliente — muitas vezes mais longo do que espera.
- Não guardar cópias. A sua declaração de rendimentos depende delas.
Perguntas
Preciso de um número fiscal para faturar como particular?
Muitas vezes, sim — um identificador fiscal pessoal ou um número de registo de atividade independente, consoante o país. Alguns lugares exigem-no em todas as faturas; outros só lhe pedem para declarar o rendimento. Confirme com a sua autoridade fiscal antes da primeira fatura.
Posso faturar um trabalho pontual?
Normalmente. Muitos sistemas fiscais tratam rendimentos ocasionais de forma diferente de um negócio regular, mas continua a ser rendimento a declarar. Emita uma fatura normal em nome próprio e guarde a cópia.
O cliente pode pagar para a minha conta bancária pessoal?
Normalmente, sim; não há conta de empresa para onde pagar. Verifique as condições do seu banco e considere uma conta separada para os rendimentos do trabalho, para que os seus registos se mantenham organizados.