A maioria das faturas viaja por e-mail, e o e-mail decide a rapidez com que são pagas. Um assunto claro faz abrir a mensagem; um corpo curto diz ao leitor o que fazer; o PDF anexado dá à equipa financeira o que ela precisa para o processar. Falhe qualquer um dos três e a fatura fica à espera numa caixa de entrada até alguém a pedir.
Este guia dá-lhe a estrutura de um bom e-mail de fatura, os detalhes a verificar antes de carregar em enviar, e cinco modelos que pode colar e adaptar — para uma primeira fatura, uma fatura de rotina, um sinal, uma confirmação de pagamento e um lembrete cordial. A fatura em si demora um minuto no SimpleInvoice: exporte o PDF e anexe-o.
O assunto
As caixas de entrada financeiras são pesquisadas, não lidas. Ponha os factos no assunto para que a mensagem possa ser encontrada mais tarde: a palavra *Fatura*, o número, o nome do seu negócio e, opcionalmente, o valor ou a data de vencimento. Fatura INV-0042 da Northwind Studio — vence a 16 de março diz tudo ao leitor antes de a abrir. Evite assuntos vagos ("Pagamento", "Uma coisa rápida") e evite linguagem de marketing que os filtros possam tratar como spam.
Mantenha o mesmo padrão em todas as faturas que envia. Um assunto consistente é a forma de um cliente encontrar todas as suas numa única pesquisa.
O corpo: quatro linhas
O corpo não é a fatura — o PDF é. O e-mail só tem de a apresentar. Quatro partes curtas fazem o trabalho:
- Saudação e uma linha de contexto: a que se refere a fatura, nas palavras do cliente (o nome do projeto, o mês, o marco).
- Os factos: número da fatura, valor, data de vencimento. Repita-os mesmo estando no PDF; o leitor pode agir só a partir do e-mail.
- Como pagar: o método que prefere e onde estão os dados ("os dados bancários estão na fatura", ou a ligação de pagamento).
- Fecho: uma disponibilidade para responder a dúvidas, um agradecimento, o seu nome e contactos.
Anexar o PDF
Anexe a fatura como PDF, não como ligação para um documento que pode mudar nem como imagem. Dê ao ficheiro um nome que ordene e pesquise bem: INV-0042-Northwind-Studio.pdf é melhor do que fatura.pdf. O SimpleInvoice exporta um PDF verdadeiro a partir da caixa de diálogo de impressão, com texto vetorial, para que o número, os valores e os dados bancários fiquem selecionáveis e pesquisáveis no sistema do cliente.
Antes de o anexar, verifique três coisas que causam a maior parte das devoluções: a denominação legal e a morada do cliente estão como ele as indicou, o número da fatura é novo e o total corresponde ao que foi acordado. O que incluir numa fatura é a lista completa.
Modelo 1: primeira fatura a um cliente novo
Assunto: Fatura INV-0042 da Northwind Studio — design de website
Olá Dana, obrigado mais uma vez por nos ter escolhido para o redesign do website. Em anexo segue a nossa fatura INV-0042 de $7,296.00, relativa à identidade de marca, ao design do website e às duas sessões de revisão que acordámos em janeiro. O pagamento vence a 16 de março; os nossos dados bancários estão na fatura, e uma transferência bancária é o mais simples para nós. Se a vossa equipa financeira precisar de um formulário de fornecedor ou de outra morada de faturação, é só dizer. Com os melhores cumprimentos, Sam · Northwind Studio · hello@northwind.example
Modelo 2: fatura de rotina ou mensal
Assunto: Fatura INV-0057 — Northwind Studio, avença de março
Olá Dana, segue em anexo a fatura INV-0057 da avença de março, $2,400.00, com vencimento a 31 de março. Os mesmos dados bancários de sempre. Obrigado, como sempre — Sam
Para faturas recorrentes, quanto mais curto melhor: o cliente sabe do que se trata. Mantenha os factos, dispense a explicação.
Modelos 3 e 4: fatura de sinal e confirmação de pagamento
Assunto: Fatura de sinal INV-0061 — Northwind Studio, campanha de primavera
Olá Dana, em anexo segue a fatura de sinal INV-0061 de $3,000.00, os cinquenta por cento acordados para arrancar com a campanha de primavera. Assim que for liquidada, começamos nas datas da proposta; o restante será faturado na entrega, com este sinal indicado como pago. Vence a 10 de abril. Obrigado — Sam
Assunto: Fatura INV-0042 — paga, obrigado
Olá Dana, confirmo que o pagamento de $7,296.00 da fatura INV-0042 chegou hoje. Em anexo segue a fatura marcada como paga para os vossos registos. Foi um prazer trabalhar convosco — Sam
Uma confirmação de pagamento é opcional mas apreciada; alguns clientes precisam dela em vez de um recibo. Fatura vs recibo vs orçamento explica quando se espera um recibo separado.
Modelo 5: o primeiro lembrete
Assunto: Lembrete: a fatura INV-0042 venceu a 16 de março
Olá Dana, uma nota rápida para dizer que a fatura INV-0042 de $7,296.00 venceu a 16 de março e ainda não recebemos o pagamento. Volto a anexá-la, caso se tenha perdido. Se já estiver a caminho, ignore esta mensagem — caso contrário, pode dizer-me quando podemos contar com ele? Obrigado, Sam
Envie-o alguns dias depois da data de vencimento, presuma boa-fé e anexe o PDF novamente. Para o segundo e o terceiro lembretes, e para o que fazer quando são ignorados, veja os modelos de lembrete de fatura em atraso.
Pequenos hábitos que aceleram o pagamento
Envie a fatura no dia em que o trabalho é entregue, enquanto está fresco. Pergunte aos clientes novos, logo à cabeça, quem recebe as faturas e se precisam de um número de encomenda nelas — e depois ponha-o. Use um único endereço de envio e um único padrão de assunto para que as suas faturas sejam fáceis de encontrar. E defina a data de vencimento de forma deliberada: condições de pagamento explicadas mostra como as condições, os sinais e um pequeno desconto por pagamento antecipado mudam a rapidez com que o dinheiro chega.
Perguntas
A fatura deve ir no corpo do e-mail ou em anexo?
Em anexo, como PDF, com os factos principais — número, valor, data de vencimento — repetidos no corpo. O PDF é o registo que o sistema financeiro do cliente guarda; o corpo é o que faz com que alguém aja.
A quem devo enviar a fatura?
À pessoa ou caixa de correio que processa os pagamentos, com cópia para quem encomendou o trabalho. Pergunte no primeiro dia; "envie para contabilidade@…" é uma resposta normal, e a fatura chega mais depressa aí do que na caixa pessoal do seu contacto.
Quanto tempo depois devo insistir numa fatura por pagar?
Um lembrete cordial dois ou três dias úteis depois da data de vencimento é normal e esperado. Escale no tom, não na frequência: uma mensagem por semana é mais do que suficiente.