发票示例：逐行讲解一张样本发票

发票 INV-0042，2026 年 3 月 2 日开具，2026 年 3 月 16 日到期，由 Northwind Studio 开给 Acme Corp，用于网站改版的第二阶段。三个明细行：

页面顶部写着发票——不是“账单”，也不是大号字体的工作室名称——这样读者在看任何其他内容之前就知道这是什么文档。旁边是编号 INV-0042：前缀加上一个永不重复、永不跳号的序号。客户的财务团队会凭这个编号归档、支付和查询这份文档，这也是它成为邮件主题里第一项内容的原因。发票编号最佳实践说明了可以随规模增长的编号模式。

工作室的徽标也在标头里。它是页面上唯一的品牌元素；其余一切都是信息。

开票日期 3 月 2 日是发票创建并发送的日子，也是付款条款开始计算的日子。到期日期 3 月 16 日由工作室的 14 天条款推出。参考——“网站改版——第二阶段”——是给客户看的：它与方案和采购订单的措辞一致，这样批准付款的人不用读明细行就能认出这项工作。如果客户给了采购订单号，也会写在这里。发票付款条款说明讲解如何选择到期日期。

两列，同样的结构。开票方是工作室：法定名称、街道地址、电子邮箱、网站和税号。收票方是客户：法定名称、他们给出的账单地址（不是您拜访过的办公室）和财务邮箱。在适用增值税或销售税的地方，税号很重要——客户需要卖方的税号来抵扣税款，有些司法管辖区还要求买方的税号。这里的一切都应与客户的记录完全一致；公司名称不匹配是发票被退回的最常见原因。

每一行都有描述、数量、单价和金额——数量乘以单价。描述用客户的语言说明交付了什么，在一个短语可能留下疑问的地方补一行细节：单写“设计咨询”会引来*哪几次？*的问题；“启动工作坊和两次评审会”则回答了它。

其中两行是固定价格的交付物（数量 1），一行是按小时计费（4 小时，按工作室费率）。把两者混在一张发票上很正常。对以小时计费为主的工作，计时发票模板增加了单位列和工时表式的版式。

小计是各行税前之和。增值税（20%）单独成行——标签写明税种和税率，金额按应税小计计算。在这个例子中，工作室所在国对三行都适用同一税率；如果不同行适用不同税率，或部分行免税，合计区块会按税率各显示一行。20% 是示例的数字，不是建议：请使用适用于您和客户的税率，基础知识见增值税与销售税指南。

合计是客户要支付的金额。如果客户付过定金，后面会跟着一行已付金额和一行应付余额，这样底部的数字始终是要转账的数字。

如何付款列出工作室的 IBAN、账户名称（收款人）、银行名称、用于国际转账的 SWIFT/BIC 代码，以及供查询的账单邮箱和电话。示例中这些值全部是虚构的；您的必须准确无误，因为这里错一个数字，就是一笔永远到不了的付款。备注写着一行——“感谢您的惠顾。”——条款区块则可以写付款条款、滞纳金政策，或在工作室使用合同时引用合同。

页脚以一句简短致谢结束。页面上没有任何东西是装饰性的；如果一个区块不承载客户需要的信息，它就被关掉。发票应包含哪些内容正是构建这个示例时对照的清单。

同一套骨架几乎适用于每个行业。写文案的自由职业者把三行换成文章或字数；承包商加一个单位列和一个签名区块；顾问把每月顾问费作为一行开票，定金则作为已付金额。家教按日期列出课程。如何制作发票：分步说明展示如何在几分钟内从这个示例做出您自己的发票，模板库为上述每种情形都准备了变体。

如果您刚刚起步，什么是发票会在您动手之前解释这份文档的用途。