发票是一份付款请求：写明谁在收款、谁应付、交付了什么、金额多少，以及如何付款。制作本身并不难，但一份潦草的发票，往往是付款卡住的最常见原因——漏写银行信息、描述含糊，或写上一个双方从未约定的到期日。
本指南会带您走完整条路径：从空白页面，到客户收件箱里的 PDF。步骤本身不绑定某一款工具；在需要对照时，我们会说明每一步在Simple Invoice里怎么做。Simple Invoice 是免费的发票生成器，完全在您的浏览器中运行，无需账户。
开始之前：先备齐五样东西
只要材料齐了，几分钟就能写出一张发票。先把这些收齐，并放在以后能复用的地方——好的开票工具会记住一次，之后替您填上。
- 您的企业信息 — 法定名称或经营名称、地址、电子邮箱，以及按规定必须出示的税号或注册号。
- 客户信息 — 要开给的确切法律主体、其地址，以及批准付款的联系人或邮箱。
- 您交付了什么 — 服务或商品清单，含数量和约定单价，最好直接取自报价单或合同。
- 您希望如何收款 — 银行账户或 IBAN、BIC/SWIFT，或客户已同意使用的支付服务。
- 条款 — 客户有多少天付款，以及逾期会怎样。这些应在开工前谈妥，而不是写在发票上才第一次出现。
第 1 步 — 一次性设置您的企业资料
每张发票都需要同一块开票方信息。在 Simple Invoice 中，直接在文档的开票方区块里填写您的名称、地址、电子邮箱和税号。
徽标放在标头上。点击上传方块，选择 PNG、JPEG、WebP 或 SVG，它会保存在此浏览器中，供当前文档使用。如何在发票上添加徽标讲解了尺寸和格式。
同时设好默认值：货币、付款期限、您通常收取的税费、付款信息区块，以及常用的备注或条款。新发票会从这些值起步，第 5、6 步就几乎不用再打字。
第 2 步 — 选择适合这项工作的模板
模板决定出现哪些区块、看起来怎样。请选与您开票的工作类型相符的那一份，而不是最好看的那一份：按小时计费需要带单位列的密集表格，咨询顾问费需要更少的行、留出描述里程碑的空间，承包商发票需要条款和签名栏。模板库说明了每种预设及其适用对象。
Simple Invoice 内置十种预设。在模板区切换即可；若已打开一份文档，编辑器会在替换前提示您。调整颜色、字体或区块后，可以把结果保存为自己的模板。
第 3 步 — 添加客户
开给签署协议的法律主体，拼写与其文件上一致。大公司往往需要发票上有采购订单号或成本中心，应付账款才会处理——请在发送前问清楚，而不是被退回之后再补。
把客户信息填进发票上的收票方区块。没有单独的客户列表——每份单据都是手填的。
第 4 步 — 添加明细行
每一行要回答三个问题：做了什么、做了多少、单价多少。描述要让客户财务能对上报价单或合同——“网站改版——第二阶段，首页与导航”远好过“设计工作”。若一行需要背景说明，请写在次要详情行里，而不是把主描述拉得很长。
数量可以是小数（7.5 小时），也可以带单位——小时、天、件、m²。每行金额是数量乘以单价，按该货币的小数位四舍五入，小计是各行之和。Simple Invoice 会在您输入时实时计算；在最后一个字段按 Enter 即可新增下一行，拖动手柄可调整顺序。
- 一行对应一项交付物。把所有内容捆成一行，只会招来追问。
- 顺序与报价单一致，方便客户逐项勾对。
- 使用当初约定的单位和单价。若有变动，在备注里说明。
第 5 步 — 应用税费和折扣
您是否必须收税、税率多少、必须如何列示，取决于您和客户所在地以及您的登记状态。这是要问会计师或税务机关的问题——我们的税务基础指南解释各个组成部分，但不提供建议。
从操作上说，开票工具需要知道两件事：哪些行应税，以及适用哪些税。Simple Invoice 允许您添加任意数量的税，每项都有名称和税率；每项都在折扣之后对应税行计算，并在合计区块中单独显示。折扣可以按行（百分比或固定金额），也可以在计税前对整张发票应用。
若已收到定金，请填入已付金额。合计区块随后会显示总额、已付金额和应付余额——客户应转账的就是这个数字。
第 6 步 — 付款信息与条款
付款信息区块决定钱实际汇到哪里。请写上客户银行会索要的每一项标识：账户持有人姓名、IBAN 或账号、国际汇款所需的 BIC/SWIFT、银行名称，以及（若您接受）支付服务地址。请把这些字符核对两遍；颠倒一位数字，是最难挽回的错误。
条款写明何时付款、在何种条件下付款。“自发票日期起 14 日内到期”比“Net 14”更清楚。若您收取滞纳金或提供提前付款折扣，也写在这里。发票付款条款说明介绍了常见选项和措辞。
在 Simple Invoice 中，这两项都是区块：付款区块按您的默认值呈现键值列表，条款区块打印发票的条款文本。对通过卡片链接付款、纸面上不需要银行信息的客户，可以关掉其中任一区块。
第 7 步 — 为发票编号并填写日期
每张发票都需要一个唯一、连续的编号和开票日期。许多司法管辖区要求序号不得中断，客户的系统也会拒绝重复编号。一次定好模式——前缀、可选年份，以及补零的计数器，例如 INV-2026-0042——然后让工具递增。发票编号最佳实践有更深入的说明。
到期日期由开票日期和您的条款得出。Simple Invoice 会按您的默认付款期限填上，并允许您调整；它还保留开票地点、参考编号和采购订单号字段，供需要这些信息的客户使用。
第 8 步 — 核对，然后导出 PDF
像付款人那样读一遍发票。总额是否一目了然？银行信息是否完整？客户名称是否完全正确？描述是否与报价单一致？切换到预览模式，查看没有编辑界面的文档；若项目表格很长，请检查分页。
然后导出。Simple Invoice 通过浏览器的打印对话框生成 PDF：选择导出 → PDF，目标选保存为 PDF，页边距保持无，并打开背景图形。纸张尺寸——A4 或 Letter——在大多数浏览器中会按模板自动设定。结果是一份体积小、带矢量文字的 PDF，财务系统可以搜索和读取。
您也可以复制共享链接。整张发票被压缩进网址 # 之后的部分，浏览器从不会把这部分发给服务器；收件人在自己的浏览器中打开只读视图，若也使用本应用，还可以保存一份副本。
第 9 步 — 发送并跟进
把 PDF 作为附件发送，主题简短而具体：“发票 INV-0042 — 网站改版第二阶段 — 9 月 26 日到期”。在正文里写上金额、到期日和发票编号，这样收件人不必打开文件就能归档。
Simple Invoice 不跟踪草稿、已发送、已付款或逾期状态，因此请在您自己的电子表格或会计工具中记录到期日和收款。若款项未到，这些催款模板提供礼貌、逐步升级的措辞。
会拖延付款的常见错误
逾期付款通常都能追溯到下面其中一项。按下发送前，先检查一遍。
- 主体错误。 开给了您交谈的那个人，而不是与您签约的公司。
- 缺少采购订单号。 大客户没有它就无法付款，而且他们的系统不会提醒您。
- 描述含糊。 审批人无法对上协议的内容，都会被追问。
- 银行信息不完整。 国际汇款没有 BIC，或账户名与银行记录不符。
- 没有到期日。 只有“收到即付”而没有日期，客户无从安排付款。
- 重复或改过的编号。 复用的编号会被当成重复而拒绝；改过的编号会破坏您自己的审计轨迹。
下一步
做出第一张发票后，保留它的 PDF 或 JSON 文件，然后复用编辑器侧边栏的选项来做下一份。更新客户、编号、日期和明细后再导出。自由职业者如何开票讲的是开票之外的日常：定金、里程碑、顾问费和存档。
问题
我可以免费制作发票吗？
可以。Simple Invoice 免费，包含全部功能，无需账户。它在您的浏览器中运行，数据本地存储，并通过打印对话框导出 PDF。常见问题说明了这在实际中是如何运作的。
怎样才算一份有效的发票？
要求因国家和您是否登记增值税、GST 或销售税而异。一般而言，发票需要写上“发票”二字、唯一编号、日期、双方信息、描述、金额以及适用税费。发票应包含哪些内容逐项列出；具体规定请向税务机关确认。
我应该改用 Word 或 Excel 做发票吗？
文字处理软件或电子表格应付少量发票没问题，但编号、合计和版式一致都要手工完成。发票生成器 vs Word 模板和vs Excel 模板会如实比较这些选项。
如何把发票转成 PDF？
使用导出 → PDF，在打印对话框中选择保存为 PDF，页边距保持无，并打开背景图形。在 Chrome、Edge 和 Firefox 中，纸张尺寸会按模板预选；在 Safari 中请手动设置。