发票是卖方发给买方的文档，用于就已交付的货物或已完成的工作请求付款。它写明双方名称，列出提供了什么、什么价格，说明应付总额，并说明何时以及如何付款。一经发出，它就是双方各自保存的记录：对卖方是款项应收的证据，对买方是购买了什么的证据。
本指南说明发票有什么用、必须包含什么、它与账单、收据或报价单有何不同，以及您会遇到的各种变体。如果您更愿意看一张而不是读一篇，在 SimpleInvoice 中打开一张示例发票——它打开时每个部分都已就位。
定义
严格地说，发票是一份商业文档，逐项列出一笔交易并正式要求付款。如今它通常是一份 PDF，但职责没有变：以双方都接受的形式，准确写明欠了什么、为什么欠。
三个特征让一份文档成为发票而不是便条。它由卖方而非买方开具。它指向一笔具体的供应——这些物品、这项服务、这段期间。而且它创设了一项义务：从开票日期起，这笔金额就是一项债务，付款条款则规定买方有多长时间结清。
发票的作用
对卖方而言，发票是销售变成应收款项的地方。会计称之为应收账款：它在开票日期入账，而不是在现金到达时。
对买方而言，发票是为付款提供依据的文档——财务团队在放款之前，会拿它与采购订单和交货记录核对。在适用销售税或增值税的地方，发票也是税务文档：买方需要它来抵扣已付税款，卖方按它上面显示的税额申报。这就是税务机关对发票必须显示什么特别较真的原因。
最后，发票是证据。如果客户对某项费用有争议，或者一笔付款不见了，发票、交货记录和银行对账单就是解决问题的依据。
发票包含什么
每一张发票，在每一个国家，都有同样的核心内容。当地规则会在此之上增加——税务登记号、开票地点、特定措辞——但绝不会删减。完整清单见发票应包含哪些内容；要点如下：
- “发票”字样以及一个唯一的连续发票编号。
- 开票日期和到期日期，或能推出到期日期的付款条款。
- 卖方和买方：名称、地址，以及在需要时的税号。
- 明细行：提供了什么、数量、单价和行金额。
- 合计：小计、任何折扣、按税率列出的税额、应付总额——以及任何已付金额。
- 如何付款：银行信息或付款链接，加上任何备注或条款。
您会遇到的发票类型
标准发票覆盖大多数工作。少数几种变体针对项目或销售中的特定时刻而存在，它们都是同一版式，只是标题不同，再加一两行额外信息。
发票、账单、收据与报价单
人们把*发票*和*账单*混用，在日常口语中，它们是同一份文档的两个视角：卖方发出发票，买方收到账单。在簿记中区分更明确——您的发票是别人欠您的，您的账单是您欠别人的。
收据在付款之后出现并确认付款；发票在付款之前出现并请求付款。报价单在工作之前出现并提出价格；只有在工作完成后它才变成发票。这些差别，以及一个正常项目所遵循的顺序，都在发票、收据与报价单中列出。
何时发送发票
一个简短的例子
一位设计师为客户完成了网站，于 3 月 2 日开出发票 INV-0042，按 14 天条款于 3 月 16 日到期。发票列出三行——品牌识别设计、网站设计和四小时咨询——含数量、单价和金额，显示小计，按适用税率加上税额，并写明应付总额。总额下方是设计师的银行信息和一行致谢。3 月 12 日客户付款；设计师把发票标为已付，并把 PDF 与银行对账单一起归档。
这就是一张普通发票的完整生命周期。发票示例指南逐字段讲解同一份文档。
制作一张只需几分钟
要做出一张正确的发票，您不需要会计软件或电子表格公式。SimpleInvoice打开时就是一张完整的发票，每个必需元素都已就位；您把示例信息换成自己的，调整税费和付款区块，然后导出 PDF。如何制作发票：分步说明带您走完全程，模板库则为大多数工作类型准备了版式。
问题
发票是法律要求的吗？
在大多数国家，企业对企业的销售是需要的——在适用增值税或销售税的地方，税务规则会规定它必须显示什么。对消费者销售，收据往往就够了。请查阅您和客户所在地的规则。
发票和账单是一回事吗？
在日常用法中是的：卖方叫它发票，买方叫它账单。在簿记中，发票是别人欠您的，账单是您欠别人的。
发票由谁开具，买方还是卖方？
卖方——提供货物或服务并要求付款的一方。买方为卖方准备的文档是采购订单，或者是自开发票（self-billing），后者需要事先约定。
发送后我可以修改发票吗？
不能悄悄改。已发送的发票是双方的记录。请用贷记通知单更正，并在需要时用下一个编号开具新发票，这样序号和账簿才保持一致。