形式发票——英文也写作 *pro forma invoice*——是在交易完成之前发出的预备发票。它看起来和真发票一样，写明买方将被收取的金额，但它不是付款请求，不是税务文档，也不会作为销售入账。它的职责是让买方能够行动：开立采购订单、安排资金、取得进口许可或办理清关。
本指南涵盖形式发票有什么用、何时发它而不是报价单或发票、为避免被误认为正式发票它必须写明什么，以及如何用形式发票模板在一分钟内做出一张。
什么是形式发票
*Pro forma* 是拉丁语，意为“出于形式”：一份为满足程序而制作、而非记录已完成事件的文档。因此，形式发票描述的是一笔已经约定但尚未执行的交易——这些货物、这个数量、这个价格、这些条款——并采用最终发票将使用的版式。
因为什么都没交付，所以什么都不欠。形式发票不会为卖方创设应收款项，也不会为买方创设负债；它不占用正式序列中的发票编号；在适用增值税或销售税的地方，它不是有效的税务发票。无论买方拿它做什么——预付、开采购订单、申报货运——供应发生后都必须跟进一张正式发票。
何时使用
形式发票存在于约定与交付之间的空档。常见情形：
- 预付款。 买方希望在您开工或发运之前付款，需要一份写明确切应付金额的文档。
- 采购订单。 企业财务团队往往无法在没有供应商文档显示价格的情况下开立采购订单；形式发票就是那份文档。
- 国际货运。 海关、货运代理和开立信用证的银行，会在商业发票存在之前要求一份形式发票来为货物估值。
- 原则性批准。 客户希望在承诺之前看到最终发票的样子——每一行、每一项税费。
- 拨款与预算。 某个组织需要一份供应商文档，以便在预算项下预留资金。
形式发票、报价单与发票
报价单是买方尚未接受的要约。它可以列出多个选项、带有效期，并在达成协议之前变动。形式发票在接受之后出现：交易已经确定，文档只是以发票的形式把它写下来，让买方可以据此行动。发票在交付之后出现并要求付款。
三者是同一版式在不同时刻的样子。实践中，对老客户，形式发票常常取代正式报价单；对小活，报价单常常直接变成发票——只有当买方需要时，才值得加上形式发票这一步。发票、收据与报价单列出了这整个文档家族以及它们出现的顺序。
它必须写明什么
形式发票包含最终发票将有的一切——双方、明细行、数量、价格、税费和总额——再加上三样让它不被误认为发票的东西：
- 标题写“形式发票”，而不是“发票”，放在标头中。
- 它自己的参考编号（例如
PF-0007），绝不用您发票序列中的编号。 - 明确的状态说明：这不是付款请求；或者，如果期望预付，写明金额、如何付款，以及税务发票将随后开具。
- 有效期 — 价格和汇率会变，形式发票应写明它的有效期多长。
- 货运情形：原产国、重量、HS 或关税编码和交货条款，按海关的要求。
从形式发票到发票
货物发运或工作完成时，开具正式发票。它取您序列中的下一个编号和今天的日期，重复形式发票的明细行和合计（如果供应有变则相应调整），并且，如果买方已凭形式发票预付，把这笔付款显示为已付金额，使应付余额正确。在发票上引用形式发票——“按形式发票 PF-0007”——让买方的财务团队能把两者对上。
不要把形式发票直接改成发票。复制它，让形式发票留作当初承诺的记录。发票编号最佳实践说明了为什么给非发票文档单独的前缀能让序列保持干净。
在 SimpleInvoice 中制作
问题
形式发票有法律约束力吗？
作为付款要求没有——在正式发票开出之前，什么都不欠。但它可以作为约定价格和条款的证据，因此请把它写明的内容视为您打算在有效期内履行的承诺。
客户可以凭形式发票付款吗？
可以，预付正是开具形式发票的常见原因之一。把这笔钱记为预付款，然后在交付时开具正式发票并把它显示为已付金额，这样账簿和税务申报才对得上。
形式发票包含增值税或销售税吗？
它显示最终发票将收取的税额，让买方知道全部金额——但它本身不是税务发票，买方不能凭它抵扣税款。抵扣发生在正式发票上。
是“proforma”还是“pro forma”？
两种写法都有人用。“Pro forma”是原始的拉丁语短语；“proforma”连写在贸易和货运中很常见。选一种，并在您的文档上保持一致。