发票应包含哪些内容

文档必须表明自己是什么。页面顶部最大号的“发票”二字，会告诉财务团队把它送去应付账款，而不是当成报价单或对账单归档。若文档是别的东西——形式发票、贷记通知单、收据——标题必须如实写，因为这些文档的处理方式不同。

在 Simple Invoice 中，标题是标头区块上的一项设置，因此同一版式只要改一个字段，就能做出发票、形式发票或报价单。发票、收据与报价单说明何时该用哪一种。

每张发票都带有一个您从未用过的编号。税务机关通常期望序号连续，客户用它来对应付款，您日后也靠它找回文档。前缀加补零的计数器——INV-0042——就够了；加上年份（INV-2026-0042）便于按年归档。发票编号最佳实践讨论了各种取舍。

编号应出现在两处：标题附近醒目位置，以及详情列表中，以免歧义。Simple Invoice 可以在标头区块显示它，并始终列在详情区块中；每次创建发票时计数器都会递增，若编号已被使用则会提醒您。

开票日期把发票固定在时间轴上——用于您的账簿、客户的会计期间，以及计算付款何时到期。到期日期是款项必须到达的日期；请写成日历日期，而不仅仅是“30 天”这样的期限，这样就没人需要自己数。

有些发票还需要供应日期或纳税时点——货物交付或服务完成之日——当它与开票日期不同时。若您所在地要求，请把它写在参考字段或文本区块中。

日期格式要让客户不会读错。12/09/2026 在不同国家含义不同；12 September 2026 或 2026-09-12 则不会。Simple Invoice 按您选择的模式格式化日期，支持二十五种区域设置，因此法国客户可以收到 12 septembre 2026，而您不必手打。

至少要有名称、地址和一种联系方式。若您已登记增值税、GST 或类似税种，登记号通常是强制的。在一些国家，个体经营者必须同时出示本人姓名和经营名称；公司往往必须出示注册号和注册办公地址。

这就是开票方区块。在企业资料中填写一次；Simple Invoice 会把它快照到每张发票上，因此旧发票会保留开具当时正确的信息。

收票方区块写明谁欠这笔钱。使用与您签约的法律主体，写上其地址，以及——在税务规则要求时，例如跨境企业对企业销售——其税务登记号。若客户给了发票联系人、部门或成本中心，请一并写上；应付账款团队靠这些字段分拣。

把这些信息填进发票上的收票方区块。额外字段（成本中心、他们给您分配的供应商编号）在打开区块的额外字段开关后会打印出来。

每一行都要把一项交付物写得足够具体，让批准付款的人能对上订单、报价单或合同。按时间计费的工作写上周期（“咨询——2026 年 8 月”），项目工作写上交付物（“标识系统——最终文件”），商品写上产品名称和规格。

项目区块一行对应一项。每条描述下方的次要详情行，适合写范围说明、工作日期或工单编号，这样主描述仍短到可以扫读。

每一行都要写：多少、什么单位、什么单价，以及得出的金额。固定价格的交付物，数量为一，单价即价格。把算术写出来，客户不必追问就能核对总额，这也是税务机关要求列明单价和数量时所指的内容。

Simple Invoice 显示编号、单位、数量、单价、税、折扣和金额列；某张发票不需要的列可以隐藏。行金额是数量乘以单价，按该货币的小数位四舍五入，并应用并显示任何按行折扣。

合计区块从各行之和走到客户必须支付的数字：小计、任何整张发票折扣、每项税单独列出名称和税率、总额、任何已付金额，以及应付余额。若您收税，必须出现税额和适用税率；若某行免税或零税率，发票上应予以说明。发票税务基础解释这些用语。

让应付余额成为页面上最显眼的数字。Simple Invoice 默认会强调它；一旦记录了定金，就会显示已付金额和应付余额。

货币要写一次，且不能有歧义。单独一个 $ 可能是美元、加元、澳元或另外几种；ISO 代码——USD、CAD、AUD——从不会含糊，因此至少用一次，例如写在总额旁或付款条款里。

Simple Invoice 按 ISO 货币代码格式化每一笔金额，并允许您显示符号、代码或两者，分隔符和小数位匹配客户的区域设置。如何向国际客户开票讲解如何选择和呈现货币。

付款信息是客户最常回头来问的部分。请给出其银行会索要的每一项标识，且与银行记录完全一致。

用白话写明付款期限，以及（若您适用）逾期的后果。“付款须在发票日期起 14 日内完成。逾期款项可能按法律允许收取利息。”这就完整了；“Net 14”假定读者懂这个缩写。若您提供提前付款折扣或要求定金，这些条款也写在这里。发票付款条款说明有可改写的措辞。

条款区块打印您的默认条款文本；当某位客户谈妥了不同约定时，再按发票编辑。

这些并非普遍强制，但每一项都能去掉一个让客户不付款、先回信的理由。

不要写入客户并不需要的更多个人数据——出生日期或个人身份号码很少属于发票，除非税务机关要求。不要写入完整卡号、客户门户密码，或您不愿被转发的内部成本拆分。营销最多留一行；发票的任务是被付清，而不是推销下一个项目。

每次发送前过一遍这份清单。花的时间比一封跟进邮件还少。