发票编号很小，却分量很重。客户在付款时引用它，簿记员按它归档，税务机关期望序号连续，一年后有人问起，您也靠它搜索。一套到第三张仍好用的方案，到第三千张也应同样好用。
本指南列出站得住的惯例、属于口味的选择，以及会真正惹麻烦的错误。最后说明编号在Simple Invoice中如何运作，让您设置一次就不必再想。
三条不可妥协的规则
本指南其余内容都是偏好。这三条，是审计人员、客户系统和未来的您所依赖的。
- 唯一。 您发出的任意两张发票不得共用一个编号。客户系统会拒绝重复，账簿里的重复看起来像藏了一张发票。
- 连续。 编号按开具顺序递增。许多税务机关要求序号不中断；所有税务机关都不喜欢跳来跳去的编号。
- 永久。 发票一旦发出，编号不得更改。若发票有误，请将其作废，并用下一个编号开具新发票，而不是改旧的那张。
选择一种模式
模式由前缀、可选的日期部分和计数器组成。越简单越好；每多一个要素，就要多维持一份一致性。
INV-0001— 前缀加补零的计数器。对大多数自由职业者已经足够，而且永远不必再做决定。INV-2026-0001— 加上年份。按纳税年度归档时很有用，也让年度重置含义明确。INV-2026-09-0001— 再加上月份。只有当您每月开出许多发票、并希望按期间排序时才值得。2026-0001— 没有前缀。若您只开发票，这样可以；一旦同时存在报价单和贷记通知单，前缀会更有帮助。
补零，以及它为什么重要
给计数器前面补零，数字才能按文本正确排序：在每一个文件浏览器和电子表格中，INV-0009 都排在 INV-0010 前面，而 INV-9 会排在 INV-10 后面。四位数字覆盖一万张发票，超过大多数个体经营者一生的开票量。补零绝不截断——计数器过了 9999，就直接变成 10000。
空缺、作废和错误
空缺总会发生：您创建了发票，交易黄了；或发送后才发现错误。答案永远不是复用这个编号。保留发票，把它的状态设为作废，让下一张发票用下一个编号。序号中的作废发票是一种解释；缺失的编号则是一个疑问。
若已发送的发票有误，干净的做法是将其作废，并开具一张引用原件的更正发票，使用新编号。有些司法管辖区期望用贷记通知单撤销第一张发票——您的会计师会知道哪种适用。
从未发送的草稿是唯一可以无害删除的情况，前提是您的工具尚未把这个编号分给客户见过的文档。
从哪个编号开始
从一开始。有人从更高的数字起步，以免第一张发票暴露新开业；若这样做，请一次选定，之后再也不要把计数器调低。从另一款工具或电子表格迁来时，请续用现有序号，而不是重新开始——把计数器设为下一个未使用的编号。
每年重置计数器
重置是可选的，且只有当年份是模式的一部分时才安全，否则 0001 会再次出现。若包含 {YYYY}，在 1 月 1 日重置会得到整齐的 INV-2027-0001。若不包含，就继续往下数：跨年的连续计数器同样有效，也更简单。
在 Simple Invoice 中，直接在当前发票上输入编号。请在自己的记录中维护序号；编辑器不维护跨多张发票的计数器。
报价单、形式发票和贷记通知单
不是发票的文档不应占用发票编号。给报价单自己的前缀和计数器（Q-0001），给贷记通知单自己的（CN-0001），或使用指向它们所更正发票的参考。形式发票是穿了发票外衣的报价单；按报价单编号，交易确认后再用下一个发票编号开具正式发票。发票、收据与报价单解释其间的差别。
编号在 Simple Invoice 中如何运作
在发票上输入编号。使用清晰的前缀、有用时加上年份，以及补零的序号，例如 INV-0001；对照您自己的登记表确认下一个未使用的值。
编辑器只保留一张发票，不会推进跨文档计数器，也不会对照发票列表检查重复。在替换当前文档之前，请在应用外记录每一个已开具的编号。
把已取消的发票编号留在外部登记表中，并在那里标为作废，这样序号仍然可以解释。如何制作发票说明编号在流程中的位置。
问题
发票编号可以包含字母吗？
可以。像 INV- 这样的前缀就是字母，而且很常见。要求是序号唯一，并且在大多数地方连续——而不是必须纯数字。
应该按客户分别编号吗？
通常不该。对所有客户使用单一连续序号，是税务规则所期望的，也更容易维护。若想一眼看到客户，请把其名称或代码放在参考字段中。
我删除了一张发票，现在出现空缺。该怎么办？
若从未发送，在记录中注明空缺，然后继续即可。若已发送，用同一编号把它重建为作废发票，让序号有解释。以后请作废而不是删除。