报价单、发票和收据看起来很像——同一对当事方、同一批明细、同一套合计——也经常被搞混。差别在于各自主张什么。报价单提出价格。发票要求付款。收据确认付款已经发生。发错一种，客户可能付得太早、完全不付，或付两次。
本指南定义每一种文档，并补上最容易混淆的两位亲戚——形式发票和贷记通知单——然后说明如何在Simple Invoice中改标题和几个字段，用同一套版式做出全部这些文档。
报价单（或估价单）
报价单是一份要约：您提议交付什么、什么价格、有效期至某个写明的日期。客户一旦接受，报价单的条款通常就成为合同，因此一份好的报价单包含范围、除外事项、付款条款和有效期。估价单是更宽松的版本——对成本的指示，可能变动——并应明确写明这一点。
报价单不是付款请求，绝不应当占用您发票序号中的编号。给报价单自己的前缀，Q-0001，并在最终发票上引用已接受的报价单。
形式发票
形式发票是在货物发运或工作开始之前发出的预备发票。它看起来与发票完全一样，写明将要收取的金额，常用于让客户开采购订单、安排预付或清关。它不是税务发票，也不会作为销售收入入账；交易确认后才开具正式发票。正因为看起来像真的，标题必须写形式发票，并应说明它不是付款请求，或者，若期望预付，就直说。形式发票模板就是这样设置的。
发票
发票是正式的付款请求，也是双方入账的文档。它带有唯一连续编号、开票日期、到期日期、双方信息、分项明细、适用税费和付款信息。发票应包含哪些内容列出每一项。一旦发出，发票不再编辑——更正通过贷记通知单或替换发票完成。
在适用税务登记时，发票也是税务文档：客户凭它抵扣已付税款，您凭它申报。这就是税务机关对上面写什么特别较真的原因。
收据
收据确认款项已经收到。它引用发票，写明金额、日期和方式，并在钱到之后开具。对企业客户通过银行转账付款而言，标为已付的发票加上他们的银行对账单通常就够了，很少再要单独收据。用现金或卡片付款的消费者会期待一张。
收据不是发票，也不需要自己的发票编号；“发票 INV-0042 的收据”是最清楚的标题。若您经常开收据，给它们自己的序号。
贷记通知单
贷记通知单撤销一张发票的全部或部分：退货、开票错误、事后约定的折扣。它引用原发票，显示贷记的金额（在标题明确为贷记通知单的文档上写成正数，或按当地惯例写成负数），并减少客户所欠，或记录退款。在许多司法管辖区，这是更正已开发票的规定方式，而不是编辑或删除它。
通常的顺序
一个典型项目按这个顺序产生文档。并非每个项目都需要每一种。
- 报价单 — 提出工作和价格；客户接受。
- 形式发票 — 若客户需要一份文档来开采购订单或预付。
- 定金发票 — 针对预付款的正式发票，占用序号。
- 发票 — 完工时收取余额，把定金显示为已付金额。
- 收据 — 若客户在付款后要求确认。
- 贷记通知单 — 仅当发票上必须撤销某些内容时。
一套模板，五种文档
因为这些文档共用版式，您不需要五套模板。在 Simple Invoice 中，文档标题是标头区块上的一个字段，每一个打印标签都可以编辑，因此报价单就是标题为报价单的发票版式，详情区块显示“有效期至”而不是“到期日期”；收据则是同一版式，标题为收据，并有一条引用已付发票的备注。把每种变体保存为自己的模板，标题、标签和可见区块就只需一键。
两个习惯能在记录中把这些文档分开。第一，给非发票在编号字段使用不同前缀，这样它们永远不会占用发票编号——见发票编号最佳实践。第二，报价单或形式发票被接受时，复制它而不是直接改：副本取得下一个发票编号和今天的日期，您把标题改为发票，原件则作为当初要约的记录保留。
快速对照
拿不准时，问这份文档主张什么。
- 报价单 — “这会花多少钱。” 协议之前。自己的编号。
- 形式发票 — “您将被收取这些。” 协议之后、交付之前。不是税务文档。
- 发票 — “请支付这些。” 交付之后或某个里程碑。连续编号；税务文档。
- 收据 — “您已支付这些。” 付款之后。引用发票。
- 贷记通知单 — “我们欠您这些。” 更正或撤销发票。引用发票。
问题
报价单具有法律约束力吗？
常常是的，一旦客户在有效期内接受——这就是报价单应写明范围、除外事项和有效期多久的原因。估价单通常没有约束力，并应标注为估价单。规则因司法管辖区而异。
客户可以凭形式发票付款吗？
可以，预付正是形式发票存在的原因之一。一旦收到款项，请开具带连续编号的正式发票，并把预付款标为已付金额，这样账簿和税务申报才正确。
我必须给收据吗？
对企业客户通过转账付款，很少强制；已付发票就是记录。消费者，以及部分国家对现金或刷卡付款的规则，会期待一张。被要求时，一份引用发票、金额、日期和方式的短文档就够了。