贷记通知单（或贷记单）是一份撤销您已开具发票全部或部分的文档。它实际上是在说“您欠我们的比发票上写的少”——因为货物退回了、价格写错了、事后约定了折扣，或者工作没有全部交付。贷记的金额要么减少客户仍需支付的款项，要么，如果客户已经付款，就退还或留抵到他们的下一张发票。
贷记通知单之所以存在，是因为已发送的发票绝不应被编辑或悄悄删除：它是双方的记录，在适用税务的地方还是税务文档。本指南说明何时开具、必须包含什么、如何编号才能让序列保持干净，以及如何在SimpleInvoice中用与发票相同的版式做出一张。
什么是贷记通知单
把贷记通知单想成一张符号反过来的发票。它有同样的双方，指向一张具体的原始发票，列出被贷记的项目或金额，以及适用于它们的税额。发票创设了应收款项，贷记通知单就减少它。发票收取了税额，贷记通知单就冲回这笔税额，使双方的税务申报保持正确。
客户的财务团队把它与原始发票一起归档。如果他们尚未付款，就按发票减去贷记后的金额付款。如果他们已经付款，贷记就留在他们的账户上，直到您退款或把它抵扣到之后的某张发票——而贷记通知单就是说明原因的文档。
何时开具
任何时候，只要一张已开具的发票被发现金额过高，或根本不该开出：
- 退货或拒收 — 客户把物品退回，或拒收部分交货。
- 价格或数量错误 — 错误的单价、重复的明细行、重复计费的工时。
- 开票后约定的折扣 — 善意减价、数量返利、因错过期限给予的服务补偿。
- 未交付的工作 — 已经开票却被取消的里程碑。
- 重复发票 — 同一项工作开了两次票；把其中一张全额贷记。
- 收件人或信息有误 — 全额贷记原发票，并开具一张正确的发票。
它必须包含什么
贷记通知单需要发票几乎所有的内容——见发票应包含哪些内容——再加上指回它所更正对象的链接：
- 标题写“贷记通知单”（或“贷记单”），绝不写“发票”。
- 它自己的唯一编号，来自单独的序列，例如
CN-0001。 - 开具日期以及原始发票的编号和日期。
- 双方信息，与原始发票上一致，包括需要时的税号。
- 被贷记的项目或金额，含数量和单价，并用一行或一条备注写明原因。
- 冲回的税额，按原始发票收取的税率，以及贷记总额。
- 接下来会怎样：退回原付款方式、抵扣到指定的发票，或留在账上。
正数还是负数？
惯例各不相同。在许多国家，贷记通知单在一个方向明确的标题下，把贷记金额显示为普通正数——标题承担了说明方向的工作。在另一些国家，以及大多数会计软件中，它显示为负数发票。两种都能被理解；重要的是文档标题为贷记通知单，并引用原始发票。如果客户的财务团队有偏好，就照他们的。
编号与记录
给贷记通知单自己的前缀和自己的序列。如果它们与发票共用编号，每开一张，发票序列就会出现一个缺口，而缺口正是审计人员要追问的。发票编号最佳实践涵盖前缀和按年重置。
原始发票保持原样，贷记通知单放在它旁边，如果需要一张更正后的发票，就用下一个发票编号开出，并加一条备注引用前两者。绝不要删除原件：三份文档合在一起才讲完整个故事。在涉及增值税或销售税的地方，贷记通知单也是让您得以减少已申报税额的依据——发票上的增值税和销售税说明了基础知识以及到哪里查当地规则。
贷记通知单、退款与作废发票
退款是钱流回客户；贷记通知单是为它提供依据的文档。您可以开贷记通知单而不退款（贷记抵扣到下一张发票），但不应在没有贷记通知单的情况下退款。作废一张发票——把它从记录中划掉，当它从未存在——只有在它从未发出的情况下才可以接受。一旦它离开了您的发件箱，就用一张全额的贷记通知单来撤销它。
同样的区别把贷记通知单与发票周围的其他文档分开：报价单提出，发票要求，收据确认，贷记通知单撤销。发票、收据与报价单把它们并排放在一起。
在 SimpleInvoice 中开具
打开原始发票，复制它，把标头区块中的标题改为贷记通知单。把编号字段设为您的贷记通知单序列，只保留被贷记的行（或加一行描述这次贷记），税费保持与原件一致，并在备注区块写上“针对 3 月 2 日发票 INV-0042 的贷记——退回物品”以及这笔钱的去向。导出 PDF，用与发票相同的主题格式发送。把结果保存为模板，下一张就只需一键——模板库展示了预设和已保存模板如何配合。
问题
我能不能直接改发票，而不开贷记通知单？
只有在它尚未发送时可以。一旦客户拿到了，这张发票在他们那边也是记录，在许多司法管辖区还是税务文档；请用贷记通知单更正，并在需要时开具新发票。
贷记通知单可以只针对发票的一部分吗？
可以。部分贷记是常见情形——一件退货、一行多收。只列出被贷记的内容并引用原始发票，这样余下部分显然仍然应付。
客户可以向我开贷记通知单吗？
买方可以发一份借记通知单请求贷记，但贷记通知单本身来自卖方——开具了被更正发票的那一方。