Ολοκληρώσατε μια δουλειά για έναν πελάτη και σας ζήτησε τιμολόγιο — αλλά δεν έχετε εταιρεία. Μπορείτε και πάλι να τιμολογήσετε. Το τιμολόγιο είναι αίτημα πληρωμής από όποιον παρείχε την εργασία, και στις περισσότερες χώρες ένας ιδιώτης, ελεύθερος επαγγελματίας ή ατομική επιχείρηση μπορεί να το εκδώσει στο δικό του όνομα. Αυτό που αλλάζει είναι λίγα στοιχεία στο παραστατικό και, ανάλογα με το πού ζείτε, μια εγγραφή ή μια δήλωση που ίσως χρειαστεί να κάνετε.
Αυτός ο οδηγός καλύπτει πώς μοιάζει το τιμολόγιο ενός ιδιώτη, τι να ελέγξετε στην εφορία πριν βασιστείτε σε αυτό, πώς να αριθμείτε και να φυλάτε τα τιμολόγιά σας και πώς να φτιάξετε ένα καθαρό παραστατικό στο SimpleInvoice χωρίς καμία εταιρική δομή.
Μπορείτε να τιμολογήσετε χωρίς εταιρεία;
Γενικά ναι. Η εταιρεία είναι ένας τρόπος να δραστηριοποιείστε· το φυσικό πρόσωπο είναι ένας άλλος. Τα περισσότερα φορολογικά συστήματα επιτρέπουν στους ιδιώτες να αποκτούν εισόδημα από υπηρεσίες και να το δηλώνουν στην προσωπική τους φορολογική δήλωση, και πολλά διαθέτουν ένα ελαφρύ καθεστώς γι' αυτό — ατομική επιχείρηση, αυτοαπασχολούμενος, ελεύθερος επαγγελματίας, *auto-entrepreneur*, *Kleinunternehmer*. Κάποια απαιτούν εγγραφή πριν από το πρώτο τιμολόγιο, άλλα μόνο όταν το εισόδημα ξεπεράσει ένα όριο, και λίγα αντιμετωπίζουν την περιστασιακή εργασία διαφορετικά από μια τακτική δραστηριότητα.
Ένα πράγμα είναι σχεδόν καθολικό: το εισόδημα φορολογείται και ο πελάτης ίσως οφείλει να δηλώσει ότι σας πλήρωσε. Τιμολογείτε λοιπόν ανοιχτά, με το πραγματικό σας όνομα, και κρατάτε αντίγραφα.
Τι αλλάζει στο τιμολόγιο
Σχεδόν τίποτα. Το τιμολόγιο ενός ιδιώτη έχει τα ίδια μέρη με αυτό μιας εταιρείας — δείτε τι να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο — με αυτές τις διαφορές στο μπλοκ Από και στα σύνολα:
- Το πλήρες νόμιμο όνομά σας εκεί όπου θα έμπαινε η επωνυμία εταιρείας. Ένας διακριτικός τίτλος είναι εντάξει αρκεί να εμφανίζεται και το όνομά σας.
- Η διεύθυνση κατοικίας ή έδρας σας — αυτή που γνωρίζει η εφορία.
- Το προσωπικό σας ΑΦΜ όπου το απαιτούν οι τοπικοί κανόνες (φορολογικός αριθμός, ταυτότητα ή αριθμός εγγραφής αυτοαπασχολούμενου), και κανένας αριθμός ΓΕΜΗ, γιατί δεν υπάρχει εταιρεία.
- Καμία γραμμή ΦΠΑ ή φόρου πωλήσεων εκτός αν είστε εγγεγραμμένος. Πολλοί ιδιώτες βρίσκονται κάτω από το όριο εγγραφής και τιμολογούν καθαρά· κάποιες χώρες θέλουν μια φράση που να το δηλώνει.
- Ο δικός σας τραπεζικός λογαριασμός στα στοιχεία πληρωμής — προσωπικός λογαριασμός είναι αποδεκτός εκτός αν η τράπεζα ή η εφορία λένε διαφορετικά· ένας ξεχωριστός λογαριασμός για τη δουλειά διευκολύνει τη λογιστική παρακολούθηση.
Αρίθμηση και τήρηση αρχείου
Αριθμήστε τα τιμολόγιά σας σε μία αδιάσπαστη σειρά από το πρώτο, ακόμη κι αν στέλνετε τρία τον χρόνο. Ένα απλό INV-0001, INV-0002 αρκεί· οι βέλτιστες πρακτικές αρίθμησης τιμολογίων δείχνουν επιλογές αν θέλετε το έτος μέσα στον αριθμό. Κρατήστε ένα PDF κάθε τιμολογίου που στέλνετε και σημειώστε πότε εξοφλήθηκε — ένας φάκελος ανά έτος είναι απολύτως επαρκές σύστημα, και πάνω σε αυτό θα χτιστεί η φορολογική σας δήλωση.
Αν χρησιμοποιείτε το SimpleInvoice, το τρέχον τιμολόγιο ζει στο πρόγραμμα περιήγησής σας και κάθε εξαγωγή είναι ένα PDF που αρχειοθετείτε όπου θέλετε. Εξαγάγετε και ένα αντίγραφο σε JSON αν θέλετε αντίγραφο ασφαλείας που ανοίγει και επεξεργάζεται ξανά.
Πώς πληρώνεστε
Οι πελάτες πληρώνουν τους ιδιώτες όπως πληρώνουν και τις εταιρείες — κυρίως με τραπεζικό έμβασμα — αλλά το λογιστήριό τους μπορεί να ζητήσει πρώτα ένα έντυπο ή μια δήλωση, ιδίως σε μεγάλους οργανισμούς. Ρωτήστε τι χρειάζονται όταν συμφωνείτε την εργασία, όχι όταν στέλνετε το τιμολόγιο. Δηλώστε σαφείς όρους πληρωμής και ημερομηνία λήξης· οι όροι πληρωμής τιμολογίου προτείνουν λογικές προεπιλογές για κάποιον που δεν έχει νομικό τμήμα πίσω του. Για πελάτες στο εξωτερικό, η τιμολόγηση διεθνών πελατών καλύπτει το νόμισμα και τα τραπεζικά στοιχεία.
Πότε να σκεφτείτε εταιρεία
Η τιμολόγηση ως ιδιώτης ταιριάζει σε περιστασιακή εργασία και στα πρώτα βήματα. Τρία σημάδια ότι ήρθε η ώρα να εξετάσετε εταιρεία ή επίσημη εγγραφή ως αυτοαπασχολούμενος: το εισόδημά σας πλησιάζει ένα όριο πάνω από το οποίο η εγγραφή ή ο ΦΠΑ γίνονται υποχρεωτικά· οι κανόνες προμηθειών ενός πελάτη δέχονται μόνο εγγεγραμμένους προμηθευτές· ή θέλετε να διαχωρίσετε την επιχειρηματική ευθύνη από την προσωπική σας περιουσία. Τίποτα από αυτά δεν αλλάζει τον τρόπο που λειτουργεί το ίδιο το τιμολόγιο — η διάταξη, η αρίθμηση και το αρχείο μεταφέρονται αυτούσια.
Ένα πρότυπο που ταιριάζει
Το απλό πρότυπο τιμολογίου είναι η φυσική αφετηρία: λιτή κεφαλίδα με το όνομά σας, ημερομηνίες, τα δύο μπλοκ διευθύνσεων, ένας σύντομος πίνακας ειδών και ένα σύνολο, με τη γραμμή φόρου απενεργοποιημένη μέχρι να τη χρειαστείτε. Το πρότυπο τιμολογίου για ελεύθερους επαγγελματίες προσθέτει αναφορά έργου και πληρέστερα στοιχεία πληρωμής. Ανοίξτε όποιο θέλετε, αντικαταστήστε το δείγμα με τα δικά σας στοιχεία, και κάθε εκτυπωμένη ετικέτα — συμπεριλαμβανομένου του «ΑΦΜ», που μπορείτε να μετονομάσετε σε όποιο αναγνωριστικό έχετε — επεξεργάζεται επιτόπου. Η τιμολόγηση ως ελεύθερος επαγγελματίας περιγράφει την καθημερινή ρουτίνα μόλις φύγει το πρώτο τιμολόγιο.
Συνηθισμένα λάθη
Αυτά που προκαλούν καθυστερημένη πληρωμή ή μια δυσάρεστη επιστολή από την εφορία:
- Χρέωση φόρου για τον οποίο δεν είστε εγγεγραμμένος. Αν δεν είστε, μην προσθέτετε γραμμή ΦΠΑ ή φόρου πωλήσεων.
- Ψευδώνυμο αντί για το νόμιμο όνομα. Το λογιστήριο του πελάτη πρέπει να μπορεί να αντιστοιχίσει το τιμολόγιο με το πρόσωπο που πληρώνει.
- Επανεκκίνηση της αρίθμησης. Κάθε νέα δουλειά δεν ξεκινά από το τιμολόγιο #1· η σειρά συνεχίζεται όσο εργάζεστε.
- Καμία ημερομηνία λήξης. Χωρίς αυτήν ισχύει ο προεπιλεγμένος κύκλος του πελάτη — συχνά μεγαλύτερος απ' όσο περιμένετε.
- Μη τήρηση αντιγράφων. Η φορολογική σας δήλωση εξαρτάται από αυτά.
Ερωτήσεις
Χρειάζομαι ΑΦΜ για να τιμολογήσω ως ιδιώτης;
Συχνά ναι — έναν προσωπικό φορολογικό αριθμό ή αριθμό εγγραφής αυτοαπασχολούμενου, ανάλογα με τη χώρα. Κάπου απαιτείται σε κάθε τιμολόγιο· αλλού σας ζητούν απλώς να δηλώσετε το εισόδημα. Ελέγξτε το στην εφορία πριν από το πρώτο σας τιμολόγιο.
Μπορώ να τιμολογήσω για μια εφάπαξ δουλειά;
Συνήθως ναι. Πολλά φορολογικά συστήματα αντιμετωπίζουν το περιστασιακό εισόδημα διαφορετικά από μια τακτική δραστηριότητα, αλλά παραμένει εισόδημα προς δήλωση. Εκδώστε κανονικό τιμολόγιο στο όνομά σας και κρατήστε το αντίγραφο.
Μπορεί ο πελάτης να πληρώσει στον προσωπικό μου τραπεζικό λογαριασμό;
Κανονικά ναι· δεν υπάρχει εταιρικός λογαριασμός για να πληρώσει. Ελέγξτε τους όρους της τράπεζάς σας και σκεφτείτε έναν ξεχωριστό λογαριασμό για τα έσοδα από τη δουλειά, ώστε το αρχείο σας να μένει τακτοποιημένο.