Рахунок клієнту в іншій країні додає кілька рішень, яких внутрішні рахунки ніколи не ставлять: яка валюта, які банківські ідентифікатори, хто платить комісії переказу, як писати дати й суми, щоб їх не зрозуміли неправильно, і як працює податок, коли ви двоє під різними правилами. Жодне з них не складне, щойно вирішене; усі затримують оплату, коли клієнт має здогадуватися.
Цей посібник бере кожне рішення по черзі й показує, як відобразити його в рахунку, використовуючи механізм форматування Simple Invoice там, де це допомагає. Податковий розділ пояснює питання, які варто поставити; це не порада, і ставки навмисно не цитуються.
Оберіть валюту — і назвіть її один раз чітко
Узгодьте валюту в пропозиції. Рахунок у вашій валюті означає, що клієнт несе валютний ризик і комісії; рахунок у їхній — що несете ви, але прибирає привід вагатися. Багато фрилансерів цінують у валюті клієнта для великих чи постійних клієнтів і у своїй — для разових. Що б ви не обрали, рахунок має назвати її однозначно: саме $ може бути п’ятьма різними валютами, тож покажіть код ISO — USD, CAD, AUD — хоча б раз, ідеально біля підсумку.
Simple Invoice форматує кожну суму з коду ISO. Можна показати символ, вузький символ, код або назву валюти й поставити символ перед сумою чи після неї з пробілом або без, тож 1 234,56 €, €1,234.56 і EUR 1,234.56 — одне налаштування.
Форматуйте числа й дати для читача
1,234.56 — тисяча в одній країні й трохи більше за одиницю в іншій. 12/09/2026 — вересень у більшості Європи й грудень у США. Форматуйте для клієнта, не для себе.
Поставте локаль рахунку на клієнтську — Simple Invoice пропонує роздільники груп і десяткових за локаллю, з перевизначеннями коми, крапки, пробілу чи апострофа, коли стиль дому клієнта інший — і оберіть однозначний шаблон дати на кшталт d MMMM yyyy (12 September 2026) або форму ISO yyyy-MM-dd. Дати також рендеряться мовою клієнта, якщо оберете одну з двадцяти п’яти вбудованих локалей.
Банківські реквізити, що працюють через кордон
Внутрішні номери рахунків часто марні для іноземного банку. Дайте ідентифікатори, потрібні міжнародним переказам, точно як їх друкує ваш банк.
- IBAN — міжнародний номер рахунку, де ваша країна його використовує.
- BIC/SWIFT — ідентифікує ваш банк; потрібен для більшості міжкордонних переказів.
- Ім’я та адреса власника рахунку — мають збігатися із записом банку; деякі банки-отримувачі відхиляють розбіжності.
- Назва та адреса банку — досі запитують деякі системи платників.
- Маршрутизація країни призначення — наприклад, рахунок у США потребуватиме ABA routing number для платежів у внутрішньому форматі; запитайте банк, що публікувати.
- Альтернативні канали — якщо маєте мультивалютний рахунок або приймаєте платіжний сервіс, перелічіть його як опцію й скажіть, які валюти він бере.
Комісії та курси
Міжнародні перекази можуть втрачати гроші в трьох точках: комісія банку відправника, комісії банків-посередників, зняті з суми в дорозі, і курс того, хто конвертує. У умовах зазначте, хто несе комісії — поширена клаузула: платник обирає опцію, за якої повна сума рахунку доходить до отримувача — і розгляньте мультивалютний рахунок, що приймає валюту клієнта локально, що взагалі уникає посередників.
Не друкуйте курс, якщо податковий орган не вимагає еквівалента в домашній валюті; курси рухаються між виставленням і оплатою. Якщо його треба показати, зазначте джерело й дату.
Мова та підписи
Рахунок мовою клієнта обробляють швидше, а в деяких країнах його очікують. Окремий інструмент не потрібен: у Simple Invoice кожен друкований підпис — Рахунок, Дата виставлення, Платник, Опис, Кількість, Ціна, Проміжна сума, До сплати — можна редагувати на шаблон, тож можна один раз зберегти німецький чи іспанський варіант розкладки й використовувати знову. Описи позицій тримайте мовою, узгодженою в договорі.
Податкові питання до першого рахунку
Податковий режим через кордон залежить від того, де заснована кожна сторона, чи клієнт — бізнес чи споживач, що ви постачаєте і чи ви зареєстровані. У багатьох системах послуги між бізнесами через кордон оподатковуються там, де клієнт, що може означати: ви не нараховуєте податок, а клієнт обліковує його сам за механізмом reverse charge — і рахунок тоді має це сказати й зазвичай показати податкові номери обох сторін. Інші комбінації вимагають реєстрації в країні клієнта. Основи податків у рахунках пояснює словник; джерела нижче — офіційні точки старту.
Поставте бухгалтеру ці питання один раз, запишіть відповіді за типом клієнта й закодуйте їх у типових значеннях і шаблонах рахунків.
- Клієнт — бізнес чи споживач, і чи можу перевірити його податковий номер?
- Де постачання вважається таким, що відбувається, для цього виду послуг чи товарів?
- Чи нараховую податок, нічого з приміткою reverse charge, чи треба реєструватися за кордоном?
- Яке точне формулювання й які ідентифікатори мають з’явитися на рахунку в тому випадку?
- Чи потрібен еквівалент суми податку в домашній валюті для моєї декларації?
Контрольний список міжнародного рахунку
Перед надсиланням рахунку за кордон перевірте це на додачу до звичайних пунктів.
- Валюту узгоджено й показано кодом ISO
- Суми й дати відформатовано під локаль клієнта
- IBAN, BIC/SWIFT, ім’я власника рахунку й назва банку присутні
- Клаузула про комісії в умовах; мультивалютна опція запропонована, якщо вона є
- Податковий режим підтверджено, потрібне формулювання й податкові номери включено
- Підписи мовою клієнта, якщо узгоджено
- Термін оплати як календарна дата з запасом днів на переказ
Запитання
Виставляти рахунок у своїй валюті чи в валюті клієнта?
Обидва варіанти чинні; важливо узгодити до роботи. Валюта клієнта знімає тертя для них і перекладає валютний ризик на вас; ваша робить навпаки. Для постійних клієнтів багато фрилансерів обирають валюту клієнта й отримують її на мультивалютний рахунок.
Чи додавати ПДВ або податок з продажу іноземному клієнту?
Залежить від того, де ви й клієнт, чи клієнт — бізнес і що ви постачаєте. Послуги між бізнесами часто оподатковуються там, де клієнт, із приміткою reverse charge на рахунку замість податкового рядка — але правила різняться й змінюються. Підтвердіть із бухгалтером; цей посібник не дає ставок і рішень.
Хто платить комісії переказу?
Той, кого кажуть ваші умови. Поширена домовленість: платник обирає опцію переказу, за якої повна сума рахунку доходить до вас. Покладіть клаузулу в типові умови, щоб вона з’являлася на кожному рахунку.