催款是自由职业里没人喜欢的部分，这种不适让人等得太久，然后写得太冲。一套提醒序列同时解决这两个问题：您按日程发送下一封，而不是等烦躁到顶；每一封也已经写好了。
下面的模板分四步升级。每一封都陈述事实——发票编号、金额、到期日——再次附上发票，并只要求一件具体的事。替换方括号里的部分，保持语气；逾期通常是行政原因而不是故意，假定对方出于善意的提醒，比相反的更快收到款。Simple Invoice负责做出文档，但不跟踪其状态，因此请在自己的记录中保存到期日。
第 0 步 — 到期日前的礼貌提醒
对较大的发票或新客户，到期日前几天的一封短信，能在仍来得及修正时抓住问题：发票进了错误邮箱、采购订单号对不上、审批人休假。这不是催收，所以语气放轻。
- 主题： 发票 [INV-0042] — [日期] 到期
- “您好 [name]，提醒一下，金额为 [amount] 的发票 [INV-0042] 将于 [date] 到期。为方便处理，我再次附上。若处理时还需要我这边提供任何材料，请告诉我。谢谢，[you]”
第 1 步 — 第一次催款，到期日后一到三天
假定它被漏看了。给出事实，附上发票，询问何时可以期待付款。发给财务地址，并抄送您的联系人。
- 主题： 逾期：发票 [INV-0042] — [amount] 已于 [date] 到期
- “您好 [name]，金额为 [amount] 的发票 [INV-0042] 已于 [date] 到期，我尚未收到付款。我再次附上发票。能否告知它已安排在何时付款，或是否有任何卡住的地方？付款信息在发票上；参考为 [INV-0042]。谢谢，[you]”
第 2 步 — 第二次催款，大约一周后
仍然礼貌，但更具体。写明已逾期天数，要求一个付款日期，并在条款包含逾期利息时提及——作为事实，而不是威胁。
- 主题： 第二次提醒：发票 [INV-0042] 现已逾期 [n] 天
- “您好 [name]，金额为 [amount] 的发票 [INV-0042] 现已超过到期日 [date] [n] 天。希望您能在 [几天后的日期] 前确认付款日期。按发票上的条款，逾期款项可能按法律允许收取利息，我更希望不必适用。若发票存在争议或需要更正，请告诉我，以便解决。发票已附上。谢谢，[you]”
第 3 步 — 最终通知，逾期两到三周
简短、正式，带截止日期和写明的下一步。发给财务部门和您能联系到的最高级别联系人。在解决之前暂停该客户的进行中工作，并如实告知。
- 主题： 最终通知：发票 [INV-0042] — [amount] 自 [date] 起逾期
- “尊敬的 [name]，尽管此前已于 [dates] 提醒，金额为 [amount]、到期日为 [date] 的发票 [INV-0042] 仍未付款。请在 [截止日期，大约七天后] 前安排付款。若届时仍未收到，我将 [适用我们条款中写明的逾期利息 / 暂停后续工作 / 将此事提交正式追偿]。若您认为此发票有误，请在该日期前与我联系。副本已附上。此致，[you]”
中间打一通电话
在第 2 步和第 3 步之间，给财务部门打两分钟电话，往往能做成三封邮件做不到的事。询问发票是否已收到并获批、是否缺少采购订单或供应商记录，以及下一轮付款是何时。记下对方姓名和所说内容，再用电邮确认。大多数卡住的发票，都停在没人告诉您的那一步。
最终通知之后
若截止日期已过，就做您说过会做的事。选项大致按升级顺序：适用条款和当地法律允许的利息与补偿，并出具更新后的对账单；停止工作，并扣留尚未交付的成果；发出正式行动前函；使用小额诉讼或同等法院程序——在许多国家正是为此设计，不必请律师；或把债务交给催收机构。其中哪些可用、是否妥当，取决于您和客户所在地，以及金额。
无论结果如何，都记入您自己的登记表。结清时把发票标为已付，核销时标为作废，这样序号保持完整，记录也能自我解释。
当多张发票同时逾期时
对有多张逾期发票的客户，用一份对账单催收，而不是每张发票一封：一张短表，列出发票编号、日期、金额和逾期天数，底部写总额。根据您在 Simple Invoice 之外保存的付款记录来做，或从极简模板创建一份仅含文本区块的文档，列出未结项目。
避免下一张逾期
最好的提醒是您不必发送的那一封。自由职业者如何开票讲的是减少逾期的习惯：事先谈妥条款、开工前拿到采购订单、较大项目收定金并按里程碑开票、发票包含审批人需要的一切，以及每周查看逾期列表，不让任何发票在无人注意中变老。
问题
到期日后多久应发送第一次催款？
一到三个工作日。等得更久，等于暗示到期日是灵活的；在到期日当天发送，对转账已在途的客户可能显得过早。
如果客户是大公司，我应该更强硬吗？
不是更强硬——而是更讲流程。大公司通过流程付款；最快的路径是找出发票卡在哪一步（已收到、已对上采购订单、已批准、已排期），并针对那一步提问。把坚决的语气留给已经确认债务却仍不付的客户。
我真的应该收取滞纳金吗？
提及它能推动发票前进；收取它是对客户关系的判断。许多自由职业者在最终通知时适用，一旦付款就免除。若您说会收取，就要真收——否则下一封提醒就没有分量。