如何写发票邮件（附模板）

财务收件箱是被搜索的，不是被阅读的。把事实放进主题，让邮件日后能被找到：*发票*一词、编号、您的公司名称，以及可选的金额或到期日期。Northwind Studio 发票 INV-0042——3 月 16 日到期 在读者打开之前就说明了一切。避免含糊的主题（“付款”、“小事一件”），也避免可能被过滤器当作垃圾邮件的营销用语。

每张发票都用同一种格式。一致的主题，就是客户一次搜索找到您所有发票的方式。

正文不是发票——PDF 才是。邮件只需要引出它。四个简短的部分就够了：

把发票作为 PDF 附上，不要用一个可能变动的文档链接，也不要用图片。给文件起一个便于排序和搜索的名字：INV-0042-Northwind-Studio.pdf 胜过 invoice.pdf。SimpleInvoice从打印对话框导出带矢量文本的真正 PDF，因此编号、金额和银行信息在客户的系统中可选中、可搜索。

附上之前，核对三件导致大多数退回的事：客户的法定名称和地址与他们给的一致，发票编号是新的，总额与约定相符。发票应包含哪些内容是完整清单。

主题：Northwind Studio 发票 INV-0042——网站设计

Dana 您好，再次感谢您选择我们进行网站改版。附件是我们的发票 INV-0042，金额 $7,296.00，涵盖一月份约定的品牌识别、网站设计和两次评审会。请于 3 月 16 日前付款；银行信息见发票，银行转账对我们最方便。如果贵方财务团队需要供应商表格或不同的账单地址，请告诉我。祝好，Sam · Northwind Studio · hello@northwind.example

主题：发票 INV-0057——Northwind Studio，3 月顾问费

Dana 您好，附件是 3 月顾问费的发票 INV-0057，金额 $2,400.00，3 月 31 日到期。银行信息与之前相同。一如既往地感谢——Sam

对重复发票，越短越好：客户知道它是什么。保留事实，去掉解释。

主题：定金发票 INV-0061——Northwind Studio，春季活动

Dana 您好，附件是定金发票 INV-0061，金额 $3,000.00，即约定的百分之五十，用于启动春季活动。款项到账后，我们将按方案中的日期开始；余额将在交付时开票，并把这笔定金显示为已付。4 月 10 日到期。谢谢——Sam

主题：发票 INV-0042——已付款，谢谢

Dana 您好，确认发票 INV-0042 的 $7,296.00 已于今日到账。附件是标为已付的发票，供您留档。很高兴与您合作——Sam

已付确认是可选的，但很受欢迎；有些客户需要它来代替收据。发票、收据与报价单说明了何时会被期待单独的收据。

主题：提醒：发票 INV-0042 已于 3 月 16 日到期

Dana 您好，简短提醒一下，发票 INV-0042（金额 $7,296.00）已于 3 月 16 日到期，我们尚未收到付款。以防邮件遗失，我把它再次附上。如果款项已在途中，请忽略这封邮件——否则能否告知我们大约何时能收到？谢谢，Sam

在到期日之后几天发出，假定对方是善意的，并再次附上 PDF。第二次、第三次催款，以及被无视时该怎么做，见逾期发票催款模板。

在交付工作的当天发出发票，趁记忆还新鲜。一开始就问新客户谁负责接收发票、是否需要在上面写采购订单号——然后写上去。使用同一个发件地址和同一种主题格式，让您的发票容易被找到。并且有意识地设置到期日期：发票付款条款说明展示了条款、定金和小额提前付款折扣如何改变钱到账的速度。