プロフォーマインボイス（見積送り状）は、売買が成立する前に送る暫定的な請求書です。本物そっくりの見た目で、買い手に請求される金額を示しますが、支払いの請求ではなく、税務書類でもなく、売上として帳簿にも載りません。その役割は買い手が動けるようにすること — 発注書を起こす、資金を手配する、輸入許可を取る、通関を進める — です。
このガイドでは、プロフォーマインボイスが何のためにあるのか、見積書や請求書の代わりにいつ送るのか、本物の請求書と間違われないために何を書くべきか、そしてプロフォーマインボイスのテンプレートから1分で作る方法を扱います。
プロフォーマインボイスとは
*Pro forma* はラテン語で「形式として」という意味です。完了した出来事を記録するためではなく、手続きを満たすために作られる書類を指します。したがってプロフォーマインボイスは、合意はされたがまだ実行されていない取引 — この商品、この数量、この価格、この条件 — を、いずれ発行する請求書と同じレイアウトで記述します。
まだ何も引き渡されていないので、何の債務も発生していません。プロフォーマインボイスは売り手に債権を、買い手に債務を生じさせず、本来の連番から請求書番号を取ることもなく、VAT や消費税がかかる場合でも有効な税務上の請求書ではありません。買い手がそれをどう使おうと — 前払いする、発注書を起こす、輸送を申告する — 実際の提供が行われた時点で本物の請求書を発行しなければなりません。
使う場面
プロフォーマインボイスは、合意と納品のあいだの空白のために存在します。よくあるのは次の場合です。
- 前払い。 買い手が着手前・出荷前に支払いたいと考えており、支払うべき正確な金額を示した書類を必要としている。
- 発注書。 企業の経理は、価格を示した仕入先の書類がないと発注書を起こせないことが多く、プロフォーマがその書類になります。
- 国際輸送。 税関、フォワーダー、信用状を発行する銀行は、商業送り状ができる前に貨物を評価するためプロフォーマを求めます。
- 内諾。 顧客が、確約する前に最終的な請求書がどうなるか — 各行、各税 — を見ておきたい。
- 助成金や予算。 予算項目に対して資金を確保するため、組織が仕入先の書類を必要としている。
プロフォーマ・見積書・請求書
見積書は、買い手がまだ受け入れていない申し出です。選択肢を並べたり、有効期限を設けたり、合意前に変わったりします。プロフォーマインボイスは受け入れの後に来ます。取引は確定しており、書類はそれを買い手が動けるよう請求書の形で示すだけです。請求書は納品の後に来て、支払いを求めます。
三つは異なる時点における同じレイアウトです。実務では、常連の顧客に対してプロフォーマが正式な見積書の代わりになることが多く、小さな仕事では見積書がそのまま請求書になります。プロフォーマという段階を挟む価値があるのは、買い手がそれを必要とするときだけです。請求書・領収書・見積書の違いで、書類の一族全体と登場する順序を整理しています。
何を書くべきか
プロフォーマインボイスには、最終的な請求書に載るものがすべて — 両当事者、明細、数量、価格、税、合計 — 入ります。加えて、本物と取り違えられないための三つの要素が必要です。
- 表題は「プロフォーマインボイス」であり、「請求書」ではないこと。
- 独自の参照番号（たとえば
PF-0007）。請求書の連番から取ってはいけません。 - 状態を明記した一文：これは支払いの請求ではないということ。あるいは前払いを求めるなら、その金額と支払方法、そして後日あらためて税務上の請求書を発行すること。
- 有効期限 — 価格も為替も動きます。プロフォーマは、いつまで有効かを示すべきです。
- 輸送の場合：税関が求めるとおり、原産国、重量、HS コードまたは関税番号、受渡条件。
プロフォーマから請求書へ
商品が出荷されるか作業が完了したら、本物の請求書を発行します。連番の次の番号と当日の日付を取り、プロフォーマの明細と合計を（提供内容が変わっていれば調整して）繰り返し、買い手がプロフォーマに対して前払いしていれば、その入金を入金済み額として示して未払残高が正しくなるようにします。請求書にはプロフォーマへの参照 — 「プロフォーマ PF-0007 に基づく」 — を入れて、買い手の経理が二つを突き合わせられるようにしましょう。
プロフォーマを編集して請求書にしてはいけません。複製してください。そうすればプロフォーマは、何を約束したかの記録として残ります。請求書番号のベストプラクティスで、請求書以外の書類に別の接頭辞を使うと連番がきれいに保たれる理由を説明しています。
SimpleInvoice で作る
プロフォーマインボイスのテンプレートは、Classic レイアウトの表題を変え、詳細ブロックに「支払期限」ではなく「有効期限」を表示し、備考に状態を示す一文をあらかじめ入れたものです。開いて、取引先と明細を埋め、参照番号を設定して PDF を書き出します。取引が成立したら、書類を複製し、表題を 請求書 に戻し、次の請求書番号を取らせ、前払いがあれば合計ブロックに加えてください。海外の取引先への請求方法では、輸出用のプロフォーマがたいてい必要とする通貨と銀行情報を扱っています。
質問
プロフォーマインボイスに法的拘束力はありますか？
支払いの請求としては拘束力を持ちません。本物の請求書が発行されるまで、何の債務も発生しないからです。ただし合意した価格と条件の証拠にはなりうるので、記載した内容は有効期限内に守るつもりの約束として扱ってください。
顧客はプロフォーマインボイスに対して支払えますか？
はい。前払いはプロフォーマを発行する一般的な理由です。入金は前受金として記録し、納品時に本物の請求書を発行してそれを入金済み額として示せば、帳簿と税務申告の辻褄が合います。
プロフォーマインボイスに VAT や消費税は含まれますか？
買い手が総額を把握できるよう、最終的な請求書が課す税を表示します。ただしそれ自体は税務上の請求書ではなく、買い手はそれをもとに税を控除できません。控除は本物の請求書で行われます。
「proforma」と「pro forma」、どちらが正しいですか？
どちらも使われます。「pro forma」が元のラテン語表現で、一語の「proforma」は貿易や輸送の現場で一般的です。どちらかを選び、自社の書類では一貫して使ってください。