Проформа-рахунок — також пишуть *pro forma invoice* — це попередній рахунок, який надсилають до завершення продажу. Він виглядає як справжній і зазначає, скільки буде нараховано покупцеві, але не є вимогою оплати, не є податковим документом і не вноситься в книги як продаж. Його завдання — дати покупцеві можливість діяти: оформити замовлення, організувати кошти, отримати імпортну ліцензію або пройти митницю.
Цей посібник пояснює, для чого потрібен проформа-рахунок, коли надсилати його замість пропозиції чи рахунку, що він має казати, щоб його не сплутали зі справжнім рахунком, і як за хвилину зробити його з шаблону проформа-рахунку.
Що таке проформа-рахунок
*Pro forma* латиною означає «заради форми»: документ, створений, щоб задовольнити процедуру, а не зафіксувати подію, що вже відбулася. Отже, проформа-рахунок описує операцію, яку узгодили, але ще не виконали — ці товари, ця кількість, ця ціна, ці умови — у розкладці, яку матиме майбутній рахунок.
Оскільки нічого не поставлено, ніхто нічого не винен. Проформа-рахунок не створює дебіторської заборгованості для продавця чи зобов’язання для покупця, не несе номера зі справжньої послідовності рахунків, а там, де застосовується ПДВ або податок із продажу, не є дійсним податковим рахунком. Що б покупець із ним не робив — платив наперед, оформляв замовлення, декларував відправлення — після постачання має бути виставлений справжній рахунок.
Коли його використовувати
Проформа-рахунки існують для проміжку між домовленістю й поставкою. Типові випадки:
- Оплата наперед. Покупець хоче заплатити до того, як ви почнете чи відвантажите, і йому потрібен документ із точною сумою до сплати.
- Замовлення (PO). Корпоративні фінансові відділи часто не можуть оформити замовлення без документа постачальника з ціною; проформа і є цим документом.
- Міжнародні відправлення. Митні органи, експедитори й банки, що видають акредитиви, просять проформу, щоб оцінити товар до появи комерційного інвойсу.
- Принципове погодження. Клієнт хоче побачити, як виглядатиме фінальний рахунок — кожен рядок, кожен податок — перш ніж узяти на себе зобов’язання.
- Гранти й бюджети. Організації потрібен документ постачальника, щоб зарезервувати кошти за бюджетною статтею.
Проформа-рахунок, пропозиція чи рахунок
Пропозиція — це оферта, яку покупець ще не прийняв. Вона може містити варіанти, мати строк чинності й змінюватися до домовленості. Проформа-рахунок приходить після прийняття: угода зафіксована, і документ просто викладає її у формі рахунку, щоб покупець міг діяти. Рахунок приходить після поставки й вимагає оплату.
Усі три — та сама розкладка в різні моменти. На практиці проформа часто замінює формальну пропозицію для постійних клієнтів, а для невеликих робіт пропозиція часто переходить одразу в рахунок — крок із проформою варто додавати лише тоді, коли він потрібен покупцеві. Рахунок, квитанція чи пропозиція описує все сімейство документів і порядок, у якому вони з’являються.
Що він має містити
Проформа-рахунок містить усе, що матиме фінальний рахунок — обидві сторони, позиції, кількості, ціни, податки та підсумок — плюс три речі, які не дають сплутати його зі справжнім:
- Заголовок «Проформа-рахунок», а не «Рахунок», у шапці.
- Власний номер-підставу (наприклад,
PF-0007), ніколи не номер із вашої послідовності рахунків. - Чітке зазначення статусу: що це не вимога оплати або, якщо очікується передоплата, сума, спосіб оплати й те, що податковий рахунок буде виставлено пізніше.
- Строк чинності — ціни й курси валют змінюються, і проформа має казати, як довго вона дійсна.
- Для відправлень: країна походження, вага, коди HS чи тарифні коди й умови поставки — як вимагає митний орган.
Від проформи до рахунку
Коли товар відвантажено або роботу виконано, виставте справжній рахунок. Він бере наступний номер у вашій послідовності й сьогоднішню дату, повторює рядки й підсумки проформи (з коригуванням, якщо постачання змінилося) і, якщо покупець сплатив наперед за проформою, показує цей платіж як сплачену суму, щоб залишок до сплати був правильним. Посилайтеся на проформу в рахунку — «згідно з проформою PF-0007» — щоб фінансовий відділ покупця міг зіставити ці два документи.
Не перетворюйте проформу на рахунок редагуванням. Дублюйте її, щоб проформа лишилася записом того, що було обіцяно. Найкращі практики нумерації рахунків пояснюють, чому окремий префікс для документів, що не є рахунками, тримає послідовність чистою.
Як зробити його в SimpleInvoice
Шаблон проформа-рахунку — це розкладка Classic зі зміненим заголовком, блоком реквізитів, який показує «Дійсний до» замість «Термін оплати», і рядком статусу вже в примітках. Відкрийте його, заповніть сторони й рядки, задайте підставу й експортуйте PDF. Коли угода завершиться, дублюйте документ, поверніть заголовок Рахунок, дайте йому взяти наступний номер рахунку й додайте передоплату, якщо вона була, до блоку підсумків. Як виставляти рахунки іноземним клієнтам розповідає про валюту й банківські реквізити, які зазвичай потрібні експортній проформі.
Запитання
Чи проформа-рахунок юридично зобов’язує?
Не як вимога оплати — ніхто нічого не винен, доки не виставлено справжній рахунок. Проте він може бути доказом узгодженої ціни й умов, тому ставтеся до зазначеного в ньому як до зобов’язання, яке маєте намір виконати протягом строку чинності.
Чи може клієнт оплатити проформа-рахунок?
Так, і передоплата — поширена причина його виставляти. Зафіксуйте гроші як передоплату, а потім виставте справжній рахунок при поставці, показавши її як сплачену суму, щоб книги й податкова звітність збігалися.
Чи містить проформа-рахунок ПДВ або податок із продажу?
Він показує податок, який нарахує фінальний рахунок, щоб покупець знав повну суму, — але сам не є податковим рахунком, і покупець не може відшкодувати за ним податок. Відшкодування відбувається за справжнім рахунком.
Як правильно: «проформа» чи «pro forma»?
Уживають обидва варіанти. «Pro forma» — оригінальний латинський вислів; «проформа» одним словом поширене в торгівлі й логістиці. Оберіть один варіант і використовуйте його послідовно у своїх документах.