Рахунок — це документ, який продавець надсилає покупцеві, щоб вимагати оплату за поставлені товари або виконану роботу. Він називає обидві сторони, перелічує, що було поставлено і за якою ціною, зазначає загальну суму боргу й каже, коли та як її слід сплатити. Після надсилання він стає записом, який зберігають обидві сторони: для продавця — доказ, що йому належать гроші, для покупця — доказ того, що було куплено.
Цей посібник пояснює, для чого потрібен рахунок, що він має містити, чим відрізняється від рахунку до оплати, квитанції чи пропозиції та які його варіанти вам трапляться. Якщо волієте побачити рахунок, а не читати про нього, відкрийте зразок рахунку в SimpleInvoice — він завантажується з усіма частинами вже на місці.
Визначення
Строго кажучи, рахунок — це комерційний документ, який деталізує операцію й формально просить оплату. Сьогодні це зазвичай PDF, але завдання не змінилося: зазначити у формі, яку приймають обидві сторони, що саме належить сплатити і чому.
Три ознаки роблять документ рахунком, а не простою нотаткою. Його видає продавець, а не покупець. Він стосується конкретного постачання — цих товарів, цієї послуги, цього періоду. І він створює зобов’язання: з дати виставлення сума стає боргом, а умови оплати визначають, скільки часу має покупець, щоб його погасити.
Що робить рахунок
Для продавця рахунок — це момент, коли продаж стає грошима, які йому належать. Бухгалтери називають це дебіторською заборгованістю: вона з’являється в книгах на дату рахунку, а не тоді, коли надходять кошти.
Для покупця рахунок — документ, що обґрунтовує платіж: те, що фінансовий відділ звіряє із замовленням і поставкою, перш ніж переказати гроші. Де застосовується податок із продажу або ПДВ, рахунок є також податковим документом: покупцеві він потрібен, щоб відшкодувати сплачений податок, а продавець звітує про податок, зазначений у ньому. Тому податкові органи так прискіпливі до того, що має бути в рахунку.
Нарешті, рахунок — це доказ. Якщо клієнт оскаржує нарахування або платіж губиться, саме рахунок, підтвердження поставки й банківська виписка вирішують питання.
Що містить рахунок
Кожен рахунок у кожній країні має те саме ядро. Місцеві правила додають до нього — податковий реєстраційний номер, місце виставлення, певне формулювання — але ніколи не забирають. Повний перелік є в посібнику що має бути в рахунку; головне ось що:
- Слово «Рахунок» і унікальний послідовний номер рахунку.
- Дата виставлення і термін оплати або умови оплати, з яких він випливає.
- Продавець і покупець: назви, адреси та, де потрібно, податкові номери.
- Позиції: що поставлено, кількість, ціна за одиницю й сума рядка.
- Підсумки: проміжна сума, знижка, якщо є, податок за ставками, сума до сплати — і будь-яка вже сплачена сума.
- Як оплатити: банківські реквізити або платіжне посилання, а також примітки чи умови.
Види рахунків, які вам трапляться
Стандартний рахунок покриває більшість роботи. Кілька варіантів існують для окремих моментів проєкту чи продажу, і всі вони — та сама розкладка з іншим заголовком та одним-двома рядками додаткової інформації.
- Проформа-рахунок — надсилається до поставки, щоб покупець організував оплату або оформив замовлення; не податковий документ. Дивіться пояснення проформа-рахунку.
- Рахунок на завдаток або проміжний рахунок — справжній рахунок на частину ціни, виставлений наперед або на етапі.
- Фінальний рахунок — на залишок після завершення, з попередніми платежами як сплаченою сумою.
- Регулярний рахунок — той самий рахунок, що виставляється кожного періоду за ретейнер або підписку.
- Кредит-нота — зворотний бік рахунку, видається, щоб виправити або скасувати його. Дивіться пояснення кредит-нот.
- Комерційний інвойс — митна версія, що супроводжує міжнародні відправлення, з країною походження, вагою й тарифними кодами.
Рахунок, інвойс, квитанція чи пропозиція
Слова *рахунок* та *інвойс* часто вживають як синоніми, і в повсякденній мові це той самий документ, побачений з двох боків: продавець виставляє рахунок, покупець отримує рахунок до оплати. У бухгалтерії різниця чіткіша — виставлені рахунки — це те, що винні вам, отримані рахунки — те, що винні ви.
Квитанція приходить після оплати й підтверджує її; рахунок приходить до оплати й вимагає її. Пропозиція приходить до роботи й пропонує ціну; рахунком вона стає лише після виконання роботи. Різниці та послідовність, якої дотримується звичайний проєкт, викладено в посібнику рахунок, квитанція чи пропозиція.
Коли надсилати рахунок
Надсилайте його, щойно маєте право на оплату: при поставці — для товарів, після завершення або на узгодженому етапі — для послуг, на початку кожного періоду — для ретейнерів. Що довша пауза між роботою й рахунком, то довша пауза до грошей — і то ймовірніше, що цикл погодження у клієнта перенесе платіж на наступний місяць. Умови оплати в рахунках розповідає про терміни оплати, завдатки й що насправді означає «net 30».
Багато фрилансерів виставляють рахунки пакетом одного дня на тиждень чи місяць. Це нормально, якщо датою рахунку є дата виставлення, а не дата виконання роботи, і умови оплати відлічуються від дати виставлення. Виставлення рахунків фрилансером пропонує рутину, яка працює.
Короткий приклад
Дизайнер завершує сайт для клієнта й 2 березня виставляє рахунок INV-0042 з терміном оплати 16 березня за 14-денними умовами. У ньому три рядки — дизайн фірмового стилю, дизайн сайту і чотири години консультацій — з кількостями, ставками й сумами; далі проміжна сума, податок за застосовною ставкою і сума до сплати. Під підсумком — банківські реквізити дизайнера й однорядкова подяка. 12 березня клієнт платить; дизайнер позначає рахунок сплаченим і зберігає PDF разом із банківською випискою.
Ось і все життя звичайного рахунку. Посібник із прикладом рахунку проходить той самий документ поле за полем.
Скласти рахунок — справа кількох хвилин
Щоб скласти правильний рахунок, не потрібні бухгалтерська програма чи формула в таблиці. SimpleInvoice відкривається на готовому рахунку з усіма обов’язковими елементами на місці; ви замінюєте зразкові дані своїми, налаштовуєте блоки податків і оплати та експортуєте PDF. Як скласти рахунок, крок за кроком проведе вас через це, а галерея шаблонів має розкладку для більшості видів роботи.
Запитання
Чи рахунок обов’язковий за законом?
Для продажів між компаніями в більшості країн — так, а де застосовується ПДВ або податок із продажу, податкові правила визначають, що він має містити. Для продажів споживачам часто достатньо квитанції. Перевірте правила там, де перебуваєте ви і ваш клієнт.
Чи рахунок — те саме, що інвойс?
У повсякденному вжитку так: продавець називає його рахунком або інвойсом, покупець — рахунком до оплати. У бухгалтерії виставлені рахунки — це те, що винні вам, а рахунки до оплати — те, що винні ви.
Хто виставляє рахунок — покупець чи продавець?
Продавець — сторона, яка постачає товари чи послугу й просить оплату. Документ, який покупець готує для продавця, — це замовлення або рахунок за самовиставленням, що потребує попередньої домовленості.
Чи можна змінити рахунок після надсилання?
Не мовчки. Надісланий рахунок — запис для обох сторін. Виправляйте його кредит-нотою і, за потреби, новим рахунком із наступним номером, щоб послідовність і книги лишалися узгодженими.