Angebote, Rechnungen und Quittungen sehen gleich aus – dieselben Parteien, dieselben Positionen, dieselben Summen – und werden regelmäßig verwechselt. Der Unterschied liegt darin, was das jeweilige Dokument behauptet. Ein Angebot schlägt einen Preis vor. Eine Rechnung fordert Zahlung. Eine Quittung bestätigt, dass gezahlt wurde. Schickst du das falsche, zahlt ein Kunde zu früh, gar nicht oder doppelt.
Dieser Guide definiert jedes Dokument, ergänzt die beiden Verwandten, die für die meiste Verwirrung sorgen – die Proforma-Rechnung und die Gutschrift –, und zeigt, wie du sie alle aus einem einzigen Layout in Simple Invoice erzeugst, indem du den Titel und ein paar Felder änderst.
Angebot (oder Kostenschätzung)
Ein Angebot ist eine Offerte: was du zu welchem Preis liefern willst, gültig bis zu einem genannten Datum. Sobald der Kunde es annimmt, werden die Bedingungen des Angebots meist zum Vertrag – deshalb enthält ein gutes Angebot Leistungsumfang, Ausschlüsse, Zahlungsbedingungen und eine Gültigkeitsdauer. Eine Kostenschätzung ist die lockerere Variante – ein Richtwert, der sich ändern kann – und sollte das ausdrücklich sagen.
Ein Angebot ist keine Zahlungsaufforderung und sollte niemals eine Rechnungsnummer aus deiner Rechnungsnummerierung tragen. Gib Angeboten ein eigenes Präfix, Q-0001, und verweise auf der späteren Rechnung auf das angenommene Angebot.
Proforma-Rechnung
Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die vor dem Versand der Ware oder dem Arbeitsbeginn verschickt wird. Sie sieht genau aus wie eine Rechnung, nennt den künftigen Rechnungsbetrag und dient dem Kunden oft dazu, eine Bestellung auszulösen, eine Vorauszahlung zu veranlassen oder den Zoll abzuwickeln. Sie ist keine Steuerrechnung und wird nicht als Umsatz verbucht; die echte Rechnung folgt, sobald das Geschäft bestätigt ist. Weil sie wie das Original aussieht, muss der Titel Proforma-Rechnung lauten, und sie sollte entweder klarstellen, dass sie keine Zahlungsaufforderung ist, oder – falls eine Vorauszahlung erwartet wird – das deutlich sagen. Die Vorlage für Proforma-Rechnungen ist genau so eingerichtet.
Rechnung
Die Rechnung ist die formale Zahlungsaufforderung und das Dokument, das beide Seiten verbuchen. Sie trägt eine eindeutige fortlaufende Nummer, ein Rechnungsdatum, ein Fälligkeitsdatum, die Daten beider Parteien, einzelne Positionen, gegebenenfalls Steuern und die Zahlungsdetails. Was auf eine Rechnung gehört listet jedes Element auf. Einmal versendet, wird eine Rechnung nicht mehr bearbeitet – Korrekturen laufen über eine Gutschrift oder eine Ersatzrechnung.
Wo eine steuerliche Registrierung vorliegt, ist die Rechnung zugleich das Steuerdokument: dasjenige, mit dem der Kunde gezahlte Steuer zurückholen kann und über das du meldest. Deshalb sind Finanzbehörden pingelig, was darauf stehen muss.
Quittung
Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung eingegangen ist. Sie verweist auf die Rechnung, nennt Betrag, Datum und Zahlungsweg und wird ausgestellt, nachdem das Geld angekommen ist. Bei Geschäftskunden, die per Überweisung zahlen, genügt meist die als bezahlt markierte Rechnung zusammen mit ihrem Kontoauszug, und eine eigene Quittung wird selten verlangt. Privatkunden, die bar oder mit Karte zahlen, erwarten eine.
Eine Quittung ist keine Rechnung und braucht keine eigene Rechnungsnummer; „Quittung zu Rechnung INV-0042“ ist die klarste Überschrift. Wenn du regelmäßig Quittungen ausstellst, gib ihnen eine eigene Nummernfolge.
Gutschrift
Eine Gutschrift macht eine Rechnung ganz oder teilweise rückgängig: eine Rücksendung, ein Abrechnungsfehler, ein nachträglich vereinbarter Rabatt. Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnung, zeigt die gutgeschriebenen Beträge (je nach lokaler Gepflogenheit als positive Zahlen auf einem klar mit Gutschrift betitelten Dokument oder als negative Werte) und senkt entweder die Forderung an den Kunden oder dokumentiert eine Erstattung. In vielen Rechtsordnungen ist das der vorgeschriebene Weg, eine ausgestellte Rechnung zu korrigieren, statt sie zu bearbeiten oder zu löschen.
Die übliche Reihenfolge
Ein typisches Projekt erzeugt die Dokumente in dieser Reihenfolge. Nicht jedes Projekt braucht jedes davon.
- Angebot – schlägt Arbeit und Preis vor; der Kunde nimmt an.
- Proforma-Rechnung – falls der Kunde ein Dokument für eine Bestellung oder eine Vorauszahlung braucht.
- Anzahlungsrechnung – eine echte Rechnung über den Vorschuss, fortlaufend nummeriert.
- Rechnung – über den Restbetrag nach Abschluss, mit der Anzahlung als bezahltem Betrag.
- Quittung – falls der Kunde nach der Zahlung eine Bestätigung möchte.
- Gutschrift – nur wenn etwas auf einer Rechnung rückgängig gemacht werden muss.
Eine Vorlage, fünf Dokumente
Titel und Beschriftungen sind bearbeitbar. Wähle ein Preset und passe das aktuelle Dokument als Rechnung, Angebot oder Quittung an; exportiere jede fertige Variante, bevor du sie ersetzt.
Halte Nicht-Rechnungen mit einem eigenen Präfix auseinander. Wird ein Angebot oder eine Proforma angenommen, bewahre den Export als Beleg auf und bereite im Editor eine neue Rechnung mit der nächsten Nummer vor. Best Practices für die Rechnungsnummerierung erklärt die Nummerierung.
Kurzübersicht
Im Zweifel frag dich, was das Dokument behauptet.
- Angebot – „So viel würde es kosten.“ Vor der Einigung. Eigene Nummerierung.
- Proforma-Rechnung – „So viel wird berechnet.“ Nach der Einigung, vor der Lieferung. Kein Steuerdokument.
- Rechnung – „Bitte zahle das.“ Nach der Lieferung oder zu einem Meilenstein. Fortlaufende Nummer; das Steuerdokument.
- Quittung – „Du hast das gezahlt.“ Nach der Zahlung. Verweist auf die Rechnung.
- Gutschrift – „Das schulden wir dir zurück.“ Korrigiert oder storniert eine Rechnung. Verweist auf die Rechnung.
Fragen
Ist ein Angebot rechtlich bindend?
Oft ja, sobald der Kunde es innerhalb der Gültigkeitsdauer annimmt – deshalb sollten Angebote Leistungsumfang, Ausschlüsse und die Gültigkeitsdauer nennen. Eine Kostenschätzung ist in der Regel nicht bindend und sollte als Schätzung gekennzeichnet sein. Die Regeln unterscheiden sich je nach Rechtsordnung.
Kann ein Kunde auf eine Proforma-Rechnung zahlen?
Kann er, und die Vorauszahlung ist einer der Gründe, warum es Proforma-Rechnungen gibt. Sobald die Zahlung eingeht, stellst du eine echte Rechnung mit fortlaufender Nummer aus und weist die Vorauszahlung als bezahlten Betrag aus, damit Buchhaltung und Steuermeldung stimmen.
Muss ich eine Quittung ausstellen?
Bei Geschäftskunden, die überweisen, ist sie selten nötig; die bezahlte Rechnung ist der Beleg. Privatkunden erwarten eine, und in manchen Ländern gelten für Bar- oder Kartenzahlungen eigene Regeln. Auf Nachfrage genügt ein kurzes Dokument mit Verweis auf Rechnung, Betrag, Datum und Zahlungsweg.