Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Sie sagt, wer fordert, wer schuldet, was geliefert wurde, was es kostet und wie bezahlt wird. Das ist nicht schwer – aber eine schlampige Rechnung ist der häufigste Grund, warum eine Zahlung liegen bleibt: eine fehlende Bankverbindung, eine unklare Beschreibung oder ein Fälligkeitsdatum, dem niemand zugestimmt hat.
Dieser Guide führt durch den gesamten Ablauf, vom leeren Blatt bis zum PDF im Postfach des Kunden. Die Schritte gelten für jedes Werkzeug; wo es hilft, zeigen wir, wie sie in SimpleInvoice funktionieren, das komplett in deinem Browser läuft, ohne Konto.
Bevor du loslegst: fünf Dinge sammeln
Eine Rechnung ist in wenigen Minuten geschrieben, wenn die Angaben bereitliegen. Sammle sie zuerst und bewahre sie so auf, dass du sie wiederverwenden kannst – ein gutes Rechnungstool speichert sie einmal und füllt sie für dich aus.
- Deine Unternehmensdaten – Firmen- oder Geschäftsname, Adresse, E-Mail und jede Steuernummer oder Registernummer, die du angeben musst.
- Die Daten des Kunden – genau die juristische Person, an die die Rechnung geht, deren Adresse sowie Name oder E-Mail der Person, die die Zahlung freigibt.
- Was du geliefert hast – eine Liste der Leistungen oder Waren mit Mengen und vereinbarten Preisen, idealerweise direkt aus dem Angebot oder Vertrag übernommen.
- Wie du bezahlt werden willst – Bankverbindung oder IBAN, BIC/SWIFT oder der Zahlungsdienst, auf den ihr euch geeinigt habt.
- Die Bedingungen – wie viele Tage der Kunde Zeit hat und was passiert, wenn er nicht zahlt. Kläre das vor der Arbeit, nicht erst auf der Rechnung.
Schritt 1 – Deine Firmendaten eintragen
Jede Rechnung braucht denselben Absenderblock. Tippe in SimpleInvoice Name, Adresse, E-Mail und Steuernummer direkt in den Block „Von“ auf dem Dokument.
Das Logo sitzt im Kopfbereich. Klicke auf das Upload-Feld und wähle eine PNG-, JPEG-, WebP- oder SVG-Datei – sie wird für das aktuelle Dokument in diesem Browser gespeichert. Logo auf die Rechnung setzen erklärt Größen und Formate.
Trag gleich ein, was sich wiederholt: Währung, die Steuern, die du üblicherweise berechnest, den Block mit den Zahlungsdetails sowie feste Hinweise und Bedingungen. Der Editor behält das Dokument in deinem Browser, deine nächste Rechnung startet also mit dem, was du eingetragen hast – dadurch fällt der meiste Tippaufwand in Schritt 5 und 6 weg.
Schritt 2 – Eine Vorlage wählen, die zur Arbeit passt
Eine Vorlage entscheidet, welche Blöcke erscheinen und wie sie aussehen. Wähle die, die zu deiner Art von Arbeit passt, nicht die hübscheste: Stundenarbeit braucht eine dichte Tabelle mit Einheiten-Spalte, ein Beratungs-Retainer wenige Zeilen mit Platz für die Beschreibung eines Meilensteins, eine Auftragnehmer-Rechnung Bedingungen und eine Unterschriftszeile. Die Vorlagengalerie beschreibt jedes Preset und für wen es passt.
SimpleInvoice bringt zehn integrierte Presets mit. Wechsle über Vorlagen im Dock zwischen ihnen – dein Inhalt bleibt dabei erhalten – und passe Farben, Beschriftungen und Blöcke direkt auf der Rechnung an. Kommst du von einer Vorlagenseite und ist schon ein Dokument geöffnet, fragt der Editor, bevor er es ersetzt.
Schritt 3 – Den Kunden eintragen
Stelle der juristischen Person die Rechnung, die den Vertrag unterschrieben hat, und schreibe den Namen genau so, wie er in deren Unterlagen steht. Große Unternehmen brauchen oft eine Bestellnummer (PO-Nummer) oder eine Kostenstelle auf der Rechnung, bevor die Kreditorenbuchhaltung sie bearbeitet – frag vorher nach, nicht erst, wenn die Rechnung zurückkommt.
Die Daten für den Rechnungsempfänger trägst du direkt im Block auf der Rechnung ein.
Schritt 4 – Positionen erfassen
Jede Position beantwortet drei Fragen: Was wurde gemacht, wie viel davon und zu welchem Preis? Schreibe Beschreibungen, die die Buchhaltung des Kunden dem Angebot oder Vertrag zuordnen kann – „Website-Relaunch – Phase 2, Startseite und Navigation“ schlägt „Designarbeit“. Braucht eine Position Kontext, gehört er in eine zusätzliche Detailzeile statt in eine längere Beschreibung.
Mengen dürfen Nachkommastellen haben (7,5 Stunden) und können eine Einheit tragen – Stunden, Tage, Stück, m². Der Betrag pro Position ist Menge mal Preis, gerundet auf die Nachkommastellen der Währung, und die Zwischensumme ist die Summe der Positionen. SimpleInvoice rechnet das live beim Tippen; drück im letzten Feld Enter, um die nächste Zeile anzulegen, und zieh am Griff, um die Reihenfolge zu ändern.
- Eine Leistung pro Position. Alles in eine einzige Zeile zu packen, lädt zu Rückfragen ein.
- Übernimm die Reihenfolge des Angebots, damit der Kunde die Punkte abhaken kann.
- Nutze dieselben Einheiten und Preise wie vereinbart. Hat sich etwas geändert, schreib es in die Hinweise.
Schritt 5 – Steuern und Rabatte anwenden
Ob du Steuern berechnen musst, zu welchem Satz und wie sie ausgewiesen werden müssen, hängt davon ab, wo du und dein Kunde sitzen und wie du steuerlich registriert bist. Das ist eine Frage für deinen Steuerberater oder das Finanzamt – unser Guide zu den Steuergrundlagen erklärt die beweglichen Teile, ohne Beratung zu leisten.
Technisch muss ein Rechnungstool zwei Dinge wissen: welche Positionen steuerpflichtig sind und welche Steuern gelten. In SimpleInvoice kannst du beliebig viele Steuern mit Bezeichnung und Satz anlegen; jede wird nach Abzug der Rabatte auf die steuerpflichtigen Positionen berechnet und im Summenblock separat ausgewiesen. Rabatte gelten entweder pro Position (prozentual oder als fester Betrag) oder für die gesamte Rechnung vor Steuern.
Hast du bereits eine Anzahlung erhalten, trag sie als bezahlten Betrag ein. Der Summenblock zeigt dann den Gesamtbetrag, den bezahlten Betrag und den offenen Betrag – also die Zahl, die der Kunde überweisen soll.
Schritt 6 – Zahlungsdetails und Bedingungen
Der Block mit den Zahlungsdetails leitet das Geld tatsächlich weiter. Gib jede Angabe an, nach der die Bank des Kunden fragt: Kontoinhaber, IBAN oder Kontonummer, BIC/SWIFT für internationale Überweisungen, Name der Bank und, falls du sie akzeptierst, die Adresse eines Zahlungsdienstes. Prüfe diese Zeichen zweimal; eine vertauschte Ziffer ist der Fehler, der am längsten dauert, bis er behoben ist.
Die Bedingungen legen fest, wann gezahlt werden muss und unter welchen Voraussetzungen. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum“ ist klarer als „Netto 14“. Wenn du Mahngebühren berechnest oder einen Skonto für schnelle Zahlung gibst, gehört das hierhin. Zahlungsbedingungen erklärt zeigt die gängigen Optionen und ihre Formulierung.
In SimpleInvoice sind beide Blöcke: Der Zahlungsblock rendert eine Schlüssel-Wert-Liste der Angaben, die du eintippst, der Bedingungsblock druckt den Bedingungstext der Rechnung. Schalte einen davon ab, wenn Kunden per Kartenlink zahlen und keine Bankverbindung auf Papier brauchen.
Schritt 7 – Rechnung nummerieren und datieren
Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer und ein Rechnungsdatum. Lege ein klares Muster fest, prüfe die nächste freie Nummer in deinen eigenen Unterlagen und trage sie direkt auf dem Dokument ein. Best Practices für die Rechnungsnummerierung geht tiefer.
Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem Rechnungsdatum und deinen Bedingungen. SimpleInvoice schlägt ein Fälligkeitsdatum vor und lässt dich es ändern; außerdem gibt es ein Feld für den Leistungsort, eine Referenz und eine Bestellnummer für Kunden, die sie brauchen.
Schritt 8 – Prüfen, dann als PDF exportieren
Lies die Rechnung so, wie der Zahlende sie liest. Ist der Gesamtbetrag unmissverständlich? Sind deine Bankdaten vollständig? Stimmt der Kundenname exakt? Passt die Beschreibung zum Angebot? Wechsle in die Vorschau, um das Dokument ohne Bedienelemente zu sehen, und prüfe die Seitenumbrüche, wenn die Positionstabelle lang ist.
Dann exportieren. SimpleInvoice erzeugt das PDF über den Druckdialog deines Browsers: Wähle Exportieren → Als PDF speichern, im Druckdialog als Ziel Als PDF speichern, lass die Ränder auf Keine und die Hintergrundgrafiken an. Das Papierformat – A4 oder Letter – wird in den meisten Browsern automatisch aus der Vorlage übernommen. Das Ergebnis ist ein kleines Vektor-PDF mit echtem Text, den Buchhaltungssysteme durchsuchen und lesen können.
Du kannst auch einen Freigabelink kopieren. Die gesamte Rechnung wird in den Teil der URL nach # komprimiert, den Browser nie an einen Server senden; der Empfänger öffnet eine schreibgeschützte Ansicht im Browser und kann eine Kopie speichern, wenn er die App ebenfalls nutzt.
Schritt 9 – Versenden und nachverfolgen
Schick das PDF als Anhang mit einer kurzen, konkreten Betreffzeile: „Rechnung INV-0042 – Website-Relaunch Phase 2 – fällig 26. Sep.“. Nenn Betrag, Fälligkeitsdatum und Rechnungsnummer im Text, damit der Empfänger die Datei nicht öffnen muss, um sie abzulegen.
SimpleInvoice verfolgt keine Status wie Entwurf, gesendet, bezahlt oder überfällig. Halte Fälligkeitsdatum und Zahlung daher in deiner eigenen Tabelle oder Buchhaltungssoftware fest. Trifft die Zahlung nicht ein, liefern dir diese Vorlagen für Zahlungserinnerungen höfliche, sich steigernde Formulierungen.
Häufige Fehler, die die Zahlung verzögern
Verspätete Zahlungen lassen sich meist auf einen dieser Punkte zurückführen. Prüfe sie, bevor du auf Senden drückst.
- Falsche Rechtsform. Du stellst der Person die Rechnung, mit der du gesprochen hast, statt dem Unternehmen, das dich beauftragt hat.
- Fehlende Bestellnummer. Große Kunden können ohne sie nicht zahlen, und ihr System sagt dir das nicht.
- Vage Beschreibungen. Alles, was der Freigebende keiner Vereinbarung zuordnen kann, führt zu Rückfragen.
- Unvollständige Bankdaten. Kein BIC bei einer internationalen Überweisung oder ein Kontoname, der nicht dem Eintrag der Bank entspricht.
- Kein Fälligkeitsdatum. „Zahlbar sofort nach Erhalt“ ohne Datum gibt dem Kunden nichts, wonach er planen kann.
- Doppelte oder geänderte Nummern. Wiederverwendete Nummern werden als Duplikat abgelehnt; geänderte zerstören deinen eigenen Prüfpfad.
Nächste Schritte
Wenn die erste Rechnung fertig ist, bewahre ihr PDF oder ihre JSON-Datei auf und nutze für das nächste Dokument erneut die Einstellungen der Editor-Seitenleiste. Aktualisiere Kunde, Nummer, Daten und Positionen, bevor du wieder exportierst. Als Freelancer Rechnungen schreiben behandelt die Routine rundherum: Anzahlungen, Meilensteine, Retainer und Aufbewahrung.
Fragen
Kann ich eine Rechnung kostenlos erstellen?
Ja. SimpleInvoice ist kostenlos, alle Funktionen sind enthalten, und es braucht kein Konto. Es läuft in deinem Browser, speichert Daten lokal und exportiert PDFs über den Druckdialog. Die FAQ erklärt, wie das in der Praxis funktioniert.
Was macht eine Rechnung gültig?
Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land und danach, ob du für USt., GST oder Sales Tax registriert bist. Generell braucht eine Rechnung das Wort Rechnung, eine eindeutige Nummer, Daten, die Angaben beider Parteien, eine Beschreibung, Beträge und alle anfallenden Steuern. Was auf eine Rechnung gehört listet jedes Element auf; die Details bestätigst du beim Finanzamt.
Sollte ich Rechnungen lieber in Word oder Excel schreiben?
Eine Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation reicht für eine Handvoll Rechnungen, aber Nummerierung, Summen und ein einheitliches Layout bleiben Handarbeit. SimpleInvoice vs. Word-Vorlage und vs. Excel-Vorlage wägen die Optionen ehrlich ab.
Wie mache ich aus der Rechnung ein PDF?
Nutze Exportieren → Als PDF speichern, wähle im Druckdialog „Als PDF speichern“ und lass die Ränder auf „Keine“ mit aktivierten Hintergrundgrafiken. Das Papierformat ist in Chrome, Edge und Firefox passend zur Vorlage vorausgewählt; in Safari stellst du es manuell ein.