Was auf eine Rechnung gehört

Das Dokument muss sagen, was es ist. „Rechnung“ ganz oben, in der größten Schrift der Seite, signalisiert der Buchhaltung, es an die Kreditorenbuchhaltung weiterzuleiten statt es als Angebot oder Kontoauszug abzulegen. Ist das Dokument etwas anderes – eine Proforma-Rechnung, eine Gutschrift, eine Quittung –, muss der Titel das sagen, denn diese Dokumente werden anders behandelt.

In Simple Invoice ist der Titel eine Einstellung des Kopfbereich-Blocks, sodass dasselbe Layout mit einer Feldänderung eine Rechnung, eine Proforma-Rechnung oder ein Angebot erzeugt. Rechnung vs. Quittung vs. Angebot erklärt, wann welches Dokument das richtige ist.

Jede Rechnung trägt eine Nummer, die keine andere Rechnung von dir hat. Finanzbehörden erwarten in der Regel eine lückenlose Folge, Kunden nutzen sie als Verwendungszweck, und du findest damit das Dokument später wieder. Ein Präfix plus aufgefüllter Zähler – INV-0042 – genügt; das Jahr zu ergänzen (INV-2026-0042) hilft, wenn du nach Jahren ablegst. Best Practices für die Rechnungsnummerierung zeigt die Abwägungen.

Die Nummer gehört gut sichtbar in Kopf und Detailblock. Trage die nächste freie Nummer aus deinem eigenen Register im Abschnitt Nummerierung ein.

Das Rechnungsdatum legt die Rechnung zeitlich fest – für deine Bücher, für die Abrechnungsperiode des Kunden und für die Berechnung der Fälligkeit. Das Fälligkeitsdatum ist der Tag, an dem die Zahlung eingegangen sein muss; nenne es als Kalenderdatum, nicht nur als Frist wie „30 Tage“, damit niemand nachzählen muss.

Manche Rechnungen brauchen zusätzlich ein Liefer- oder Leistungsdatum – den Tag, an dem die Ware geliefert oder die Leistung erbracht wurde –, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. Ergänze es in einem Referenzfeld oder einem Textblock, falls dein Land das verlangt.

Schreibe Daten in einem Format, das der Kunde nicht falsch lesen kann. 12/09/2026 bedeutet in verschiedenen Ländern Verschiedenes; 12. September 2026 oder 2026-09-12 nicht. Simple Invoice formatiert Daten nach einem Muster, das du wählst, in fünfundzwanzig Sprachräumen – ein französischer Kunde bekommt also 12 septembre 2026, ohne dass du es tippst.

Mindestens Name, Adresse und eine Möglichkeit, dich zu erreichen. Bist du für USt., GST oder eine ähnliche Steuer registriert, ist die Registriernummer normalerweise Pflicht. Einzelunternehmer müssen in manchen Ländern ihren eigenen Namen neben dem Geschäftsnamen führen, und Unternehmen müssen oft ihre Registernummer und den Sitz angeben.

Das ist der Von-Block. Füll ihn einmal in deinem Unternehmensprofil aus; Simple Invoice übernimmt ihn als Momentaufnahme auf jede Rechnung, sodass alte Rechnungen die Daten behalten, die bei ihrer Ausstellung korrekt waren.

Der Block Rechnungsempfänger nennt, wer das Geld schuldet. Nimm die juristische Person, die dich beauftragt hat, mit ihrer Adresse und – wo Steuerregeln es verlangen, etwa bei grenzüberschreitenden Geschäften zwischen Unternehmen – ihrer Steuernummer. Hat dir der Kunde einen Ansprechpartner, eine Abteilung oder eine Kostenstelle für die Rechnung genannt, nimm sie mit auf; Kreditorenbuchhaltungen leiten anhand dieser Felder weiter.

Die Empfängerdaten trägst du direkt im Block auf der aktuellen Rechnung ein; Zusatzfelder können im Empfängerblock erscheinen.

Jede Position beschreibt eine Leistung so konkret, dass die Person, die die Zahlung freigibt, sie einer Bestellung, einem Angebot oder einem Vertrag zuordnen kann. Nenne bei zeitbasierter Arbeit den Zeitraum („Beratung – August 2026“), bei Projektarbeit das Ergebnis („Logo-System – finale Dateien“) und bei Waren Produktname und Variante.

Der Positionsblock trägt eine Zeile pro Position. Eine zusätzliche Detailzeile unter jeder Beschreibung ist der richtige Ort für Hinweise zum Umfang, gearbeitete Tage oder eine Ticket-Referenz – so bleibt die Hauptbeschreibung kurz genug zum Überfliegen.

Für jede Position: wie viele, welcher Einheit, zu welchem Preis und der daraus entstehende Betrag. Bei einer Festpreisleistung ist die Menge eins und der Preis der Gesamtpreis. Die Rechnung offenzulegen, lässt den Kunden den Gesamtbetrag ohne Rückfrage prüfen – und genau das meinen Finanzbehörden, wenn sie Einzelpreis und Menge verlangen.

Simple Invoice zeigt Spalten für Nummer, Einheit, Menge, Preis, Steuer, Rabatt und Betrag; blende die aus, die eine bestimmte Rechnung nicht braucht. Positionsbeträge sind Menge mal Preis, gerundet auf die Nachkommastellen der Währung, mit ausgewiesenem Rabatt je Position.

Der Summenblock führt von der Summe der Positionen zu der Zahl, die der Kunde zahlen muss: Zwischensumme, ein eventueller Rabatt auf die gesamte Rechnung, jede Steuer einzeln mit Bezeichnung und Satz, der Gesamtbetrag, ein bereits bezahlter Betrag und der offene Betrag. Wo du Steuern berechnest, müssen Steuerbetrag und angewandter Satz erscheinen; ist eine Position befreit oder mit null besteuert, sollte die Rechnung das sagen. Steuergrundlagen für Rechnungen erklärt das Vokabular.

Mach den offenen Betrag zur auffälligsten Zahl auf der Seite. Simple Invoice hebt ihn standardmäßig hervor und zeigt bezahlten und offenen Betrag, sobald eine Anzahlung erfasst ist.

Nenne die Währung einmal, eindeutig. Ein bloßes $ kann US-, kanadische, australische und einige andere Dollar meinen; der ISO-Code – USD, CAD, AUD – ist nie mehrdeutig, nutze ihn also mindestens einmal, etwa neben dem Gesamtbetrag oder in den Zahlungsbedingungen.

Simple Invoice formatiert jeden Betrag aus einem ISO-Währungscode und lässt dich Symbol, Code oder beides anzeigen, mit Trennzeichen und Nachkommastellen passend zum Sprachraum des Kunden. Internationale Kunden abrechnen behandelt Wahl und Darstellung einer Währung.

Nach den Zahlungsdetails müssen Kunden am häufigsten nachfragen. Gib jede Angabe an, nach der ihre Bank fragt, exakt so, wie deine Bank sie führt.

Nenne das Zahlungsziel in klarer Sprache und die Folgen einer Überschreitung, falls du welche anwendest. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum. Bei Zahlungsverzug können gesetzlich zulässige Zinsen anfallen.“ ist vollständig; „Netto 14“ setzt voraus, dass der Leser die Kurzform kennt. Wenn du Skonto gewährst oder eine Anzahlung verlangst, gehören diese Bedingungen ebenfalls hierhin. Zahlungsbedingungen erklärt liefert Formulierungen zum Anpassen.

Der Bedingungsblock druckt deinen Standardtext; bearbeite ihn pro Rechnung, wenn ein Kunde etwas anderes ausgehandelt hat.

Keines davon ist überall Pflicht, und jedes nimmt dem Kunden einen Grund, zurückzuschreiben statt zu zahlen.

Gib nicht mehr personenbezogene Daten an, als der Kunde braucht – dein Geburtsdatum oder eine persönliche Identifikationsnummer gehören selten auf eine Rechnung, es sei denn, das Finanzamt verlangt es. Keine vollständigen Kartennummern, keine Passwörter für ein Kundenportal und keine internen Kostenaufstellungen, deren Weiterleitung dir unangenehm wäre. Halte Werbung auf höchstens eine Zeile begrenzt; die Aufgabe der Rechnung ist, bezahlt zu werden, nicht das nächste Projekt zu verkaufen.

Geh diese Liste vor jedem Versand durch. Das dauert weniger lang als eine einzige Rückfrage-E-Mail.