Was auf eine Rechnung gehört

Das Dokument sollte sagen, was es ist. „Rechnung“ ganz oben, in der größten Schrift der Seite, signalisiert der Buchhaltung, es an die Kreditorenbuchhaltung weiterzuleiten statt es als Angebot oder Kontoauszug abzulegen. Ist das Dokument etwas anderes – eine Proforma-Rechnung, eine Stornorechnung, eine Quittung –, muss der Titel das sagen, denn diese Dokumente werden anders behandelt.

In SimpleInvoice ist der Titel eine Einstellung des Kopfbereich-Blocks, sodass dasselbe Layout mit einer Feldänderung eine Rechnung, eine Proforma-Rechnung oder ein Angebot erzeugt. Rechnung vs. Quittung vs. Angebot erklärt, wann welches Dokument das richtige ist.

Ein Sonderfall ist die E-Rechnung: eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD, die eine Software automatisch einlesen kann. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, sie für Inlandsrechnungen an andere Unternehmen auch auszustellen, kommt schrittweise in den Jahren 2027 und 2028; Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen an Privatkunden sind davon ausgenommen. Ein PDF – auch eines aus SimpleInvoice – gilt als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. Bis die Ausstellungspflicht für dich greift, darfst du an Unternehmen weiter PDF-Rechnungen schicken, wenn der Empfänger zustimmt; prüfe den Zeitpunkt für deinen Betrieb mit deiner Steuerberatung.

Jede Rechnung trägt eine Nummer, die keine andere Rechnung von dir hat. Das UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird; eine lückenlose Folge ist nicht zwingend, Lücken solltest du aber erklären können. Kunden nutzen die Nummer als Verwendungszweck, und du findest damit das Dokument später wieder. Ein Präfix plus aufgefüllter Zähler – RE-0042 – genügt; das Jahr zu ergänzen (RE-2026-0042) hilft, wenn du nach Jahren ablegst. Best Practices für die Rechnungsnummerierung zeigt die Abwägungen.

Die Nummer gehört gut sichtbar in Kopf und Detailblock. Trage die nächste freie Nummer aus deinem eigenen Register direkt auf dem Dokument ein.

Das Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) legt die Rechnung zeitlich fest – für deine Bücher, für die Abrechnungsperiode des Kunden und für die Berechnung der Fälligkeit. Das Fälligkeitsdatum ist der Tag, an dem die Zahlung eingegangen sein muss; nenne es als Kalenderdatum, nicht nur als Frist wie „30 Tage“, damit niemand nachzählen muss.

In Deutschland ist außerdem der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung Pflichtangabe – auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Dann genügt ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Bei laufenden Leistungen reicht der Zeitraum, etwa „Leistungszeitraum September 2026“. In SimpleInvoice trägst du ihn in die Referenz, in die Detailzeile der Position oder in die Hinweise ein.

Schreibe Daten in einem Format, das der Kunde nicht falsch lesen kann. 12/09/2026 bedeutet in verschiedenen Ländern Verschiedenes; 12. September 2026 oder 12.09.2026 nicht. SimpleInvoice formatiert Daten nach einem Muster, das du wählst, in fünfundzwanzig Sprachräumen – ein französischer Kunde bekommt also 12 septembre 2026, ohne dass du es tippst.

Pflicht sind dein vollständiger Name und deine vollständige Anschrift sowie deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. Viele geben lieber die USt-IdNr. an, um die Steuernummer nicht auf jedem Beleg zu verbreiten; beide erfüllen die Pflicht. Bei einer GmbH, UG oder einem eingetragenen Kaufmann kommen Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer hinzu, bei der GmbH außerdem die Namen der Geschäftsführer – am besten in der Fußzeile.

Das ist der Von-Block. Tipp ihn direkt auf der Rechnung ein; er bleibt für die nächste stehen, und die exportierten PDFs behalten die Daten, die bei der jeweiligen Ausstellung korrekt waren.

Der Block Rechnungsempfänger nennt, wer das Geld schuldet: vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers – also der Firma oder Person, die dich beauftragt hat, nicht nur ein Ansprechpartner. Die USt-IdNr. des Kunden brauchst du vor allem bei grenzüberschreitenden Geschäften zwischen Unternehmen, etwa bei Reverse Charge oder einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung. Hat dir der Kunde einen Ansprechpartner, eine Abteilung oder eine Kostenstelle für die Rechnung genannt, nimm sie mit auf; Kreditorenbuchhaltungen leiten anhand dieser Felder weiter.

Die Empfängerdaten trägst du direkt im Block auf der aktuellen Rechnung ein; Zusatzfelder können im Empfängerblock erscheinen.

Das UStG verlangt Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung. Jede Position sollte so konkret sein, dass die Person, die die Zahlung freigibt, sie einer Bestellung, einem Angebot oder einem Vertrag zuordnen kann. Nenne bei zeitbasierter Arbeit den Zeitraum („Beratung – August 2026“), bei Projektarbeit das Ergebnis („Logo-System – finale Dateien“) und bei Waren Produktname und Variante. Zu allgemeine Angaben können den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden.

Der Positionsblock trägt eine Zeile pro Position. Eine zusätzliche Detailzeile unter jeder Beschreibung ist der richtige Ort für Hinweise zum Umfang, gearbeitete Tage oder eine Ticket-Referenz – so bleibt die Hauptbeschreibung kurz genug zum Überfliegen.

Für jede Position: wie viele, welcher Einheit, zu welchem Preis und der daraus entstehende Betrag. Bei einer Festpreisleistung ist die Menge eins und der Preis der Gesamtpreis, die Einheit oft „pauschal“. Die Rechnung offenzulegen, lässt den Kunden den Gesamtbetrag ohne Rückfrage prüfen.

SimpleInvoice zeigt Spalten für Nummer, Einheit, Menge, Preis, Steuer, Rabatt und Betrag; blende die aus, die eine bestimmte Rechnung nicht braucht. Positionsbeträge sind Menge mal Preis, gerundet auf die Nachkommastellen der Währung, mit ausgewiesenem Rabatt je Position.

Der Summenblock führt von der Summe der Positionen zu der Zahl, die der Kunde zahlen muss: Zwischensumme, ein eventueller Rabatt auf die gesamte Rechnung, jede Steuer einzeln mit Bezeichnung und Satz, der Gesamtbetrag, ein bereits bezahlter Betrag und der offene Betrag. Pflicht sind das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Nettoentgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag – in Deutschland meist der Regelsteuersatz von 19 % oder der ermäßigte Satz von 7 %. Im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto gehören ebenfalls auf die Rechnung. Ist eine Leistung befreit, muss die Rechnung den Grund nennen. Steuergrundlagen für Rechnungen erklärt das Vokabular.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus, musst aber auf die Steuerbefreiung hinweisen. Gängig ist der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ In SimpleInvoice stellst du die Steuerzeile dafür auf „Steuerbefreit“ und trägst den Satz als Hinweis ein – er wird statt eines Steuerbetrags gedruckt. Bei Reverse Charge funktioniert es genauso, mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Mach den offenen Betrag zur auffälligsten Zahl auf der Seite. SimpleInvoice hebt ihn standardmäßig hervor und zeigt bezahlten und offenen Betrag, sobald eine Anzahlung erfasst ist.

Nenne die Währung einmal, eindeutig. Ein bloßes $ kann US-, kanadische, australische und einige andere Dollar meinen; der ISO-Code – USD, CAD, AUD – ist nie mehrdeutig, nutze ihn also mindestens einmal, etwa neben dem Gesamtbetrag oder in den Zahlungsbedingungen. Bei Inlandsrechnungen in Euro genügt das €-Zeichen.

SimpleInvoice formatiert jeden Betrag aus einem ISO-Währungscode und lässt dich Symbol, Code oder beides anzeigen, mit Trennzeichen und Nachkommastellen passend zum Sprachraum des Kunden. Internationale Kunden abrechnen behandelt Wahl und Darstellung einer Währung – und was bei Rechnungen in Fremdwährung für die Umsatzsteuer gilt.

Nach den Zahlungsdetails müssen Kunden am häufigsten nachfragen. Gib jede Angabe an, nach der ihre Bank fragt, exakt so, wie deine Bank sie führt.

Nenne das Zahlungsziel in klarer Sprache und die Folgen einer Überschreitung, falls du welche anwendest. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug.“ ist vollständig; „netto 14“ setzt voraus, dass der Leser die Kurzform kennt. Wenn du Skonto gewährst oder eine Anzahlung verlangst, gehören diese Bedingungen ebenfalls hierhin. Ohne vereinbartes Zahlungsziel kommt ein Geschäftskunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug; bei Privatkunden gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Zahlungsbedingungen erklärt liefert Formulierungen zum Anpassen.

Der Bedingungsblock druckt den Bedingungstext, den du eintippst; ändere ihn auf der Rechnung, wenn ein Kunde etwas anderes ausgehandelt hat.

Keines davon ist überall Pflicht, und jedes nimmt dem Kunden einen Grund, zurückzuschreiben statt zu zahlen.

Gib nicht mehr personenbezogene Daten an, als der Kunde braucht – dein Geburtsdatum oder deine Steuer-Identifikationsnummer gehören nicht auf eine Rechnung; sie ist nicht dasselbe wie die Steuernummer. Keine vollständigen Kartennummern, keine Passwörter für ein Kundenportal und keine internen Kostenaufstellungen, deren Weiterleitung dir unangenehm wäre. Halte Werbung auf höchstens eine Zeile begrenzt; die Aufgabe der Rechnung ist, bezahlt zu werden, nicht das nächste Projekt zu verkaufen.

Diese Angaben verlangt das Umsatzsteuergesetz auf einer Rechnung. Geh die Liste vor jedem Versand durch – das dauert kürzer als eine einzige Rückfrage-E-Mail.

Ausnahme Kleinbetragsrechnung: Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügen nach § 33 UStDV vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Rechnungsnummer, Kundenanschrift und Steuernummer dürfen dann fehlen.