Als Freelancer Rechnungen schreiben

Die Rechnung ist nicht der Ort, an dem du deine Zahlungsbedingungen einführst. Wenn sie eintrifft, hat der Kunde das Projekt längst budgetiert und eine eigene Erwartung, wann er zahlt. Schreib die Konditionen ins Angebot oder in den Vertrag und wiederhole sie auf der Rechnung, damit es am Ende nichts mehr zu verhandeln gibt.

Das Minimum, das schriftlich stehen sollte: Preis oder Satz, was abrechenbar ist, wann du Rechnungen stellst, wie lange der Kunde Zeit hat, wer die Überweisungsgebühren trägt und was bei Zahlungsverzug passiert. Hat der Kunde ein Onboarding für Lieferanten – ein Formular, eine Bestellung, ein Portal –, dann erledige das, bevor die erste Rechnung fällig wird, denn solche Prozesse können Wochen dauern.

Der richtige Abrechnungsrhythmus hängt vom Projekt ab. Ihn bewusst zu wählen, ist der größte Hebel, den ein Freelancer auf seinen Cashflow hat.

Das meiste an einer Rechnung ist identisch mit der letzten. Eine gute Einrichtung bedeutet, dass eine neue Rechnung nur noch aus den geänderten Zeilen besteht.

In Simple Invoice liegt diese Einrichtung direkt neben dem Dokument: Nutze in der Seitenleiste die Abschnitte Unternehmen, Format, Beschriftungen, Nummerierung, Kunden und Vorlage und passe anschließend die Positionen an. Die Vorlagengalerie zeigt die verfügbaren Ausgangspunkte.

Da die App ohne Konto jeweils ein Dokument im Browser hält, solltest du vor dem Ersetzen einer Rechnung, die du nicht erneut eingeben möchtest, Exportieren → JSON verwenden.

Wer freigibt, vergleicht die Rechnung mit dem Vereinbarten. Wenn im Angebot „drei Konzeptrichtungen, zwei Korrekturschleifen, finale Dateien“ stand, dann rechne genau diese drei Positionen ab und nicht „Designleistungen“. Rechnest du nach Stunden ab, nimm eine Position pro Aufgabe oder Tag mit den Stunden als Menge; Daten und Kontext gehören in die Detailzeile unter der jeweiligen Beschreibung.

Halte Zusatzleistungen getrennt und vorab freigegeben. Eine unerwartete Position für „zusätzliche Korrekturen“ ist der schnellste Weg, aus einer Rechnung eine Diskussion zu machen. Vereinbare Umfangsänderungen schriftlich, wenn sie auftreten, und rechne sie dann als eigene Position mit Verweis auf diese Vereinbarung ab.

Nutze eine einzige durchgehende Nummernfolge für alle Kunden. Ein Präfix und ein aufgefüllter Zähler – INV-0001, INV-0002 – reicht; ergänze das Jahr, wenn du nach Jahren ablegst. Verwende nie eine Nummer erneut, ändere nie eine nach dem Versand und markiere stornierte Rechnungen als storniert, statt sie zu löschen, damit die Folge keine unerklärten Lücken hat. Best Practices zur Rechnungsnummerierung erklärt die Optionen.

Bewahre jede ausgestellte Rechnung als PDF in einem Ordner pro Steuerjahr auf, zusammen mit dem JSON-Export der App-Daten. Steuerbehörden verlangen meist, dass Rechnungen mehrere Jahre aufbewahrt werden; die genaue Frist unterscheidet sich je nach Land. Ein PDF und eine Backup-Datei kosten nichts an Aufbewahrung.

Ob du USt., GST oder Sales Tax auf deine Rechnungen aufschlägst, hängt davon ab, wo du und der Kunde sitzen und ob du registriert bist. Unterhalb einer Umsatzgrenze ist die Registrierung oft freiwillig und darüber Pflicht, und grenzüberschreitende B2B-Umsätze folgen häufig Sonderregeln. Nichts davon ist eine Frage des Tools – frag einmal deinen Steuerberater und schreib dir die Antwort auf. Unser Guide zu den Steuergrundlagen erklärt die Begriffe, die dir begegnen werden.

Sobald du deinen Status kennst, ist die Rechnung Mechanik: Steuer mit Bezeichnung und Satz als Standard hinterlegen, steuerpflichtige Positionen markieren – und der Summenblock weist die Steuer separat aus. Bist du nicht registriert, lass Steuern weg und ergänze dort, wo die lokalen Regeln es erwarten, einen Hinweis, dass keine Steuer berechnet wird.

Sende das PDF als Anhang an die Adresse, die der Kunde für Rechnungen genannt hat – oft ein gemeinsames Postfach der Buchhaltung und nicht die Person, mit der du gearbeitet hast. Nutze eine Betreffzeile mit Rechnungsnummer, Projekt und Fälligkeitsdatum. Wiederhole im Text den Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsreferenz und weise darauf hin, dass die Rechnung anhängt.

Benenne die Datei so, dass sie sich sortieren lässt: Simple Invoice setzt als PDF-Namen standardmäßig die Rechnungsnummer, Invoice INV-0042.pdf. Nutzt der Kunde die App ebenfalls, öffnet ein Freigabelink eine schreibgeschützte Kopie in seinem Browser ganz ohne Datei; die Rechnung reist im Link mit, und nichts wird hochgeladen.

Simple Invoice verfolgt bewusst keine Status wie gesendet, bezahlt oder überfällig. Halte Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und Zahlung in deiner Tabelle oder Buchhaltungssoftware fest und prüfe diese Liste wöchentlich.

Fass am ersten Werktag nach Fälligkeit nach, freundlich und mit den Fakten: Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, Rechnung erneut im Anhang. Späte Zahlungen haben oft administrative Gründe – die Rechnung wurde nicht weitergeleitet, die Bestellnummer passte nicht, jemand war im Urlaub – und eine sachliche Zahlungserinnerung löst das. Eskaliere nach einem festen Plan, falls nicht. Diese Vorlagen für Zahlungserinnerungen liefern dir die Formulierungen für jede Stufe.

Kleine Änderungen daran, wie du abrechnest, summieren sich zu einem kürzeren Abstand zwischen fertiger Arbeit und Geldeingang.

Grenzüberschreitende Rechnungen bringen drei zusätzliche Fragen mit: welche Währung, welche Bankdaten und welche steuerliche Behandlung. Vereinbare die Währung im Angebot und formatiere die Rechnung nach den Konventionen des Kunden – Simple Invoice formatiert Beträge und Daten je Sprachraum und lässt dich jede Bezeichnung umbenennen, sodass ein deutscher Kunde 1.234,56 € und 12. September 2026 erhält, ohne dass du irgendetwas neu tippst. Gib IBAN und BIC für internationale Überweisungen an und nenne, wer die Gebühren trägt. Internationale Kunden abrechnen geht ins Detail.

Bring die Gewohnheiten von oben in einen Zeitplan, und Rechnungen werden zu einer Viertelstundenaufgabe statt zu einer Quelle von Stress.