Eine Rechnungsnummer ist eine Kleinigkeit mit viel Gewicht. Kunden geben sie bei der Zahlung an, Buchhalter legen danach ab, Steuerbehörden erwarten eine lückenlose Folge, und du suchst danach, wenn ein Jahr später eine Rückfrage kommt. Ein Schema, das bei Rechnung Nummer drei funktioniert, sollte auch bei Rechnung Nummer dreitausend noch funktionieren.
Dieser Guide beschreibt die Konventionen, die sich bewähren, die Entscheidungen, die Geschmackssache sind, und die Fehler, die echten Ärger machen. Am Ende steht, wie die Nummerierung in Simple Invoice funktioniert – damit du sie einmal einrichtest und nie wieder darüber nachdenken musst.
Die drei Regeln, die nicht verhandelbar sind
Alles andere in diesem Guide ist Vorliebe. Auf diese drei verlassen sich Prüfer, die Systeme deiner Kunden und dein zukünftiges Ich.
- Eindeutig. Keine zwei Rechnungen von dir teilen jemals eine Nummer. Kundensysteme lehnen Duplikate ab, und ein Duplikat in deinen Büchern sieht aus wie eine versteckte Rechnung.
- Fortlaufend. Die Nummern steigen in der Reihenfolge, in der die Rechnungen ausgestellt werden. Viele Steuerbehörden verlangen eine lückenlose Folge; und keine mag Nummern, die springen.
- Unveränderlich. Ist eine Rechnung einmal versendet, ändert sich ihre Nummer nicht mehr. Ist die Rechnung falsch, storniere sie und stelle eine neue mit der nächsten Nummer aus, statt die alte zu bearbeiten.
Ein Muster wählen
Ein Muster besteht aus einem Präfix, optionalen Datumsteilen und einem Zähler. Einfacher ist besser; jedes zusätzliche Element muss konsistent gehalten werden.
INV-0001– ein Präfix und ein mit Nullen aufgefüllter Zähler. Für die meisten Freelancer ausreichend, und es braucht nie eine Entscheidung.INV-2026-0001– ergänzt das Jahr. Praktisch, wenn du nach Steuerjahr ablegst, und macht einen jährlichen Reset eindeutig.INV-2026-09-0001– ergänzt den Monat. Nur sinnvoll, wenn du viele Rechnungen pro Monat stellst und sie nach Zeitraum sortiert haben willst.2026-0001– ohne Präfix. In Ordnung, wenn du nur Rechnungen ausstellst; ein Präfix hilft, sobald Angebote und Gutschriften danebenliegen.
Führende Nullen und warum sie wichtig sind
Fülle den Zähler mit führenden Nullen auf, damit Nummern als Text korrekt sortieren: INV-0009 kommt in jedem Dateibrowser und jeder Tabellenkalkulation vor INV-0010, während INV-9 nach INV-10 einsortiert wird. Vier Stellen decken zehntausend Rechnungen ab – mehr, als die meisten Einzelunternehmer in einem ganzen Berufsleben ausstellen. Das Auffüllen darf nie abschneiden: Überschreitet der Zähler 9999, wird daraus schlicht 10000.
Lücken, Stornos und Fehler
Lücken passieren: Du legst eine Rechnung an und der Auftrag platzt, oder du entdeckst nach dem Versand einen Fehler. Die Antwort ist nie, die Nummer erneut zu verwenden. Behalte die Rechnung, setze ihren Status auf storniert und lass die nächste Rechnung die nächste Nummer nehmen. Eine stornierte Rechnung in der Folge ist eine Erklärung; eine fehlende Nummer ist eine Rückfrage.
Enthält eine versendete Rechnung einen Fehler, ist der saubere Weg, sie zu stornieren und eine korrigierte Rechnung mit neuer Nummer auszustellen, die auf das Original verweist. Manche Rechtsordnungen erwarten stattdessen eine Gutschrift, die die erste Rechnung aufhebt – dein Steuerberater weiß, was bei dir gilt.
Entwürfe, die nie versendet wurden, sind der eine Fall, in dem Löschen harmlos ist – vorausgesetzt, dein Tool hat die Nummer nicht bereits einem Dokument zugewiesen, das der Kunde gesehen hat.
Mit welcher Nummer anfangen
Fang bei eins an. Manche starten mit einer höheren Nummer, damit die erste Rechnung nicht verrät, dass das Geschäft neu ist; wenn du das tust, leg sie einmal fest und senke den Zähler danach nie wieder. Kommst du von einem anderen Tool oder aus Tabellen, führe die bestehende Folge fort, statt neu anzufangen – setz den Zähler auf die nächste unbenutzte Nummer.
Den Zähler jedes Jahr zurücksetzen
Der Reset ist optional und nur dann sicher, wenn das Jahr Teil des Musters ist – sonst käme 0001 doppelt vor. Enthält dein Muster {YYYY}, ergibt ein Reset am 1. Januar ein ordentliches INV-2027-0001. Wenn nicht, zähl einfach weiter: ein durchlaufender Zähler über die Jahre ist genauso gültig und einfacher.
Trage in Simple Invoice die passende Nummer für das aktuelle Dokument in der Seitenleiste unter Nummerierung ein. Führe die Folge in deinen eigenen Unterlagen; der Editor verwaltet keinen rechnungsübergreifenden Zähler.
Angebote, Proforma-Rechnungen und Gutschriften
Dokumente, die keine Rechnungen sind, sollten keine Rechnungsnummern verbrauchen. Gib Angeboten ein eigenes Präfix und einen eigenen Zähler (Q-0001) und Gutschriften ebenso (CN-0001) – oder eine Referenz, die auf die Rechnung zeigt, die sie korrigieren. Eine Proforma-Rechnung ist ein Angebot im Rechnungsgewand; nummeriere sie wie ein Angebot und stelle die echte Rechnung mit der nächsten Rechnungsnummer aus, sobald der Auftrag bestätigt ist. Rechnung, Quittung und Angebot im Vergleich erklärt die Unterschiede.
So funktioniert die Nummerierung in Simple Invoice
Die Nummerierungsfelder liegen in der Seitenleiste unter Nummerierung. Verwende ein klares Präfix, bei Bedarf das Jahr und eine aufgefüllte Folge wie INV-0001; prüfe in deinem eigenen Register die nächste freie Nummer.
Der Editor hält eine Rechnung und erhöht keinen dokumentübergreifenden Zähler. Auch eine Rechnungsliste wird nicht auf Duplikate geprüft. Notiere jede vergebene Nummer außerhalb der App, bevor du das aktuelle Dokument ersetzt.
Halte stornierte Rechnungsnummern in deinem externen Register fest und kennzeichne sie dort als storniert, damit die Folge nachvollziehbar bleibt. Rechnung erstellen zeigt, wo die Nummerierung im Ablauf sitzt.
Fragen
Dürfen Rechnungsnummern Buchstaben enthalten?
Ja. Ein Präfix wie INV- besteht aus Buchstaben, und das ist üblich. Verlangt wird, dass die Folge eindeutig und – fast überall – lückenlos ist, nicht dass sie rein numerisch ist.
Soll ich Rechnungen pro Kunde nummerieren?
Meistens nicht. Eine durchgehende Folge für alle Kunden ist das, was Steuerregeln erwarten, und sie ist einfacher zu pflegen. Willst du den Kunden auf einen Blick sehen, schreib seinen Namen oder sein Kürzel stattdessen in das Referenzfeld.
Ich habe eine Rechnung gelöscht und jetzt ist eine Lücke da. Was tun?
Wurde sie nie versendet, vermerke die Lücke in deinen Unterlagen und mach weiter. Wurde sie versendet, lege sie als stornierte Rechnung mit derselben Nummer neu an, damit die Folge eine Erklärung hat. Künftig gilt: stornieren statt löschen.