01
Eindeutig keine Rechnung
Der Titel ist pro Dokument editierbar, das Dokument sagt also, was es ist – und die Bedingungen können festhalten, dass es keine Zahlungsaufforderung ist.
Proforma-Rechnung: Vorlage und Beispiel
Proforma-Rechnung Vorlage mit Beispiel: richtig betitelt, mit Gültigkeit und Angaben für den Zoll, im Layout deiner Rechnung. Kostenlos als PDF.
- Exporteure und Händler
- Agenturen, die den Umfang vor der Anzahlung bestätigen
- Alle, deren Kunde ein Dokument für die Bestellfreigabe braucht
Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung: Sie kündigt an, was berechnet wird, bevor Ware verschickt wird oder die Arbeit beginnt – typisch für Vorkasse und für den Zoll bei Lieferungen in Länder außerhalb der EU. Sie muss so betitelt sein, dass niemand sie mit einer echten Rechnung verwechselt, und nennt meist, wie lange das Angebot gilt.
Diese Vorlage nimmt das Professional-Layout, ändert den Titel in „Proforma-Rechnung“ und nutzt den Bedingungen-Block für Gültigkeit und Konditionen. Ist der Auftrag bestätigt, änderst du den Titel wieder in „Rechnung“, vergibst die nächste Nummer aus deinem Nummernkreis und stellst sie als endgültige Rechnung aus. Proforma-Rechnung erklärt zeigt, wann du eine brauchst.
Was auf dieser Vorlage steht
- Kopfbereich mit dem Titel „Proforma-Rechnung“, Logo und Referenznummer.
- Von / Rechnungsempfänger nebeneinander, mit E-Mail, Telefon und Steuernummer.
- Angaben im Raster: Nummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeit und Referenz.
- Positionen im Raster mit voraussichtlichen Mengen, Preisen und einer Steuerspalte.
- Summen mit Zwischensumme, Steuern und Gesamtbetrag.
- Bedingungen für Gültigkeit und Konditionen und eine Fußzeile mit Seitenzahlen.
Ausgefülltes Beispiel: Proforma-Rechnung
Fiktive Angaben, echtes Layout – das ist das Dokument, das diese Vorlage erzeugt. Öffne es im Editor, um alles zu ändern, oder drucke es, um das PDF zu sehen.
| Beschreibung | Menge | Preis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Wanderrucksack 30 l40 Stk. × 58,00 € | 2.320,00 € | ||
| Isolationsjacke25 Stk. × 89,00 € | 2.225,00 € | ||
| Verpackung und Fracht bis Zürich1 pauschal × 380,00 € | 380,00 € | ||
| Zwischensumme | 4.925,00 € | ||
| USt. | Steuerfreie Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1a UStG | ||
| Gesamtbetrag | 4.925,00 € | ||
So füllst du diese Vorlage aus
- 1.
Vorlage öffnen. Klick auf „Diese Vorlage verwenden“, und der Editor öffnet sich mit diesem Layout in deinem Browser. Nichts zu installieren, kein Konto anzulegen.
- 2.
Deine Angaben und die deines Kunden eintragen. Dein Name oder deine Firma, Anschrift und Steuernummer kommen unter „Von“, die Angaben deines Kunden unter „Rechnungsempfänger“.
- 3.
Leistungen auflisten. Eine Zeile pro Leistung oder Artikel, mit Menge und Preis. Beträge, Steuer und Gesamtbetrag aktualisieren sich, während du tippst.
- 4.
Nummer, Daten und Zahlungsdetails prüfen. Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer, ein Rechnungsdatum und das Leistungsdatum; ergänze die Fälligkeit und die Bankverbindung, auf die du das Geld bekommen willst.
- 5.
PDF speichern und verschicken. Wähle Exportieren → Als PDF speichern, speichere die Datei im Druckdialog und häng sie an deine E-Mail.
Warum sie funktioniert
02
Wird zur echten Rechnung
Ist der Auftrag bestätigt, änderst du Titel und Nummer und stellst dieselben Positionen als endgültige Rechnung aus.
03
Gültigkeit schriftlich
Der Bedingungen-Block hält fest, wie lange die Preise gelten und was bei Annahme passiert.
Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Proforma-Rechnung und Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung kündigt an, was berechnet wird; eine Rechnung fordert die Zahlung für bereits erbrachte Lieferungen oder Leistungen. Die Proforma ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes: Sie wird nicht verbucht, und dein Kunde kann daraus keine Vorsteuer abziehen. Proforma-Rechnung erklärt geht ins Detail.
Braucht eine Proforma-Rechnung eine Rechnungsnummer?
Gib ihr eine Referenz, damit beide Seiten sich darauf beziehen können, aber halte sie aus deinem Rechnungsnummernkreis heraus – die endgültige Rechnung bekommt bei Ausstellung die nächste Nummer aus deiner Folge.
Kann der Kunde eine Proforma-Rechnung bezahlen?
Oft tut er das – Vorkasse vor dem Versand ist ein häufiger Grund für eine Proforma. Nach Versand oder Leistung stellst du die endgültige Rechnung aus und weist die Zahlung als bereits bezahlt aus. Erhältst du im Inland eine Anzahlung, ist umsatzsteuerlich in der Regel eine Anzahlungsrechnung das richtige Dokument; im Zweifel frag deine Steuerberatung.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Vorlage, Editor und PDF-Export sind kostenlos, ohne Konto und ohne Anmeldung. Deine Rechnung wird in deinem Browser gespeichert und nie hochgeladen.
Kann ich sie als PDF, Word- oder Excel-Datei herunterladen?
Als PDF: Füll sie online aus, wähle Exportieren → Als PDF speichern und speichere die Datei im Druckdialog. Es ist keine Word- oder Excel-Datei, es gibt also keine Formeln, die kaputtgehen können – Summen und Steuer werden für dich berechnet. Außerdem kannst du einen Freigabelink kopieren, der die Rechnung wieder öffnet, oder eine JSON-Kopie behalten.
Kann ich das Layout ändern?
Ja. Blende Blöcke ein oder aus, sortiere sie um, ändere Akzentfarbe, Beschriftungen, Papierformat sowie Zahlen- und Datumsformate – oder wechsle jederzeit zu einer anderen Vorlage, ohne deinen Inhalt neu einzutippen.
Weiterlesen
Mit der Vorlage „Proforma-Rechnung“ starten
Es öffnet sich direkt in Generate — starte mit diesem Layout und schick es noch heute.