Simple Invoice vs. QuickBooks

QuickBooks behandelt Rechnungen als Buchungssätze eines vollständigen Hauptbuchs. Simple Invoice ist nur für die Dokumenterstellung gedacht: Es erzeugt und exportiert eine korrekt formatierte Rechnung, ohne Hauptbuch oder Zahlungsstatus.

Dieser Unterschied entscheidet den größten Teil des Vergleichs. Wenn du deine Bücher woanders führst oder ein Buchhalter das einmal im Quartal aus deinen PDFs und Kontoauszügen macht, dupliziert eine Buchhaltungssuite Arbeit, für die du schon bezahlt hast. Wenn du gar kein Buchhaltungssystem hast und den Steuertermin fürchtest, liefert QuickBooks eines, und die Rechnungsstellung kommt mit. Als Freelancer Rechnungen schreiben zeigt, wo die Rechnungsstellung in der Verwaltung eines Freelancers steht.

Die Funktionen, die ein Abo rechtfertigen, brauchen alle einen Server. QuickBooks verschickt die Rechnung per E-Mail und zeigt, wann der Kunde sie geöffnet hat. Der Kunde kann direkt aus der Rechnung per Karte oder Überweisung zahlen, und sie wird als bezahlt markiert, sobald das Geld eintrifft. Es verschickt wiederkehrende Rechnungen nach Zeitplan, sendet Zahlungserinnerungen, verbindet sich mit deiner Bank, um Zahlungen zuzuordnen, kategorisiert Ausgaben und erstellt Gewinn-und-Verlust- sowie Steuerauswertungen. Dein Steuerberater kann sich direkt anmelden. Das alles funktioniert auf dem Handy genauso wie im Browser, weil die Daten auf Intuits Servern liegen und nicht auf einem Gerät.

Du öffnest den Editor und erstellst in wenigen Minuten eine Rechnung; Summen, Steuern und Währungsformatierung werden berechnet. Das Layout besteht aus Blöcken und Presets im Abschnitt Vorlage. Alles bleibt im Browser, bis du JSON oder PDF exportierst oder einen Freigabelink kopierst.

QuickBooks ist ein kostenpflichtiges Abo, plus Gebühren, wenn Kunden darüber zahlen. Das ist für das Gebotene fair, aber wer eine Handvoll Rechnungen im Monat verschickt, kauft mit dem Abo Funktionen, die ungenutzt bleiben. Simple Invoice ist kostenlos, weil es keine laufenden Kosten hat: keine Server, kein Speicher, kein Support-Level, das finanziert werden müsste. Der Kompromiss ist genauso strukturell – kein Sync, kein E-Mail-Versand aus der App, keine Kartenzahlungen – und er steht in den FAQ. Keines der beiden Produkte verheimlicht sein Modell; die Frage ist, welches zur Größe der Aufgabe passt.

Viele kleine Betriebe nutzen die beiden nacheinander, statt sich zu entscheiden. Rechnungen entstehen in Simple Invoice und gehen als PDF raus; zum Jahresende gehen die PDFs und ein JSON-Export an die Person, die den Abschluss macht. Wächst das Geschäft so weit, dass Kartenzahlungen, wiederkehrende Abrechnung oder laufende Buchhaltung echte Zeit sparen würden, heißt der Umzug zu QuickBooks: Kunden neu eingeben und die nächste Rechnungsnummer setzen – die Rechnungshistorie bleibt als Archiv in deinem Export. Auf der Seite von Simple Invoice gibt es kein Lock-in, das diesen Schritt schwerer macht als nötig.