クレジットノート：何のための書類で、いつ発行するのか

符号を反転させた請求書だと考えてください。同じ取引先を記し、特定の元の請求書を参照し、減額する品目または金額を、それらに適用されていた税とともに並べます。請求書が債権を生んだところで、クレジットノートはそれを減らします。請求書が税を課したところで、クレジットノートはその税を戻し、双方の税務申告が正しいままになるようにします。

顧客の経理は、それを元の請求書と一緒に保管します。まだ支払っていなければ、請求額から減額分を引いた金額を支払います。すでに支払っていれば、あなたが返金するか後の請求書に充当するまで、その残高は顧客の口座に残ります。そしてクレジットノートが、その理由を示す書類になります。

発行済みの請求書が高すぎたと判明したとき、あるいはそもそも発行すべきではなかったときです。

クレジットノートには、請求書に必要なものがほぼすべて必要です — 請求書に記載する項目を参照 — 加えて、訂正対象へのつながりが要ります。

慣習は国によって異なります。多くの国では、方向が明確にわかる表題のもとで、減額する金額を通常のプラスの数字として表示します。表題がその役割を果たすからです。他の国や、ほとんどの会計ソフトでは、マイナスの請求書として表示されます。どちらでも理解されます。大切なのは、書類がクレジットノートとして表題づけられ、元の請求書を参照していることです。顧客の経理に希望があれば、それに従ってください。

クレジットノートには独自の接頭辞と独自の連番を与えましょう。請求書と番号を共有すると、発行するたびに請求書の連番に欠番ができます。欠番こそ、監査で必ず尋ねられるものです。請求書番号のベストプラクティスで、接頭辞と年ごとのリセットを扱っています。

元の請求書はそのまま残し、クレジットノートをその隣に保管し、訂正した請求書が必要なら次の請求書番号と両方を参照する備考をつけて発行してください。元の請求書を削除してはいけません。三つの書類がそろって初めて、経緯のすべてが伝わります。VAT や消費税が関わる場合、申告済みの税を減らせるようにするのもクレジットノートです。請求書の VAT と売上税が基本と、地域の規則を確認すべき場所を説明しています。

返金は顧客に戻るお金そのもので、クレジットノートはそれを正当化する書類です。返金せずにクレジットノートを発行することもできます（減額分は次の請求書に充当されます）が、クレジットノートなしに返金すべきではありません。請求書を取り消す — 最初から存在しなかったかのように記録から消す — のは、一度も送っていない場合にかぎって許されます。送信箱を出た後なら、全額のクレジットノートで取り消してください。

同じ区別が、クレジットノートを請求書まわりの他の書類から分けます。見積書は提案し、請求書は要求し、領収書は確認し、クレジットノートは取り消します。請求書・領収書・見積書の違いが、それらを並べて示しています。

元の請求書を開いて複製し、ヘッダーブロックの表題を クレジットノート に変えます。番号欄をクレジットノートの連番に設定し、減額する行だけを残し（または減額内容を説明する一行を追加し）、税は元のままにして、備考ブロックに「3月2日付 請求書 INV-0042 に対する減額 — 返品」といった内容と、お金がどうなるのかを書きます。PDF を書き出し、請求書と同じ件名のパターンで送ってください。結果をテンプレートとして保存しておけば、次回はワンクリックで済みます。テンプレートギャラリーで、プリセットと保存したテンプレートの関係を説明しています。