Offertes, facturen en kwitanties lijken op elkaar — dezelfde partijen, dezelfde factuurregels, dezelfde totalen — en ze worden voortdurend verward. Het verschil zit in wat elk document beweert. Een offerte stelt een prijs voor. Een factuur eist betaling. Een kwitantie bevestigt dat er is betaald. Stuur je het verkeerde document, dan betaalt een klant te vroeg, helemaal niet, of twee keer.
Deze gids definieert elk document, voegt de twee verwanten toe die voor de meeste verwarring zorgen — de proformafactuur en de creditnota — en laat zien hoe je ze allemaal uit één lay-out maakt in Simple Invoice, door de titel en een paar velden aan te passen.
Offerte (of raming)
Een offerte is een aanbod: wat je voorstelt te leveren, tegen welke prijs, geldig tot een genoemde datum. Zodra de klant hem accepteert, worden de voorwaarden van de offerte meestal het contract. Daarom bevat een goede offerte de scope, de uitsluitingen, de betalingsvoorwaarden en een geldigheidsduur. Een raming is een lossere variant — een indicatie van de kosten die nog kan veranderen — en dat moet er expliciet bij staan.
Een offerte is geen betaalverzoek en hoort nooit een factuurnummer uit je factuurreeks te dragen. Geef offertes hun eigen voorvoegsel, Q-0001, en verwijs op de uiteindelijke factuur naar de geaccepteerde offerte.
Proformafactuur
Een proformafactuur is een voorlopige factuur die je stuurt voordat goederen verzonden worden of het werk begint. Hij ziet er precies uit als een factuur, vermeldt wat er in rekening gebracht zal worden en wordt vaak gebruikt zodat de klant een inkooporder kan aanmaken, vooraf kan betalen of de douane kan passeren. Het is geen btw-factuur en hij wordt niet als omzet in de boeken opgenomen; de echte factuur volgt zodra de transactie is bevestigd. Omdat hij eruitziet als het echte werk, moet de titel Proformafactuur vermelden, en moet erbij staan dat het geen betaalverzoek is — of, als er wel een vooruitbetaling wordt verwacht, moet dat er onomwonden staan. Het proformafactuursjabloon is zo ingericht.
Factuur
De factuur is het formele betaalverzoek en het document dat beide partijen vastleggen. Hij draagt een uniek, opeenvolgend nummer, een factuurdatum, een vervaldatum, de gegevens van beide partijen, gespecificeerde regels, waar van toepassing belastingen en de betaalgegevens. Wat moet er op een factuur staan noemt elk onderdeel. Eenmaal verstuurd wordt een factuur niet meer bewerkt — correcties lopen via een creditnota of een vervangende factuur.
Waar een belastingregistratie geldt, is de factuur ook het fiscale document: het document waarmee de klant betaalde belasting kan terugvragen en waarover jij rapporteert. Daarom zijn belastingdiensten kieskeurig over wat erop staat.
Kwitantie
Een kwitantie bevestigt dat de betaling is ontvangen. Hij verwijst naar de factuur, vermeldt het bedrag, de datum en de methode, en wordt uitgegeven nadat het geld binnen is. Bij zakelijke klanten die per bankoverboeking betalen, volstaan de op betaald gezette factuur plus hun bankafschrift meestal, en wordt er zelden om een aparte kwitantie gevraagd. Consumenten die contant of met kaart betalen, verwachten er wel een.
Een kwitantie is geen factuur en heeft geen eigen factuurnummer nodig; "Kwitantie bij factuur INV-0042" is de duidelijkste kop. Geef je regelmatig kwitanties uit, geef ze dan hun eigen reeks.
Creditnota
Een creditnota draait een factuur geheel of gedeeltelijk terug: een geretourneerd artikel, een fout in de facturatie, een korting die achteraf is afgesproken. Hij verwijst naar de oorspronkelijke factuur, toont de bedragen die worden gecrediteerd (als positieve getallen op een document dat duidelijk Creditnota heet, of als negatieve, afhankelijk van de lokale conventie) en verlaagt ofwel wat de klant verschuldigd is, ofwel legt hij een terugbetaling vast. In veel landen is dit de voorgeschreven manier om een uitgegeven factuur te corrigeren, in plaats van hem te bewerken of te verwijderen.
De gebruikelijke volgorde
Een typisch project levert de documenten in deze volgorde op. Niet elk project heeft ze allemaal nodig.
- Offerte — stelt het werk en de prijs voor; de klant accepteert.
- Proformafactuur — als de klant een document nodig heeft om een inkooporder aan te maken of vooruit te betalen.
- Aanbetalingsfactuur — een echte factuur voor het voorschot, genummerd in de reeks.
- Factuur — voor het restbedrag bij oplevering, met de aanbetaling als betaald bedrag.
- Kwitantie — als de klant na betaling om een bevestiging vraagt.
- Creditnota — alleen als er iets op een factuur teruggedraaid moet worden.
Eén sjabloon, vijf documenten
Omdat de documenten dezelfde lay-out delen, heb je geen vijf sjablonen nodig. In Simple Invoice is de documenttitel een veld op het blok Koptekst en is elk afgedrukt label aanpasbaar. Een offerte is dus de factuurlay-out met de titel Offerte, waarbij het blok Details "Geldig tot" toont in plaats van "Vervaldatum", en een kwitantie is dezelfde lay-out met de titel Kwitantie en een opmerking die naar de betaalde factuur verwijst. Sla elke variant op als eigen sjabloon, zodat de titel, de labels en de zichtbare blokken één klik verderop liggen.
Twee gewoontes houden de documenten in je administratie uit elkaar. Ten eerste: geef niet-facturen een ander voorvoegsel in het nummerveld, zodat ze nooit een factuurnummer opgebruiken — zie best practices voor factuurnummering. Ten tweede: wordt een offerte of proforma geaccepteerd, dupliceer hem dan in plaats van hem te bewerken. Het duplicaat krijgt het volgende factuurnummer en de datum van vandaag, jij zet de titel op Factuur, en het origineel blijft staan als vastlegging van wat er is aangeboden.
Snel naslaan
Twijfel je, vraag je dan af wat het document beweert.
- Offerte — "Dit zou het kosten." Vóór de afspraak. Eigen nummering.
- Proformafactuur — "Dit gaat je in rekening gebracht worden." Na de afspraak, vóór levering. Geen fiscaal document.
- Factuur — "Graag betalen." Na levering of bij een mijlpaal. Opeenvolgend nummer; het fiscale document.
- Kwitantie — "Je hebt dit betaald." Na betaling. Verwijst naar de factuur.
- Creditnota — "Dit krijg je van ons terug." Corrigeert of draait een factuur terug. Verwijst naar de factuur.
Vragen
Is een offerte juridisch bindend?
Vaak wel, zodra de klant hem binnen de geldigheidsduur accepteert — en juist daarom horen offertes de scope, de uitsluitingen en de geldigheidsduur te vermelden. Een raming is doorgaans niet bindend en moet ook als raming worden aangeduid. De regels verschillen per land.
Kan een klant betalen op basis van een proformafactuur?
Dat kan, en vooruitbetaling is een van de redenen dat proformafacturen bestaan. Zodra de betaling binnen is, geef je een echte factuur uit met een opeenvolgend nummer en zet je de vooruitbetaling als betaald bedrag, zodat de boeken en de belastingaangifte kloppen.
Moet ik een kwitantie geven?
Bij zakelijke klanten die per overboeking betalen, is dat zelden verplicht; de betaalde factuur is de vastlegging. Consumenten, en in sommige landen de regels rond contant of kaartbetalingen, verwachten er wel een. Word je erom gevraagd, dan is een kort document met de factuur, het bedrag, de datum en de methode genoeg.