Een factuurnummer is een klein ding dat veel gewicht draagt. Klanten vermelden het bij de betaling, boekhouders archiveren erop, de Belastingdienst verwacht een ononderbroken reeks, en jij zoekt erop als er een jaar later een vraag binnenkomt. Een systeem dat werkt bij factuur nummer drie, moet ook nog werken bij factuur nummer drieduizend.
Deze gids zet de conventies op een rij die standhouden, de keuzes die een kwestie van smaak zijn, en de fouten die echt problemen geven. Hij eindigt met hoe nummering werkt in Simple Invoice, zodat je het één keer instelt en er verder niet meer aan hoeft te denken.
De drie regels waar niet aan te tornen valt
Al het andere in deze gids is voorkeur. Deze drie zijn waar accountants, de systemen van je klanten en jijzelf over een jaar op bouwen.
- Uniek. Nooit delen twee facturen van jou hetzelfde nummer. Klantsystemen weigeren duplicaten, en een duplicaat in je boeken ziet eruit als een verborgen factuur.
- Opeenvolgend. Nummers lopen op in de volgorde waarin facturen worden uitgegeven. Veel belastingdiensten eisen een ononderbroken reeks; allemaal hebben ze een hekel aan nummers die alle kanten op springen.
- Definitief. Zodra een factuur verstuurd is, verandert zijn nummer niet meer. Klopt de factuur niet, markeer hem dan als vervallen en maak een nieuwe met het volgende nummer, in plaats van de oude te bewerken.
Kies een patroon
Een patroon bestaat uit een voorvoegsel, optionele datumdelen en een teller. Eenvoudiger is beter; elk extra onderdeel is iets dat je consistent moet houden.
INV-0001— een voorvoegsel en een teller met voorloopnullen. Voor de meeste freelancers genoeg, en je hoeft er nooit over na te denken.INV-2026-0001— met het jaar erbij. Handig als je per belastingjaar archiveert, en het maakt een jaarlijkse reset ondubbelzinnig.INV-2026-09-0001— met de maand erbij. Alleen de moeite waard als je veel facturen per maand uitgeeft en ze op periode wilt sorteren.2026-0001— zonder voorvoegsel. Prima als je alleen facturen uitgeeft; een voorvoegsel helpt zodra er ook offertes en creditnota's naast staan.
Voorloopnullen, en waarom ze uitmaken
Vul de teller aan met voorloopnullen, zodat nummers als tekst goed sorteren: INV-0009 komt vóór INV-0010 in elke bestandsbrowser en elke spreadsheet, terwijl INV-9 ná INV-10 sorteert. Vier cijfers dekt tienduizend facturen, meer dan de meeste zzp'ers in hun hele loopbaan uitgeven. Aanvullen mag nooit afkappen — komt de teller voorbij 9999, dan wordt het gewoon 10000.
Gaten, vervallen facturen en fouten
Gaten komen voor als een transactie niet doorgaat of een verzonden factuur moet worden gecorrigeerd. Gebruik het nummer nooit opnieuw; noteer het als vervallen in je eigen register en geef de volgende factuur het volgende nummer.
Staat er een fout in een verstuurde factuur, dan is de nette aanpak om hem te laten vervallen en een gecorrigeerde factuur uit te geven met een nieuw nummer dat naar het origineel verwijst. In sommige landen verwacht men in plaats daarvan een creditnota die de eerste factuur tegenboekt — je boekhouder weet wat er bij jou geldt.
Concepten die nooit zijn verstuurd, zijn het ene geval waarin verwijderen ongevaarlijk is, mits je tool het nummer niet al had toegekend aan een document dat de klant heeft gezien.
Met welk nummer je begint
Begin bij één. Sommige mensen beginnen bij een hoger nummer, zodat de eerste factuur niet meteen verraadt dat het bedrijf nieuw is; doe je dat, kies het dan één keer en verlaag de teller daarna nooit meer. Stap je over van een andere tool of van spreadsheets, zet de bestaande reeks dan voort in plaats van opnieuw te beginnen — stel de teller in op het eerstvolgende ongebruikte nummer.
De teller elk jaar terugzetten
Terugzetten is optioneel en alleen veilig als het jaar deel uitmaakt van het patroon; anders zou 0001 terugkomen. Neem je {YYYY} op, dan levert terugzetten op 1 januari een keurige INV-2027-0001. Doe je dat niet, tel dan gewoon door: een doorlopende teller over de jaren heen is net zo geldig en eenvoudiger.
Voer in Simple Invoice het juiste nummer voor het huidige document in de sectie Nummering van de zijbalk in. Houd de reeks in je eigen administratie bij; de editor heeft geen teller voor meerdere facturen.
Offertes, proformafacturen en creditnota's
Documenten die geen factuur zijn, horen geen factuurnummers op te gebruiken. Geef offertes hun eigen voorvoegsel en teller (Q-0001) en creditnota's die van henzelf (CN-0001), of een referentie die verwijst naar de factuur die ze corrigeren. Een proformafactuur is een offerte in factuurkleren; nummer hem als een offerte en geef de echte factuur met het volgende factuurnummer uit zodra de deal rond is. Factuur vs kwitantie vs offerte legt de verschillen uit.
Hoe nummering werkt in Simple Invoice
De nummering staat in de sectie Nummering van de zijbalk. Gebruik een duidelijke voorvoegsel, desgewenst een jaar en een volgnummer met voorloopnullen, zoals INV-0001; zoek het volgende vrije nummer in je eigen register.
De editor bewaart één factuur en verhoogt geen teller voor meerdere documenten en controleert geen facturenlijst op duplicaten. Noteer elk uitgegeven nummer voordat je het huidige document vervangt.
Noteer geannuleerde nummers als vervallen in je externe register, zodat de reeks verklaarbaar blijft. Hoe maak je een factuur laat zien waar nummering in de werkwijze past.
Vragen
Mogen er letters in factuurnummers staan?
Ja. Een voorvoegsel als INV- bestaat uit letters, en dat is heel gebruikelijk. De eis is dat de reeks uniek is en op de meeste plaatsen ononderbroken — niet dat hij puur numeriek is.
Moet ik facturen per klant nummeren?
Meestal niet. Eén doorlopende reeks voor alle klanten is wat de belastingregels verwachten en is eenvoudiger bij te houden. Wil je de klant in één oogopslag zien, zet dan hun naam of code in het referentieveld.
Ik heb een factuur verwijderd en nu zit er een gat. Wat moet ik doen?
Is hij nooit verstuurd, noteer het gat dan in je administratie en ga verder. Is hij wel verstuurd, maak hem dan opnieuw aan als vervallen factuur met hetzelfde nummer, zodat de reeks een verklaring heeft. Laat facturen voortaan vervallen in plaats van ze te verwijderen.