Factureren als freelancer

De factuur is niet de plek om je betalingsvoorwaarden te introduceren. Tegen de tijd dat hij binnenkomt, heeft de klant het project al begroot en zijn eigen verwachtingen bepaald over wanneer er betaald wordt. Zet de voorwaarden in het voorstel of het contract en herhaal ze op de factuur, zodat er aan het eind niets meer te onderhandelen valt.

Het minimum dat je schriftelijk afspreekt: de prijs of het tarief, wat als factureerbaar geldt, wanneer je factureert, hoelang de klant heeft om te betalen, wie de overboekingskosten draagt en wat er gebeurt bij te late betaling. Heeft de klant een leveranciersprocedure — een leveranciersformulier, een inkooporder, een portaal — rond die dan af voordat de eerste factuur vervalt, want zulke processen kunnen weken duren.

Het juiste factureerritme hangt af van de opdracht. Daar bewust voor kiezen is de grootste knop die een freelancer heeft om aan de cashflow te draaien.

Het meeste van een factuur is hetzelfde als de vorige. Een goede inrichting betekent dat een nieuwe factuur alleen nog de regels zijn die veranderd zijn.

In Simple Invoice staat de inrichting naast het document: gebruik de secties Bedrijf, Opmaak, Labels, Nummering, Klanten en Sjabloon en pas daarna de regels aan. De sjabloongalerij toont de beschikbare startpunten.

Omdat de app één document zonder account in je browser bewaart, gebruik je Exporteren → JSON voordat je een factuur vervangt die je niet opnieuw wilt typen.

Goedkeurders vergelijken facturen met wat er is afgesproken. Stond er in het voorstel "drie conceptrichtingen, twee revisierondes, definitieve bestanden", factureer dan die drie regels in plaats van "ontwerpdiensten". Factureer je per uur, neem dan één regel per taak of dag met de uren als aantal; zet datums en context in de detailregel onder elke omschrijving.

Houd extra's apart en vooraf goedgekeurd. Een onverwachte regel voor "extra revisies" is de snelste manier om van een factuur een discussie te maken. Spreek wijzigingen in de scope schriftelijk af op het moment dat ze zich voordoen en factureer ze daarna als eigen regel die naar die afspraak verwijst.

Gebruik één doorlopende reeks voor alle klanten. Een voorvoegsel en een teller met voorloopnullen — INV-0001, INV-0002 — is genoeg; voeg het jaar toe als je per jaar archiveert. Gebruik nooit een nummer opnieuw, bewerk er nooit een na het versturen, en markeer geannuleerde facturen als vervallen in plaats van ze te verwijderen, zodat de reeks geen onverklaarbare gaten heeft. Best practices voor factuurnummering legt de opties uit.

Bewaar elke uitgegeven factuur als PDF in een map per belastingjaar, naast de JSON-export van de appgegevens. Belastingdiensten eisen doorgaans dat facturen enkele jaren bewaard blijven; de exacte termijn verschilt per land. Een PDF en een back-upbestand bewaren kost niets.

Of je btw, GST of omzetbelasting op je facturen zet, hangt af van waar jij en de klant zitten en of je geregistreerd bent. Registratie is vaak optioneel onder een omzetdrempel en verplicht daarboven, en zakelijke verkopen over de grens volgen regelmatig bijzondere regels. Niets daarvan is een vraag over gereedschap — vraag het één keer aan een boekhouder en schrijf het antwoord op. Onze gids over de basis van belastingen legt de begrippen uit die je gaat horen.

Ken je je status eenmaal, dan is de factuur mechanisch: voeg de belasting met label en tarief toe als standaardwaarde, geef aan welke regels belastbaar zijn, en het blok Totalen toont de belasting apart. Ben je niet geregistreerd, laat belastingen dan weg en voeg, waar de lokale regels dat verwachten, een opmerking toe dat er geen belasting wordt gerekend.

Stuur de PDF als bijlage naar het adres dat de klant voor facturen heeft opgegeven — vaak een gedeelde mailbox van de administratie, niet de persoon met wie je hebt gewerkt. Gebruik een onderwerpregel met het factuurnummer, het project en de vervaldatum. Herhaal in de tekst het bedrag, de vervaldatum en het betalingskenmerk, en zeg erbij dat de factuur is bijgevoegd.

Geef het bestand een naam die sorteert: Simple Invoice zet de PDF-naam standaard op het factuurnummer, Invoice INV-0042.pdf. Gebruikt de klant de app ook, dan opent een deellink een alleen-lezenkopie in zijn browser, helemaal zonder bestand; de factuur reist mee in de link en er wordt niets geüpload.

Simple Invoice houdt bewust geen verzonden, betaalde of achterstallige status bij. Noteer factuurnummer, vervaldatum en betaling in je spreadsheet of boekhoudpakket en bekijk die lijst wekelijks.

Volg op de eerste werkdag na de vervaldatum op, beleefd en met de feiten: factuurnummer, bedrag, vervaldatum, factuur opnieuw bijgevoegd. Te late betalingen zijn vaak administratief — de factuur is niet doorgestuurd, het inkoopordernummer kwam niet overeen, iemand was op vakantie — en een zakelijke herinnering lost dat op. Escaleer volgens een vast schema als dat niet helpt. Deze herinneringssjablonen geven je de bewoordingen voor elke stap.

Kleine aanpassingen in hoe je factureert, tellen op tot een korter gat tussen het afronden van het werk en het zien van het geld.

Facturen over de grens voegen drie vragen toe: welke valuta, welke bankgegevens en welke fiscale behandeling. Spreek de valuta af in het voorstel en maak de factuur op volgens de conventies van de klant — Simple Invoice maakt bedragen en datums per taal op en laat je elk label hernoemen, dus een Duitse klant kan 1.234,56 € en 12. September 2026 ontvangen zonder dat jij iets overtypt. Geef IBAN en BIC voor internationale overboekingen en zeg erbij wie de kosten draagt. Factureren aan internationale klanten gaat er dieper op in.

Zet de gewoontes hierboven in een schema en factureren wordt een klusje van een kwartier in plaats van een bron van stress.